これを読めばすぐわかる！2022年1月に改正される「電子帳票保存法」について徹底解説

「電子帳簿保存法」とは

電子帳簿保存法とは、決算書・会計帳簿など、従来なら紙で保存すべき国税関係の帳簿類や証憑書類の全部または一部を、電子データとして保存することを認めた法律です。この法律が成立した1998年頃は既に、民間企業の多くが経理業務の大半をパソコンなどの電子計算機を用いて処理していましたが、法成立前の段階では所得税や法人税に関わる書類の電子化が認められていませんでした。

そのため、企業の経理担当者は国税の納付時期に備え、電子データになっている関連文書等をわざわざ印刷し、取りまとめて保存するという無駄な作業を強いられていたのです。

そんな中、法の成立によって一部関連書類等の電子データによる保存が認められたため、経理担当者の負担が軽減されたのはもちろん、紙印刷にかかるコストや保管場所の削減など、様々な点での業務改善が期待されました。しかし、成立当初は適用を受ける要件が多かったこともあり、書類・手続きの不備を危惧し二の足を踏んだ企業も多数いたため、国の思惑通りにはうまく浸透していかなかったようです。

過去数回にわたって行われた法改正の流れ

前述したように、電子帳簿保存法は経理部署や担当者の負担を軽減したり、経費を削減したりすることを目的として成立しましたが、当初保存対象となっていたのは「電子データで作成」された国税書類のみでした。要するに、普及している会計ソフトを用い時間と手間をかけ作成したデータの保存は認めるものの、紙として受領した領収書や契約書などをスキャナーで取り込んだデータの保存は認めないということで、これでは業務改善にならないと企業側が敬遠したのです。

この状況を受け2005年の改正では、「3万円未満のものにかぎる」「電子署名が必要」などの要件はあったものの、スキャナーで取り込んだデータの保存も認められるようになりました。そこからさらに、2015年の改正によって「3万円未満」という金額上限が廃止され電子署名も不要になり、次ぐ2016年の改正では、デジカメやスマホで撮影したデータも有効になるなど、遅ればせながらIT化に合わせ保存の対象が拡大しました。

また、電子データは改ざんされるというリスクを伴うため、改ざんされていないことを証明するために「タイムスタンプ」が採用されていましたが、2020年の改正では、データ受取手のタイムスタンプ付与が一部で不要となっています。

加えて、タイムスタンプに変わる方法として、受取手がデータを書き換えることができない「クラウドサービス」なども、近年の爆発的なIT普及を鑑み、その利用が認められるようになりました。ちなみに、クラウドサービスが電子帳簿保存法の要件を満たしているかどうかについては、（公社）日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）が認証しているか否かで判断することができます。

法律の対象となる文書とならない文書

電子帳簿保存法の対象となっているのは、企業に関わる全ての書類という訳ではなく、所得税や法人税など国禅に関連する書類・帳簿のみで、具体的には以下のようなものが挙げられます。

1. 国税関係書類（内部）・・・総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳など
2. 国税関係書類（外部）・・・見積書、発注書、請求書、契約書、領収書など
3. 決算関係書類・・・貸借対照表、損益計算書
4. 電子取引・・・電子契約データ、メールのデータ、EDI取引など

このうち、企業内部文書である1と3はスキャナ読み取りによる保存は不可。外部から受領する3に関しては、スキャナ読み取りでの保存も認められています（4はそもそも電子データのためスキャナ読み取り自体の必要がありません）。一方、スキャナ読み取りでの保存を認められている3ですが、手書きで作成された見積書や領収書などに関しては、仮にスキャナ読み取りをしてもその保存が認められていないので、中小企業や個人事業主は注意しましょう。

法律に基づくデータ保存方法は主に3つ

以上のことを踏まえると、電子帳簿保存法の成立・改正によって国税関係書類等の保存方法は、次の3つに区分できます。

• 電子帳簿による保存
• スキャナ保存（デジカメ・スマホによる保存を含む）
• 電子取引データの保存

前述したように、自社のみが関連する経理帳簿及び決算関係の書類は、電子帳簿による保存しか認められていませんが、帳簿・書類作成＝保存になるため、ペーパーレス化によるコスト削減と省スペース化につながります。また、帳簿等を作成する際に多くの企業が用いる会計ソフトのほとんどは、「自社で一貫して統一的に電子的な会計データが作られなければいけない」という、電子帳簿保存法の規定をクリアしているため問題ありません。

一方、外部とやり取りする書類については、取引先の規模や経理体制によって形式が異なるため、どの方法で保存するか判断する必要がありますし、場合によっては自社の都合の良い形式への転換を提案することも必要となります。

ポイントは4つ！法改正によって改善されること

このように、設立後IT技術の進歩に併せてその都度、改正・改良されてきた電子帳簿保存法ですが、コロナ禍に伴いリモートワークを推進すべく、業務を一層効率化していく必要性から、2022年1月より大幅に改正され、適用される要件が緩和されることになりました。

• 所管税務署長の事前承認制度が廃止：以前はこの制度を適用するにあたり3ヶ月前までに、その旨を管轄税務署に申請する必要があったものの、改正後はそれが廃止され、要件を満たせばすぐに電子保存体制へ移行できるようになりました。それにより、申請にかかっていた事務作業の時間とコストが大幅に低減します。

• タイムスタンプ要件の緩和：スキャナ保存の際に、必要なタイムスタンプの付与が、以前の「受領より3日以内」から最長2か月へ大幅に延伸され、訂正や削除の履歴が確認できるシステムを使用して入れば、タイムスタンプも不要になります。クラウドサービスを利用している場合は、そのアップロードでも認められるようになったうえ受領者がスキャナで読み取る際の国税関係書類については署名も不要に。
• 適正事務処理要件の廃止：原本は紙ベース、2名以上で管理するなど、関連社内規定を整備することが義務化されていましたが、スキャン後の定期検査も廃止され、紙の原本に関してはすぐに廃棄できるように変更されました。

• 検索要件の緩和：検索性を高めるため、今までは取引年月日や取引金額、勘定項目など保存したデータを様々な項目で検索できるよう細分化しておく必要がありましたが、今回の改正によりルールが緩和され、必須の項目は「日付」「金額」「取引先」の3つに絞られました。

これまでの電子帳簿保存法は「要件を満たすなら電子保存をしても良い」というニュアンスだったため、「紙保存は面倒だが、電子化するにも手間がかかる」という理由で後回しにしている企業も少なくありませんでした。今回の大幅な適用緩和により、業務改善を図るため電子帳簿保存法の適用に乗り出す企業や事業者が増えていくでしょう。

今後一層進んでいくペーパーレス化

電子帳簿保存法は、比較的ペーパーレス化が容易な上申書や稟議書、報告書などといった内部文書だけではなく、改ざんや漏洩のリスクを伴う外部文書のペーパーレス化を進めるにも、非常に有効な施策です。ただ、書類や帳簿の種類や重要性に関わらず、ペーパーレス化はあくまで手段の一つであり、本来の目的は紙資源の消費削減によるコストカットと環境への配慮、従業員の負担軽減などによる業務効率化にあります。働き方改革の推進が声高に叫ばれている今、業務効率化によって生産性を維持したまま従業員の労働時間を短縮できれば、企業にとっては願ったり叶ったりのはず。

昨今では、新型コロナの感染予防策の一つとして、リモートワークの推進が呼びかけられていますが、出勤して保管場所から取り出して確認していた書類を、自宅のパソコンで確認できるようにすることで、出勤の機会を減らすことも可能になります。現に、デジタル化を進めることでオフィス規模を縮小し、年間で大幅なコストカットを実現した企業も少なくありません。ビジネスシーンにおけるトレンドは常に変化するものですが、ペーパーレス化による業務改革はすべての企業が取り組むべき時代の流れになっており、電子帳簿保存法はそれを進めていく「道しるべ」だと言えるでしょう。

<h3>スムーズで漏れの無いペーパレス化を支援する「スマートドライブ」</h3>

スマートドライブの車両管理システムは、車両管理台帳の電子化、自動運転日報作成など、紙ベースで管理されていた多数の業務をペーパーレス化できるツールです。車検や点検、ドライバーの運転免許更新、日々のメンテナンスなど、車両とドライバーの情報を登録するだけで、以降は一括管理ができるため、抜け漏れを防ぎ、業務の効率化や生産性が一気に向上します。また、これらのデータを蓄積し、分析を進めることで、自社の課題や課題を解決するために必要な施策が見える化し、業務改善におけるPDCAを適切に回せるように。

つまり、ペーパーレス化は、データのやりとりを簡素化する、データ管理を容易にするだけでなく、企業の資産でもあるデータを有効活用して企業の成長や働き方改革を推進する、必要不可欠な要素だと言えるでしょう。

まとめ

電子帳簿保存法は企業が果たすべき国税納付に関わる法律です。それに即した書類管理体制を構築すると決めたからには、確認漏れやズレが無いよう細心の注意を払う必要がありますが、マンパワーに頼り切ってしまうと、どうしても漏れやズレなどの人的ミスが発生してしまいます。最近では多様なニーズに合わせたITツールやシステムが提供されていますので、これらをうまく活用しながら、一歩一歩着実に業務改善を進めていきましょう。