行動監視だけではない！社用車をGPSで管理することの価値
今やGPSは様々な場面で活用されるようになり、私たちの生活に欠かせないものになりました。その中で、「社用車（営業車）にGPSをつける」という活用方法があるのをご存知でしょうか。
会社側にとっては、外回りをしている社員がどのような行動をしているか気になるはず。そんな時にGPSを社用車につけることで、クラウド上でその様子を把握することができるのです。
一方で運転をするドライバーの中には「行動を監視されているみたいで嫌だな」と感じる人もいるでしょう。実際にインターネットで検索してみると、営業マンを監視するためにGPSをつけたという記事や、社員を常時管理することについて是非を問う投稿もありました。
しかし社用車にGPSをつけ、それをシステム上で管理することで得られるメリットは多く、「社員を監視・追跡する」という目的にとどまりません。
今回はどのような効果があるのか、具体的に紹介していきます。
3分でわかるSmartDrive Fleet
SmartDrive Fleet は、アルコールチェック記録をはじめ「安全運転管理・法令遵守・DX」３つの観点から業務で車両を利用する企業の様々な課題をワンストップで解決できるクラウド型車両管理サービスです。簡潔にサービス概要をご紹介しています。
目次
社用車にGPSをつけると、なにがわかるのか？
そもそも社用車にGPSをつけるとどんなことがわかるのでしょうか。得られるデータの一例をあげてみましょう。
- 社用車が今、どこを移動しているのか（位置情報）
- 社用車がどのようなルートを走ったのか（運行ルート）
- 社用車がどういう運転をして目的地まで行ったのか（運転診断）
このようなデータから、社用車を使用した社員の行動が把握できるのです。
たとえば走行時間やルートを社員の日報や勤怠管理に役立てたり、運転診断をもとに運転成績状況を把握したり安全なドライバーのための報奨制度をつくったり、急ブレーキや速度超過の履歴から危険運転になりやすい「ヒヤリハットマップ」などを作成し共有することができるようなサービスを提供している会社もあります。
社員はどう思う？
社用車にGPSをつけると様々なデータを得られることは確かですが、社員への説明が難しいなと思う方もいらっしゃるでしょう。
例えば営業担当者は「常に行動を監視されていて息苦しい」と感じるかもしれません。外出中、適度に休憩を取っている場合も多いので、監視されることでかえってストレスがたまり仕事に支障をきたすようなことがあれば本末転倒です。
しかし社用車にGPSをつけることは社員の行動を把握すること以外にも様々な効果があります。それについてきちんと把握し、社員にも丁寧に説明することで会社全体の業務改善や生産性の向上に役立つ可能性も。結果として社員の働き方や待遇を変えることができれば、社員にもメリットがあるのです。
この後、会社・社員・取引先それぞれの立場におけるメリットに関して見ていきましょう。
1. 会社としてのメリット
では社用車にGPSをつけることのメリットとはどのようなものが考えられるのでしょうか。
人件費、ガソリン代など経費の削減
常に経路を記録することで、無駄のないルートで取引先を回れるようになります。その結果、訪問にかかる人数を減らしたり、ガソリン代を節約できるなどの効果が見込めます。
安全運転促進により事故減少 → 修理代や保険料の削減
ドライバーが自身の運転が可視化されていることを意識することだけでも事故抑制効果があると言われていますが、それに加えて安全運転が報奨の対象になるなどの社内制度を組み合わせると、事故をさらに減らすことを見込めます。かつ、事故が減れば当然毎月の修理代も削減でき、保険料が高くなってしまうのも防ぐことができるので、事業者側としても大幅なコスト削減が見込めると言えそうです。
効率的な走行ができるので生産性が向上する
社用車の走行ルートを記録し、管理することでより効率的なルートを考えることができるので、業務生産性の向上が見込めます。
運転日報の自動作成
また、社用車が走ったルートをシステムと紐づけることで運転日報を自動的に作成してくれるサービスもあり、 運転日報の作成や管理にかかるコストの削減を期待できます。
総務の社用車管理業務の簡略化
社用車の走行ルートを記録してその結果からエンジンオイル交換時期や、タイヤ交換、車検時期などを知らせてくれる機能を持つサービスも存在します。
この機能を使えば、総務部門の社用車管理業務を簡略化することができ、それにかかる人材を他の業務にあてることができます。
余剰車両の精査や車両保有台数の適正化
社用車を会社として管理する場合、車両の管理費が会社の経費としてかかってきます。数が適正数なら問題ないのですが、あまり使っていない社用車を会社として管理するのは経費の無駄です。
2. 取引先に対するメリット
配送業などの業種の場合ですが、社用車にGPSを取り付け管理システムを導入することで取引先に対してもメリットを提示できる可能性があります。
マップ機能を共有することにより、荷物の現在位置を共有できる
取引先の荷物を配送する際に、今その車がどこにあるのかという情報を共有することで、取引先に安心感を与えることができます。また、大体の到着時間も想定できることから、単純に座して待つのではなく、到着想定時間までは他の作業に取り掛かることもでき、作業の効率化に役立ちます。
集荷依頼への対応がスムーズに行える
取引先からの集荷依頼を受けた場合に、社用車が今どこを走っているのかをすぐに把握することができれば迅速に集荷に向かうことができ、取引先の顧客満足度が上がる可能性があります。
3. 使用する社員のメリット
社用車をシステムで管理することは、使う側の社員にもメリットがあります。
運転日報の簡略化、自動化
取引先への訪問報告などを行なっている場合、GPSによる記録からボタン一つで日報や訪問報告書を作ることも可能なため、デスクワークの軽減を図ることができます。
訪問計画の自動作成
蓄積された社用車のGPSデータから、月ごとに作成する取引先への訪問計画などを自動で作成してくれる機能をもつサービスもあります。
この機能を使えば煩雑な訪問計画を作る手間を省けます。
勤怠管理システムの活用
社用車のGPSデータをそのまま勤怠管理システムと紐づけることで、訪問先からそのまま社用車で直帰したり、自宅から訪問先に直行したりといったことができるサービスもあります。
事故が起こってしまった場合に備えて
社用車をたくさん活用する事業者にとって、完全に無事故で事業を行なっていくことは簡単ではありません。どんなに気をつけていてもある程度の確率で起こってしまうもの。そんなとき、車両管理システムが入っている車であれば、事故現場もすぐに特定でき、自動で会社や保険会社・ロードサービスにGPS情報ごと連絡がいくため、万が一ドライバーが自分で通報できないような状況の時でさえもタイムリーに救助対応が可能になります。
関連記事：社用車での事故、誰が責任を追うのか？-事例と対応方法
GPS車両管理から安全運転までをオールインワンで提供
GPSで取得できるデータを活用した社用車の車両管理システムや動態管理システムはいくつか存在しています。
弊社が提供している車両管理システム もその1つ。GPSリアルタイム動態管理を含め、ドライバーの勤怠管理や運転日報の自動作成、ドライバーごとの運転診断によるスコアリングなどを備えています。
取引先に荷物の現在地を地図上でリアルタイムに共有したり、事故の際の自動連絡等の機能はまだ提供されていませんが、今後随時新機能が追加されていく予定です。また、大掛かりな車載器を購入したり、取り付けが複雑で工事が必要だったりするものは一切なく、手軽に小さいデバイスを手で車に装着していただくだけですぐに使っていただくことができる、導入が手軽なクラウドベースの車両管理サービスです。
営業スタッフや配送ドライバーの運転や行動を可視化・把握したいという事業者はもちろん、社用車をより効率的に管理したり事故を削減して修理代や保険料を少しでも抑えたいというニーズがある場合には、ぜひこちらから資料請求いただければと思います。
