この記事を読むと
- 車両管理の重要性と目的を理解できる
- 管理体制を整える重要項目を把握できる
- システム導入による業務効率化を理解できる
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業務に車両を使用する企業では車両管理業務が発生するため、まずは多岐に渡るその内容を適切に理解することが大切です。本記事では、車両管理の目的や具体的な業務内容、について分かりやすく解説します。また、効率的な管理を実現するためのシステム導入のポイントも紹介しますので、ぜひ業務改善にお役立てください。
車両管理とは
車両管理は、リース契約を含む企業が保有する社用車やトラックを管理するための業務全般のことをいいます。各車両とドライバーの情報管理、運転日報の取りまとめ、車両の点検や定期的なメンテナンス、事故後の対応、各車両の稼働率の把握、運行管理、車両台数の最適化など多岐に渡ります。
車両管理の目的
従業員の安全を守るため
車両管理を行う一番の目的は、企業と従業員、保有車両を守り、適切かつスムーズに業務を遂行することです。
訪問診療や訪問介護、電気工事やメンテナンス、従業員や生徒の送迎、生鮮商品の配送、営業マンの顧客訪問など、様々な用途で社用車が使われています。両は常に流動的で、管理者の目が届く範囲にいないため、ドライバーの行動を正確に正しく把握することは困難です。
そうはいっても、管理不足により重大な事故が発生してしまうと被害者はもちろん、加害者のドライバーである従業員自身も肉体的・精神的な苦痛を受けてしまいます。また、会社としても社会的信用を失い、事故後の対応などで大きな損失を受けることが想像できます。
適切な車両管理によって日々の状況を確実に把握することで、事故のリスクを軽減し、会社の安全と信頼を守りましょう。
参考関連記事：社内向け交通事故防止対策アイデア10選
資産・コストの最適化
大なり小なり事故を起こしてしまうと、賠償金や保険金の支払い、車両の修理代だけでなく、業務がストップしたことによる損害も発生します。日々、正しく車両管理を行ことでリスクを回避し、円滑な業務遂行を支援できるようになります。
参考記事：【最新版】BCP対策とは？目的や作成のポイントまで完全解説
参考記事：【例文付き】ヒヤリハット報告書の書き方と事例を解説
法的責任
車両管理は、企業にとってリスクマネジメントのひとつです。適切な管理を行っていれば、事故につながりそうな原因や要因を見つけて改善への施策を打つことができ、リスクを回避することも可能です。
交通事故を起こすと、ドライバー自身が損害賠償責任を負うのと同時に、雇っている側の企業も民法第715条に基づいて損害賠償責任を問われます。
ただし、「使用者が被用者に選任及びその事業の監督について相当の注意をしたとき、又は相当の注意をしても損害が生ずべきであった時は、この限りでない」と記されています。
日々しっかりと車両管理業務を行い、ドライバーへの教育を徹底していていた場合は例外となるケースもあるため、車両管理業務はとても重要であることがわかります。
車両管理のおもな業務3つ
車両管理の主な業務は「ドライバーの管理」「動態管理」「車両管理台帳（車両管理表）の作成」の3つです。
ドライバーの管理
ドライバーの免許の内容、運転適正や体調管理、安全運転教育、労務管理など、ドライバーに関するあらゆる情報を管理します。
動態管理
安心・安全な運行を実現するには、車両の状況を常に把握し、課題点を改善を続けることが重要です。運転日報からでも1日の稼働状況をはある程度、確認することができますが、より高度かつ適切に管理を行うには、車両にGPSを搭載した機器などを取り付けると良いでしょう。リアルタイムで把握できるようになることで課題や改善点などが明確になり、より適切な車両管理を実現できます。
車両管理台帳（車両管理表）の作成
車両管理台帳（車両管理表）とは、企業が使用している車両の登録番号や使用状況、保険の加入状況や期限、車検日時などをまとめたものを言います。必須項目は次のとおりです。
- 車両を特定するための情報（車種・ナンバー・登録番号など）
・車両本体に関する項目
（車名・登録年度・車体番号・型式・色・定員数・登録番号）
・購入や廃車に関する項目
（購入/廃車年月日・購入先・新車/中古車区分・リース期間） - 車両の状況を把握するための項目
・車検、整備に関する項目
（車検有効期限・定期点検記録・整備工場名・整備状況）
・使用や管理に関する項目
（所属・運転者名・管理者名・変更履歴）
・修理や事故履歴 - 保険情報
・自賠責保険
（保険年月日・保険会社・証券番号・保険金額）
・任意保険
（保険会社・証券番号・保険期間・保険代理店・保険内容）
車両管理業務において大事な3つのポイント
車両管理業務をする上で特に大事なのは「安全運転管理者の選任」「車両管理規定の作成」「管理部門の明確化」の3点です。
安全運転管理者の選任
道路交通法施行規則では、「乗車定員11人以上の自動車1台またはその他の自動車を5台以上所有している事業者は、安全運転管理者を選任しなければならない」と定められています。安全運転管理者の資格要件は下記の通りです。
- 年齢が20歳以上（副安全管理者をおく場合は30歳以上）
- 自動車の運転の管理に関し、2年以上の実務経験がある
※副安全運転管理者は20歳以上で管理経験1年以上または運転経験3年以上の方が対象 - 過去2年以内に公安委員会から解任命令（道路交通法弟74条の3）を受けていないこと
- 「酒酔い・酒気帯び運転」「飲酒運転に関わる車両・種類等の提供・同乗」「麻薬等運転」「ひき逃げ」「過労運転」「放置駐車違反」「積載制限違反」「無免許・無資格運転」「最高速度違反」「自動車使用制限命令違反」といった交通違反をした日から2年を経過していないこと
安全運転管理者等の選任（解任）や変更があった際は、選任・変更日から15日以内に自動車の使用本拠地を管轄する警察署を通じて、公安委員会に届け出る必要があります。
参考記事：【2024年】安全運転管理者とは？わかりやすく罰則や講習について解説
車両管理規程・マニュアルの作成
企業は車両管理規程を定め、マニュアル作成や注意喚起を日頃から行い、危機管理・リスク管理をしておく必要があります。
民法第715条では「損害に対する直接的な加害者でない雇用主がその損害賠償責任を負う」と規定されています。そのため、ドライバーが業務中に交通事故を起こした場合、企業は損害賠償責任を負う可能性が高いということです。また、道路交通法においても、社有車の運用についてさまざまな規則やマニュアルを設けることと記載されています。
車両管理課程やマニュアルには以下の項目を盛り込み、確実に運用できるルールを構築しましょう。
参考記事：車両管理規程とは？作成の仕方と9つのポイントを解説
管理部門および車両管理責任者の明確化
車両を適切に管理するには、管理部門および車両管理責任者を明確にする必要があります。
一般的には、車両の定期点検、保険、車検や運転者の免許更新時期などの動産情報は総務部や管理部などが一括で管理しています。一方、車両の利用に関しては、実際に社用車を利用している営業やサービス部門や営業企画・経営管理が管理するなど、担当部署が異なることが多いです。
各々の部門で管理を行い車両を適切に利用することで、移動に係るコストを削減したり、業務フローを改善したりすることができます。
車両管理においては、車両の「何を管理するか」によって、管理部門および車両管理責任者を明確化し、確実かつ効率的な管理をしましょう。
参考記事：人事、総務担当者必見！車両管理に関するお役立ち記事10選
車両管理にまつわるすべての情報を一元管理できる「車両管理システム」や「車両管理アプリ」
車両管理システム
車両管理システムは車両管理にまつわるすべての情報を一元管理することができます。システムによって機能は異なりますが、車両やドライバーの情報をまとめられるほか、動産管理を含んだ高度な管理を実現します。
参考記事：【2024年最新版】目的別・社用車を管理し、業務の最適化を実現する車両管理システム18選
参考記事：法人向け車載型GPS車両管理システムまとめ
車両管理アプリ
車両管理アプリは専用のアプリをスマホやタブレットなどのデバイスにダウンロードをすることで、GPSからの位置情報取得や、運転日報作成の自動化、安全運転支援を行うことができます。以下は、車両管理アプリの一例です。
スマートドライブ「クラウド車両管理アプリ SmartDrive Fleet」
「事故を減らしたい」「リアルタイムの位置情報を把握したい」「車にかかるコストを削減したい」「常務記録の管理が大変」など、車両を所有する企業であれば、多くの課題を抱えているはず。そうした煩雑で複雑な車両管理と安全管理を直感的な操作でまるっと管理できるのがスマートドライブの「SmartDrive Fleet」。
運転日報や走行記録を自動化し、ドライバーが安全に本来の業務に集中できるように開発されたアプリです。お客様に合わせて最適化させるため、効果が実感しやすいと好評です。比較検討や使い方に関心がある場合は、無料のデモ体験を活用することをおすすめします。
＜主要機能＞
- GPS機能によるリアルタイムの位置情報管理
- G-Forceを活用した精度の高い走行履歴の自動記録
- 業務記録、自動運転日報作成
- 車両予約
- 独自開発の高精度な運転診断
公式サイト：https://smartdrive.co.jp/fleet/
使用料：アプリの料金は月額ライセンス費用に含まれているため、無料でダウンロードできます。
iOS/Androidどちらも使用可能
参考記事：【最新版】目的別・社用車を管理し、業務の最適化を実現する車両管理システム16選
参考記事：車両管理アプリおすすめ11選！選び方や導入のメリットも解説
車両管理システムを利用するメリットとは
1）営業生産性の向上
車両管理システムを利用するとドライバーの位置情報をがタイムリーに把握できるようになります。各ドライバーに電話で状況確認をすることなく、管理画面上で最適な車両を特定し、早急な指示出しが可能です。また、訪問先・訪問ルートが可視化されるため、訪問できている顧客・できていない顧客や訪問活動の効率を分析し、適切な施策立案も行えます。
2）コスト削減
車両台数が増えると共に増えるのが維持費です。車両管理システムで実際の稼働状況を確認すれば、現在の保有台数の適切性や、車両台数追加の必要性を判断することができます。
車両の稼働状況（どの日、どの時間に何台稼働しているのか）を可視化できれば、余剰車両や稼働率が低い車両を洗い出して車両台数を見直すことができるため、大きなコスト削減につながります。
3）サービスの質が向上
車両管理システムを導入すると、それぞれのドライバーの位置情報や状況をリアルタイムで把握できます。そのため、顧客からの急な依頼やトラブル発生時にも近くにいる担当者をアサインすることができ、営業活動がスムーズになります。無駄な移動が少なくなると、サービスの質や顧客満足度の向上を実現できます。
4）事故削減・安全運転指導
事故削減や安全運転指導にも車両管理システムは役立ちます。
ハインリッヒの法則では、重大事故の背景には危険要因が数多くあるとされています。ヒヤリハットに関する情報をできるだけ迅速に把握し、対応策を講じれば事故の芽を摘み、安全な運行を実現できるのです。
GPSをはじめ、加速度センサーやジャイロセンサーを搭載したIoTデバイスを取り付けることで、そこから収集した走行データを解析し、ドライバー一人ひとりにおける運転のクセ（急ハンドル・急加速・急減速等）を可視化することができます。
それを参考に各々のドライバーの運転傾向に応じた具体的な安全運転指導が行えます。安全運転指導を継続して実施することで、事故の削減や安全運転意識の向上につなげることができます。
車両管理システムを導入している業界や職種の導入事例
車両管理システムは目的や用途に応じて幅広い業種の企業が規模の大きさに関わらず活用しています。
主にGPSを使った現在位置の把握・走行距離・走行時間の自動集計、スマートフォンアプリによる運転日報の簡単入力、走行データのレポート作成を通じた車両稼働率の把握ができます。
また、ドライブレコーダーの動画による危険運転の確認などのさまざまな機能が搭載されても可能です。
物流・運輸
生鮮食品の配送や軽貨物事業者など、様々な企業でクラウド車両管理システムは利用されています。
- 傭車の現在位置がリアルタイムに地図上で確認できず、配送が計画通りなのか分からない」
- 到着が遅れていることで荷受け拠点のオペレーションが滞ってしまう
- 車両が拠点を出発したら、現在位置がわからない
といった課題も、車両管理システムを導入することで解決できます。
車両の現在地をパソコンやスマートフォンアプリの地図上でリアルタイムに把握することができるため、特定の地点への接近や到着を共有したり、効率的な配送を行ったりすることで、業務効率化が上がると評価されています。
導入事例：大阪デリバリー株式会社
「社員の安全を一番に考えたい」大阪デリバリーが車両管理で実現したいこと
導入事例：株式会社デイリートランスポート
協力会社の運行状況を把握することでお客様からの配送状況のお問合せに即回答できる環境を構築！
不動産・建設
アナログ管理による無駄をなくし、本来の業務へ集中してもらうためにも車両管理システムは有効です。
不動産や建設業界では、時期や時刻によって現場が異なったり、事務所経由の移動により無駄が発生したりすることが多いです。
運転管理システムの訪問記録を自動化する機能を活用して現場への直行直帰を可能にすることで稼働時間を短縮し、働き方改革を推進している企業もあります。
導入事例：株式会社タープ不動産
迅速な対応でお客様との信頼関係を築き、稼働の可視化で働く環境を改善。
導入事例：株式会社泉パークタウンサービス
残業時間の20％削減を目標に掲げ、働き方改革を推進。 日報機能を活用しドライバーの手書き記入・管理部門の帳票集計作業が不要に！
医療・介護
クラウド車両管理システムは医療や介護の現場でも活躍しています。
追加診療ができるか、医師に電話で連絡できるタイミングかを迅速に確認できますし、送迎の効率化や医師の労務管理などにも役立ちます。
需要が高まり続けている訪問診療や訪問介護では迅速かつ質の高いサービス提供のために、車両管理システムを活用した「リアルタイムの位置情報把握」「効率の良い安定した訪問」を実現できます。
導入事例：医療法人社団杏月会 伊勢原駅前クリニック
限られたリソースの中で訪問件数を最大化する車両管理とは？訪問診療における活用事例。
導入事例：有限会社One Up
シガーソケットにさすだけで簡単に車両管理システムを導入！ 勘と経験に頼らず営業活動の効率化・安全運転の促進を実現。
自治体
自治体主導のごみ収集や除雪作業において、車両管理システムは民間の委託事業者との調整をするのに役立ちます。
車両管理システムを活用することで車両の台数や動きを可視化して分析できるため、委託内容のブラックボックス化を避けて健全な運営を行うことが可能です。
導入事例：相楽東部広域連合
車両管理システム×レポートサービスで迅速かつ有効な業務改善を実現！自治体の活用方法とは
車両管理システムはどう選ぶべき？
車両管理システムを検討する際に参考にしていただきたいポイントをご紹介します。
自社の課題、用途・目的は何か
まずは、車両管理における自社の課題や用途、目的を明確化しましょう。
「安全運転の強化と事故防止」「生産性向上」「コスト削減」「収益向上」など、いますぐに解決したい課題と長期的に実現したい目標を書き出し、それを改善できる機能を備えたシステムをピックアップしていきましょう。
使いやすさ、取り入れやすさ
車両管理システムは、使いやすさと取り入れやすさも選ぶときの大切なポイントです。
ドライバーと管理者の両者が使いやすいこと、誰でも一目で見て情報がわかりやすいこと、簡単に取り付けができることなどを考慮したうえで選択しましょう。
デジタコやドラレコとの一体型、スマホアプリ、シガーソケット型など、いくつかタイプがあるので、自社に合うものを選ぶことをおすすめします。
「IT点呼サービス」「アルコールチェック」法令遵守の観点
「IT点呼サービス」や「アルコールチェック」などの法令遵守できる機能から選ぶのもよいでしょう。
酒気帯び運転防止による罰則が強化され、2022年4月にはアルコールチェックが義務化されました。飲酒運転による事故を起こしてしまうと、企業の信頼は一変に失落してしまいます。
緑ナンバー、白ナンバーに限らず、事故を減らすためにはアルコールチェックを確実に行い、管理者が確認と記録保持を徹底することが重要です。
IT点呼サービスやアルコールチェックの機能があるとチェック漏れがなくなり、危険運転の防止にもつなげることができます。
車両管理システムで業務効率化とリスクマネジメントを！
車両管理業務は多岐にわたるうえ、いくつかの部署で管理をしているケースも多く、管理が煩雑になりがちです。
システムやアプリの活用で状況把握が容易になれば、リスクを軽減しつつ業務を高度化できます。事故を防ぎ、働き方改革を推進するためにも、車両管理システムを取り入れて、企業と従業員を守っていきましょう。
