【テンプレート付き】社用車における使用誓約書の書き方
「最近、社用車の事故やトラブルが増えてきた」
「社用車の貸与に関する企業側のリスクについて従業員に知ってほしい」
「アルコールチェックや安全運転を遵守させたい」
従業員に対して、社用車における企業側のリスクを認識させ、安全運転の重要性を理解してもらいたいと考えている方は多いのではないでしょうか。
自社の従業員に安全運転を徹底してもらう手段のひとつとして、「社用車の使用誓約書」があります。この記事では、社用車の使用誓約書に記載すべき項目や、目的に応じたテンプレートをご紹介します。
【Excel】自動車事故報告書テンプレート
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交通事故の発生状況、被害状況、対応方法、再発防止策等を記入することができます。また主要記号や補助記号を使用することで現場の略図を簡単に描くことができます。
目次
社用車の使用・貸与誓約書とは
社用車の使用誓約書は、会社が従業員に社用車を貸与する際の取り決めを書面にし、署名を求めるものです。
車の使用目的（業務外のプライベート利用可否）や、安全運転のルール、車両の状態管理、保険の扱い、違反行為や事故の場合の責任などについて記載します。
例えば、営業担当者が顧客訪問のために社用車を利用する企業の場合、社用車の使用誓約書には次のような内容が記載されます。
- 社用車は主に業務目的での利用となり、プライベートな用途では使わないこと。
- 運転前には必ず日常点検を行い、整備不良や異常を発見した場合は速やかに報告すること。
- 交通ルールを守り、安全運転を心がけること。
社用車使用誓約書を結ぶことで、従業員と会社の双方が車両の利用に関するルールを理解することができます。また、責任の所在を明記することで、万が一の事故やトラブルが発生した際の責任をめぐる争いが起こることを防ぎます。
社用車の使用における使用誓約書の内容
記載する項目に法的な決まりはありませんが、主に次の項目を記します。
・誓約日
従業員が本誓約書に誓約した年月日を記載します。
・誓約者の情報
誓約する従業員の氏名、所属先、役職、連絡先（電話番号や住所）などを記します。
・社用車の情報
社用車の登録ナンバー、車種、型式、車検有効期限に加え、社用車の保管場所（駐車場の種類、駐車場の住所、駐車場のナンバー）、返却時の状態を明記します。
・社用車の使用用途
社用車を使用する期間と使用目的（配送や営業時の移動）、使用する地域を記載します。
・使用する従業員の運転免許証写し
運転免許証のコピーを添付します。
誓約事項の内容
・遵守すべき交通ルールや法令について
道路交通法上の規則、交通ルールなど、必ず守るべき事項をまとめます。
例：「道路交通法を遵守し、安全運転に努めます」「信号を必ず守ります」「横断歩道では必ず一時停止をして安全確認を行います」「十分な車間距離をとります」
・車両の点検・整備・修理についての規定
車両の管理やメンテナンスについて従業員が守る事項を記入します。
例：「日常点検と1ヶ月に1回の点検・整備を必ず実施します」「責任を持って社用車の管理を行います」
・酒気帯び運転、スピード違反、事故発生時に関する規定
酒気帯び運転やスピード超過、交通事故など、トラブルや事故が発生した際に使用者がどのように対応すべきか、どのような処分がされるかを記します。
例：「酒気帯び運転やスピード違反は絶対にしないことを誓います」「事故が生じた場合には、適切な処置をした上で速やかに警察や自社などに報告します」
・車両の使用目的に関する制限とプライバシー保護についての規定
業務外での使用を許可する場合はその旨を、また通信型ドライブレコーダーを搭載している場合、記録した動画についての使用範囲を明確にします。
・罰則や違反時の責任について
使用する従業員が交通違反や社内の規定違反を起こした際に誰がどのような責任を負うのかを記します。
・署名捺印と日付
誓約した日付と従業員本人の署名を記入し、印鑑を押す欄です。
【目的別】社用車の使用・貸与誓約書テンプレート
先述した項目をもとに社用車の使用誓約書を一から作るのも良いですが、下記のようなテンプレートをそのまま活用する、またはテンプレートをもとに一部編集をして使用するのもおすすめです。
下記より、目的ごとに無料でダウンロードできるテンプレートをご紹介します。ぜひ、ご活用ください。
社用車使用時における安全運転を遵守させたい場合
交通ルールや規則を確実に守り、安全に運転する旨を記した項目が多く記載されています。PDFなので印刷してそのままご利用できます。
社用車の私的利用を防止したい場合
社用車の私的利用をしないという宣言を記載した、比較的シンプルな誓約書です。ワードファイルのため、項目を増やす・減らすことも可能です。
罰則や違反時の責任について認識をさせたい場合
従業員の運転が原因で交通事故が発生したときや、社用車を故意または過失によって破損させた場合の負担について誓約をする項目、そして私的利用時の責任についての誓約が盛り込まれているPDFです。
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簡潔でわかりやすい誓約書にしたい場合
シンプルな5つの宣言で構成された誓約書です。ワードファイルとPDFが選べるようになっています。
マイカー通勤を許可したい場合
通勤や業務でマイカーの使用を許可する場合、責任の所在が曖昧になってしまうこともあるため、万が一事故が発生した際の責任について記載されているものを選ぶのが良いでしょう。こちらは、。マイカー使用申請と誓約書が1枚になっているPDFです。
従業員に社用車を貸与したい場合
弁護士監修で、従業員に車両を貸与する際に守ってほしい事項や規則がしっかり記載されています。
引用元：マネーフォワード「自動車使用貸借契約書」
まとめ
従業員が社用車を使用する前に誓約書を交わすことで、社用車を利用する際のルールや交通事故発生時に必要な対応や責任の所在が明確になります。従業員の安全を守ること、そして会社のリスクマネジメントを考慮し、必ず誓約書に署名をしてもらいましょう。
