マイカーの業務利用を開始する時の注意点とおすすめのテレマティクスサービス

マイカーを業務利用にするメリット

コロナ前後で社員の出勤や業務のスタイルが大きく変化しています。社内で新型コロナウイルスによる感染を防止するため、リモートワークを推進する、出社日や出社時間の分散させる、出社をシフト制にする企業が増え、また、社有車を持つ企業では、移動時のリスクを考慮し、従業員のマイカーを借り上げて業務利用を開始するところも。マイカーであれば、社有車を借りるために出社する必要がなく、直行直帰で感染リスクを低減することもつながるため、双方にとって大きなメリットがあると考えられています。

そのうえ、企業は高額な自動車購入費や駐車場、保険料などそのほかの維持費が節減できるなど、コスト面で大きなメリットが得られるのです。とくに、コロナ禍においては満員電車での通勤による感染リスクは大幅に低減できますし、通勤・退勤などの移動時間による無駄を無くし、業務効率を向上させることができるのです。

企業側の主なメリット

• 社用車の購入費や維持費を節減できる
•   感染防止対策が強化できる。

社員目線の主なメリット

• マイカーであれば社有車より運転に慣れているので安心感がある。
• 社用車をピックアップするために、出勤する必要がなくなることで無駄な時間を削減できる。

企業が対応すべきマイカー管理の基本

マイカーの利用を安全かつ適切に進めるには、下記の3つのポイントを抑えることが重要です。

マイカー通勤規程を整備する

マイカー使用を認めた社員が通退勤や業務中に万が一の事故を起こした場合、企業も損害賠償などの責任を問われる対象となります。社員を守る、そしてリスク回避のために、必ず作成しましょう。マイカーの業務利用範囲や許可の基準、駐車場の負担、加入保険の基準など、必要に応じて項目を追加したり、削除したりします。また、規定を策定したら、必ず社員にも周知徹底、遵守するよう伝えましょう。

安全運転管理者の選任と的確な安全運転指導を実施する

マイカーを借り上げで業務利用にすることで、事業所で使用する自動車が5台以上となる場合、企業は安全運転管理者を選任しなくてはなりません。安全運転管理者は、管理下にあるドライバーに対し、交通安全教育指針に従った安全運転教育と、ドライバーの適性を把握、運行計画の作成、異常気象時などでの安全確保の措置など、内閣府令で定める安全運転管理業務を行う必要があります。

業務利用と私用を明確にして労務管理を徹底する

日々の業務においてマイカーを使用する場合、稼働時間や休憩時間など労務管理をしっかり行うために、運転報告書などで業務利用の実態を管理する必要があります。ただし手書きの報告書では従業員になるうえ、記入漏れや記載ミス、報告書の紛失や回収の手間など、人的なミスが発生することも少なくありません。正確かつ効率的に管理を行うために、自動でデータが取得できる手間いらずのテレマティクスサービスの活用が増えています。

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マイカー管理に最適なテレマティクスサービス

マイカーにテレマティクスサービスを導入するには、マイカーに後付けでデバイスを設置し、データ取得する環境を整える必要があります。利用可能な環境や目的、予算に合わせて、どのようなデバイスが適切かを検討しましょう。

設置工事型デバイス（ドライブレコーダー）

ここ最近、設置する企業が増えているのが、通信機能型のドラレコです。走行データを自動で収集し、管理することができますが、車両の保有者はあくまで従業員です。最近ではあおり運転への防止策として一般向けのドラレコも広く普及しており、すでにマイカーへドラレコが装着されている場合もあるため、新たに設置することは非常に困難を極めます。

また、個人情報の観点からも、プライベートと業務利用の住み分けをどのように行うべきかが難しく、「常に監視されているみたいで嫌だ」と反対の声が上がることも考えられます。

OBD Ⅱ

おもにディーラーなどで車両の故障診断の際に使用される、ポートに挿すタイプのデバイスです。社用車ではこのポートを利用したテレマティクスサービスを利用している企業もありますが、製品ごとの適合表がメーカーや車種によって異なったり、基本的に故障診断以外の用途での使用は推奨されていなかったりするため、マイカーには不向きだと言えるでしょう。

スマートフォンアプリ

スマートフォンのGPS機能を活用したアプリで管理する方法です。デバイスが不要なため、設置の手間がない一方、企業はスマホの貸与が必要になります。また、指定アプリのダウンロードや、業務利用開始時にアプリを立ち上げる必要があるなど、運用面でドライバーに依存する面が多くドライバーの負担になることも。

シガーソケット型デバイス

シガーソケットに挿すだけで、走行データを取得できるデバイス。私用の際は、シガーソケットからデバイスを抜き取るだけなので、ドライバーにかかる負担も少なく、簡単に運用できるのがポイント。車種依存もほとんどなく、さらには安全運転機能により、適切な安全運転教育へ役立てることができます。

テレマティクスで徹底管理！シガーソケット型デバイスによるマイカー管理の活用事例

ここからは、実際にSmartDrive Fleetを活用してマイカー管理をしている企業の声を紹介します。

セイワパーク株式会社

システム活用でコロナ禍を乗り切る！私有車の業務利用を開始したセイワパーク様の活用事例

2020年4月、緊急事態宣言を受けてマイカーを会社の車として借り上げる制度を設けたセイワパーク様。労務管理だけでなく、今後は走行データを蓄積、現状を分析したうえで営業活動にも活かしていきたいと語っています。

“社有車は会社にありますので、緊急自体宣言前までは営業担当が会社に出社してから社有車に乗り、営業先へ向かっていたのですが、テレワークが進む中で、自宅から直接客先へ向かう必要が出てきました。そのため、弊社では私有車を会社の車として借り上げる制度を設けました。

私有車と言えど、会社の業務で利用する以上は運行管理記録を取らなければなりません。しかし、紙の運行記録簿の運用には限界があると感じていました。紙の運行記録簿だと、書くこと自体が手間ですし、どこまで詳細を書けばいいのかなど、個々人の理解度に依存してしまう。それに、記憶に頼らざるを得なくなる場面もあり、抜け漏れも発生しやすく、記録の正確性や公平性に欠けるところがあります。ですから、公平かつ正確な記録を行うためにも、システムで解決したいと思ったのです。

とはいえ、私有車は社有車のように手のかかる工事や大きな機材の取り付けはできません。そこで目に留まったのが、シガーソケットに挿すだけのSmartDrive Fleetでした。

プライベートで利用する際は、単純にシガーソケットからデバイスを抜くように伝えています。稀に挿し忘れや抜き忘れもありますが、挿し忘れに関してはSmartDrive Fleetの管理画面を見ていれば割とすぐ気付けますので、装着するよう連絡して、抜き忘れた場合は勤怠記録や日報との照らし合わせ、「走行記録はあるけどこの部分は業務とは見なさない」という運用設計をつくりました。”

医療法人はあと　株式会社ライブラ

家族や患者の不安を和らげ、従業員の負担も軽減–訪問診療、訪問看護における車両管理システムの活用事例

マイカーではありませんが、コロナの感染対策のひとつとして、直行直帰を許容されるにあたり、車両管理システムを導入された事例です。

“訪問看護の方の車は、最近になって追加で導入しました。直近の新型コロナの影響下において、密を避けるために「事務所に全員が集まらなくてもいいのではないのか」という話が出てきまして、その中で看護師の方に直行直帰を許容することになり、その目的で導入を決定したのです。

もちろん皆さん正しい車両の使い方をしてくれているとは思いつつも、やはり車両の稼働状況を可視化する必要はあるだろうということで。最近は少し状況が落ち着いてきたこともあり、すべての訪問を直行直帰で行うことは無くなりましたが、SmartDrive Fleetのおかげで時間や場所によっては直行直帰OKという形で運用できています。”