【2024年最新版】運転日報をアプリやシステムでペーパーレス化するメリット
配送業を営む物流系の企業はもちろん、営業などで社用車を保有している会社であれば必ず作成と保管をしなくてはならない運転日報。安全運転や適切な業務を行うために義務付けられている日報ですが、うまく活用することで無駄なコストを削減し、自社の業績を向上させるツールにもなり得るのです。
今回は、日報運用へアプリやシステムを用いることのメリットをご紹介します。
3分でわかるSmartDrive Fleet
SmartDrive Fleet は、アルコールチェック記録をはじめ「安全運転管理・法令遵守・DX」３つの観点から業務で車両を利用する企業の様々な課題をワンストップで解決できるクラウド型車両管理サービスです。簡潔にサービス概要をご紹介しています。
目次
運転日報とは
運転日報とは、企業が保有する車両を業務で使用したドライバーが氏名や運転日時、走行距離などを記録したものを言います。一般貨物自動車運送事業を営む企業は、貨物自動車運送事業輸送安全規則で運転日報の記録と保管が義務付けられており、一般企業でも一定数の社用車を保有する場合は、道路交通法施行規則により運転日誌を記録しなければなりません。
車両管理・アルコールチェックの課題解決をSmartDrive Fleetがサポートいたします。
運転日報に記載すべき必須項目
トラック運送業者など、貨物自動車運送事業を営む企業の必須項目
貨物自動車運送事業輸送安全規則第8条では、「一般貨物自動車運送事業者等は、事業用自動車に係る運転者の乗務について、当該乗務を行った運転者ごとに次に掲げる事項を記録させ、かつ、その記録を一年間保存しなければならない。」と運転日報の記録および、1年間の保存が義務付けられています。記載が必須とされているのは次の項目です。
貨物自動車運送事業を営む企業の場合
- 運転者の氏名
- 乗務した事業用自動車の自動車登録番号、その他の当該事業用自動車を識別できる表示
- 乗務の開始と乗務終了の地点、日時、おもな経過地点と乗務した距離
- 運転を交替した場合は、その地点と日時
- 休憩や睡眠をとった場合は、その地点と日時
- 車両総重量が8トン以上または最大積載量が5トン以上の事業用自動車に乗務した場合は、貨物の積載状況
- 道路交通法 （昭和三十五年法律第百五号）第六十七条第二項 に規定する交通事故、または自動車事故報告規則 （昭和二十六年運輸省令第百四号）第二条 に規定する事故（第九条の二及び第九条の五第一項において「事故」という。）、または著しい運行の遅延その他の異常な状態が発生した場合には、その概要と原因
- 第九条の三第三項の指示があった場合は、その内容
上記の項目を記載する目的は、ドライバーの乗務実態を把握し、昨今、問題となっている過労の防止や安全な運行を確保することです。
事業用に一定台数の社用車を保有する企業の場合
また、運送業を営む企業だけではなく、業務用の社用車を保有する企業も条件を満たせば運転日誌へ必要事項を記録しなくてはなりません。
「乗車定員が11人以上の自動車を1台、もしくはそれに満たない自動車でも5台」を保有している場合には、道路交通法の規定により安全運転管理者を選任しなければならず（道路交通法第74条の3）、その中である安全運転管理者の業務の1つとして、運転日誌（運転日報）の作成が記載されています。（道路交通法施行規則第9条の8）記載すべき項目は貨物自動車運送事業を営む企業と同じです。
安全運転管理者についての参考資料ダウンロードはこちらから。
運転日報の役割とは
運転日報の本来の役割は、安全な運行の確保とドライバーの安全を守ることです。長時間の運転で疲労が蓄積していたり、睡眠時間が足りなかったりする状態では、過労で事故を誘発しやすくなります。運送業者の運転日報において、荷待ち時間や荷積み時間、荷卸し時間が記載事項となっているのも、それを防ぐことが理由です。運転日報は、上手く活用することで、事業に次のようなプラスの影響をもたらしてくれます。
車両の点検
運転日報には走行距離や時間、地点登録はもちろん、給油の時間や頻度などを記載するケースも多くあります。これらの車両に関する基本的な記録に加え、ドライバーが気づいた車両に関するちょっとした変化や異変（故障の前触れなど）を日々記録することで、事故の防止や日々のメンテナンス費用の削減にもつながります。
運転の効率化
走行距離と所用時間、走行ルートを掛け合わせて分析を行うことで、より効率的な移動手段や運行ルート、運転方法を見つけることができます。レンタカーや公共交通機関など、社用車以外で適切な移動手段を見出すことができたり、走行ルートの見直しで所要時間を減らしたりして燃費の改善ができれば、生産性の向上にもつながります。
社員の勤怠管理
普段から、社員がどのように働いているのかを把握することができます。成果を出している社員の特徴を見つけて営業のコツを教えてもらったり、影で地道に努力している社員の存在に気づいたりするきっかけになるかもしれません。逆に、極端に稼働が少ない社員がいれば、サボっているのか効率が悪いのかを把握することにも使えます。
運転日報の作成方法
前項まで、運転日報の概要や記載事項、活用方法について紹介してきました。ここからは、運転日報は具体的にどのように書けばいいのか、どのような方法で書けばいいのかについて解説します。
運転日報は、先述した記載項目が記されていれば、特にフォーマットの指定はありません。運転日報を作成する3つの手段は次の3つ。
- 市販の用紙にて手書きで作成
- Excelのテンプレートなどを活用してパソコンで作成
- 専用のツールやアプリを活用して作成
オーソドックスな市販の用紙
文具店などで販売されている市販の用紙を利用します。もっともシンプルで誰でも簡単に使えるのがこのタイプです。通常の業務日報と同様に、運転日報用の用紙が販売されています。事業で社用車の利用頻度が多いドライバーであれば、毎回手書きで書くというのはなかなか大変ではありますが、ITに抵抗がある人、スマホを持っていない人には使いやすいタイプだと言えるでしょう。ただし、汚してしまったり、紛失してしまったりする可能性もあるため、取り扱いには注意が必要です。
Excelのテンプレートで抜け漏れなく管理
2つ目は、エクセルなどの表管理ツールを用いて運転日報を作成する方法です。運転日報に限らず業務日報や経費精算にエクセルを利用している企業も多いのではないでしょうか。こちらについては無料のダウンロードで使えるものもありますし、担当者がフォーマットを作成しておけば、コピーして長く使用することができるため、ほとんど費用がかからないのが大きなメリットです。
PC作業に慣れている担当者であれば1からフォーマットを作成することもできますが、効率重視・項目漏れなどを防ぐために、オンラインで公開されているフリーのテンプレートを活用も良いでしょう。日本法令のサイトでも自動車運転日報のExcelテンプレートが公開されていますので、運用方法に合わせて上手く活用してください。上記以外にも「無料 運転日報 テンプレ（またはフォーマット）」といったワードで検索をかけるとさまざまタイプの運転日報が表示されます。
ExcelやPDFのテンプレートについては「運転日報とは？書き方やテンプレートを紹介！」の記事で詳しく解説していますのでご参照ください。
運転日報は手書きからアプリやシステムによるペーパーレスへと移行している！
「簡単に作成できて便利」「管理がしやすい」との理由で最近増えてきているのが、スマホアプリや専用システムの活用です。運転日報アプリの代表的なものとして、NAVITIMEやSmart動態管理、そして弊社が提供しているSmartDrive Fleetなどがあります。
現在でも手書きの運転日報で管理をしている企業は多いようですが、アプリやシステムを使用する最大メリットは、GPSデータなどから自動的に必要な情報が記録できる運転日報の自動作成機能です。
運転日報が自動作成できるため、ドライバーも管理者も作成と確認・管理の時間を大幅に短縮し、効率化できます。インストールをして簡単な設定を行えば利用開始できるので、ITに抵抗がある方でも簡単に利用できます。
こうした運転日報がペーパーレス化できるアプリやシステムには、動態管理やスケジュール管理、車両の予約機能、運転診断といった複数の機能がついており、手書きの運転日報だけでは把握できない車両とドライバーに関する詳細なデータが取得できる点が大きな特徴です。
最近の動態管理・車両管理サービスの特徴は、デバイスのGPSや専用のデバイスを用いて、車両や運転の記録を蓄積・分析できる点にあります。
たとえばSmartDrive Fleetの場合、デバイスを設置しておけば勝手にデータが取得・記録され、日報が自動的に作成できます。この運転日報・月報機能や導入企業様の活用事例をご紹介した詳細資料もありますのでぜひ、ダウンロードください。
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手書き日報による4つのデメリット
デメリット１：字が読めない、誤字脱字が多い
ドライバーによって書き方が異なったり、急いで記載をしたため、字が崩れていたり手書きだと管理者が目を通した際に読み込むことができず、確認に時間を要することも。また、面倒だからと殴り書きをされてしまうと、字が汚くて読むことができず、正しい情報を把握することができません。
デメリット２：思い出しながらかくので正確性が低い
ドライバーにもよりますが、運転日報を1日の業務終了後にまとめて記載するケースが多いため、業務の一部を忘れてしまったり、うろ覚えのまま記載情報にミスがあったりすることも少なくはありません。
デメリット３：手書きによる時間の無駄
一番のデメリットとも言えるのが、手書きによる作成時間です。ドライバーの中には運転日報作成について毎日30分弱ほど時間をかけているという声も上がっています。ひと月あたり20日稼働している場合、600時間もの時間が無駄になる計算です。
本来の業務とは別で作成にかかる時間を捻出しなくてはならないため、残業せざるを得なかったり、ストレスになってしまったりすることも。
デメリット４：データでまとめる際の時間とコスト
管理者の視点では日々各ドライバーの運転日報に目を通し、それらをエクセルや管理ツールに入力し、データをまとめることもあるでしょう。ドライバーが多ければ多いほど、管理者の負担は大きくなり、その分の時間とコストがかかってしまうのです。
運転日報をアプリや専用ソフトでペーパーレス化で自動作成、管理も手間要らず！3つのメリット
メリット1：データの抜け漏れがない
アプリやシステムの場合、経由した地点をGPSで情報が取得できるため、正確な稼働状況を記録できます。この情報は自動的に記録されるため、ドライバーは記入の必要なく運転日報が自動作成されます。メモを追加する場合も、数回のタップや簡単な入力で完了します。
メリット2：管理も楽々
運転日報は、労働基準法109条（記録の保存）において、労働関係に関する重要な書類を3年間保存しなければならないとされています。紙で管理をする場合、ファイリングをして社内で保管するには、保管場所の確保をしなくてはならず、また、振り返って運転日報を確認しなくてはならない場合も、探すのに多大な時間を要してしまいます。
運転日報アプリやシステムは、紙と比較すると検索性も高く、確実なデータを管理・保存することができます。
メリット3：電子データは法律でも保存OK
運転日報の保存方法については書面でも電子データでもどちらでも可能とされています。ただし、誰でも簡単にデータの編集や改ざんができないように、編集履歴を必ず残せる仕組みがあることが重要です。アプリやシステムを使用する場合は、デモなどで操作を確認して導入するのがベストです。
運転日報を業務改善に有効活用する
運送企業や社用車を多く抱える企業にとって、運転日報は法令上においても必ず作成しなければならないものです。面倒だからと手を抜くことなく、上手く活用することで、余計なコストを削減したり、業務を効率化したり、生産性と収益向上につながるヒントを掴むきっかけにもなるでしょう。
運転日報の作成には紙とペンからクラウドまで様々な方法がありますが、より詳細なデータを取得し、活用し、ペーパーレス化するために、アプリやシステムを上手に活用していきませんか。
