迅速な対応でお客様との信頼関係を築き、稼働の可視化で働く環境を改善。タープ不動産に聞いた導入後の大きな変化

はじめに

不動産経営のワンストップカンパニーとして、関東全域で事業を展開されている株式会社タープ不動産情報さま。お客様の視点に立ち、一人ひとりの従業員が誠意を持って専門性の高いサービスを提供しています。

今回は、同社が車両管理システム導入前から抱えていた課題、導入後の活用術について、代表取締役の三浦孝志さまにお話を伺いました。

車両管理システムの導入前に抱えていた課題

--車両管理システムの導入する前に、どのような課題を抱えていましたか。

導入前に抱えていた課題は、大きく二つ。一つは、営業活動の効率の悪さです。

毎朝、十数台の車が本社から各地へと向かっていましたが、東京に本社を構える私たちの営業エリアは関東全域に渡るため、場所によっては移動時間だけで何時間もかかってしまうケースもありました。書類を受け取るためだけに遠方まで車を走らせる従業員もいましたが、郵送する、または近くにいる社員が受け取るなど、管理側が状況を把握できれば、もっと効率の良い手段を伝えることができたはずです。

また、私たちは600棟もの管理物件を抱えていますので、雨漏りをはじめ、何か突発的な事態が発生した時は早急に対応しなくてはなりません。この場合も、車両の位置情報が全スタッフ間で共有できれば、迅速かつ効率よく対応できますよね。

もう一つの課題が事故の削減です。未然に事故を防ぐための対応策を講じていたので大きな事故はありませんが、どうしても対物事故が発生してしまうので、何か良い対策はないだろうかと考えていました。ただ、予防はできても、外的な要因が関係する場合もあるため、絶対に事故が発生しないとは言い切れないものです。ですから、最大限に予防できる方法と合わせ、事故が発生した際に迅速かつ適切な対応を取れる方法も探していました。

数ある車両管理システムの中で「SmartDrive Fleet」を導入した理由

--どのような機能を重視されて、SmartDrive Fleetを導入されたのでしょう。

先ほど掲げた課題を解決できる、事故の際に前後の様子を録画できる機能や、スタッフ全員がそれぞれリアルタイムの現在地を共有できる機能が搭載されていたからです。

--車両管理システムの導入にあたり、数社と比較検討されていたと伺っています。その中で、SmartDrive Fleetに決めた理由を教えてください。

担当営業による適切なサポートを受け、安心感を得られたからです。対応スピードも早く、懇切丁寧にご案内いただけました。車両管理システムの選定においては、機能による差よりも「長期的なお付き合いを前提」として考えた結果、信頼がおける担当者がいたことが大きな決め手となりました。

--車両管理システムの導入にあたって、社員の方々の反応はいかがでしたか？

意外とドライな反応でした（笑）。

弊社では、社用車を土日も自由に使って構わないというルールを設けています。プライベートで使用したETCカードやガソリン代は個人で支払ってもらいますが。とくに若手社員ですと、車の購入費も維持費も支払うのは大変ですからね。このルールを実現できているのも、創業当時からアットホームな環境を大事にしているためです。

今でこそ働き方改革の流れで、休暇取得の理由を聞かれることなく、いつでも休暇が取れるようなりましたが、弊社は20数年前から休暇申請に対して上司は何も言わず承認するよう徹底してきました。ただ、１つだけルールを決めていました。１つの部署で半数以上が休んでしまうと会社が運営できなくなってしまうので、その場合は個別に相談して調整します。そのうえ、昔からゴールデンウィークや年末年始の前後は休暇奨励日です。これも、従業員を信頼しているからこその取り組みです。

当時からこうした取り組みを積極的に行ってきたため、社員との信頼関係がしっかりと構築されてきたのでしょう。車両管理システムの導入に対する反対の声はほとんどありませんでしたね。

中には、監視されるのが嫌だとおっしゃる現場の方もいるでしょうが、それは観点が違うところにあるからです。最近ではどこのオフィスにも監視カメラが設置されていますが、これは社員を監視するために設置しているものではありませんよね。たとえば経理から「100万円が足りない」という報告があがったとしましょう。本当に単純な計算ミスかもしれないじゃないですか。こういう事態が発生したら、「誰かが盗んだのではないか」と真っ先に疑うのではなく、誰も盗んでいないことを証明するために活用すべきなのです。通信型ドライブレコーダーの導入についても同じです。

SmartDrive Fleetの活用方法、今とこれから

--導入後、SmartDrive Fleetをどのように活用されていますか?

主には次の3つの観点で活用しています。

無駄を把握し、業務効率アップを目指す
走行距離から営業スタッフの活動状況を把握したり、日報と走行データを照らし合わせたりして、営業活動の現状を把握するために活用しています。営業スタッフはそれぞれに業務が割り振られるので、オフィスの外に出ると一人で行動することがほとんど。訪問前後で待機時間が発生したり、時間が空いたりすることも理解していますので、休憩時間も本人に任せています。とはいえ、何も把握せずにすべて任せきりの状態は、会社としても本人としてもよくはありません。ですから、なるべく無駄を省き、業務を効率的に行えるよう、まずは現状を把握してから対応策を講じようと。今はその最初のステップです。

労務管理として
走行データを見ていると、土日に仕事を持ち帰り、自主的に営業活動をしている従業員がいるとわかりまして…。気持ちはありがたいですが、残業申請を出さずに仕事をするのもさせるのもNGです。早急に改善するよう動きました。最近はとくに働き方改革法案の是正で罰則も厳しくなりましたから、企業としてはこのように正確な稼働時間を把握し、必要があれば厳重に注意をしたり改善したりする必要があります。ただ、影の努力を見つけたら、褒めてあげたり、評価してあげたりして、従業員がモチベーションを保てる仕組みを作ることも大事です。

的確な指示出しで迅速な対応を
車両の位置情報がリアルタイムにわかりますので、何かトラブルがあった際により迅速な対応が可能になりました。たとえば、埼玉県本庄市で水漏れがあったとしましょう。弊社の別の営業スタッフが深谷にいるとわかれば、指示出しから15分くらいで現場に到着できます。東京のオフィスから深谷までは往復で3時間はかかりますから、移動コストだけでも大きな無駄が発生してしまいますし、ステークホルダーとの信頼関係を強固にするためには、迅速な対応が功を奏します。それに車両の位置情報がわかると、万が一、盗難などが発生した際にも場所を特定できるので安心ですよね。

--今後はどのように活用したいとお考えですか。

社用車は営業スタッフ一人につき一台の割り当てではないため、足りない場合はカーシェアを利用しています。全ての従業員の稼働と走行データを満遍なく取得したいので、社用車だけでなく、カーシェアで利用した車両の走行データもしっかりと管理していきたいと考えております。また、日報機能が既存のスケジュールシステムなどと連携して、現場の営業スタッフがより効率に作業ができるようになると、さらに助かりますね。さらなる機能のアップデートを期待していますよ！