アルコールチェックも脱・アナログ管理を。福岡市中小企業等DX促進モデル事業として、社内環境のデジタル化を推進する取組み

2022年4月より始まった白ナンバー車両のアルコールチェック。多くの企業が運用構築に悩む中、創業3年・役員3名、従業員数3名の株式会社プロステックは、いち早くその運用を確立させつつあります。確実に法令遵守をおこないつつ、簡易で継続性があるサービスとして、SmartDriveを選んだ理由について伺いました。

インタビュイー：
株式会社プロステック　https://prostech.co.jp/
佐伯 邦浩様
導入サービス：SmartDrive Fleet Basic

福岡市を拠点に、医療機器の販売・開発を行う

はじめに御社の事業内容について教えていただけますか？

株式会社プロステックは、福岡市に本社を置き、整形外科向けの医療機器の販売・開発を行っている会社です。2019年10月に創業し、現在3期目となります。

役員3名、従業員3名の計6名という小規模な会社で、私自身は基本的に営業という役割で入社しているのですが、営業・マーケティングやアライアンスといったフロントオフィスから、経理や総務といったバックオフィス業務の一部まで幅広く担っています。

車両はどのような用途で利用されているのでしょうか？

私含めて4名は営業的な業務を担当しているので、ほぼ毎日、お客様先へ向かうのに車を利用しています。他の2名は内勤なので基本的には車を業務利用することはないのですが、緊急性の高い案件が発生した場合には、内勤者であっても車で業務を行うこともあります。

ですので、弊社ではすべての車両を業務利用しているとカウントし、安全運転管理者を設置しました。例え通勤がメインであったとしても、業務で使う可能性がゼロではない以上、きちんと会社として管理し、法令遵守していくことが大切であると考えております。

スマートドライブを知ったきっかけを教えてください。

バックオフィス系のオンライン展示会に登録をしたのがきかっけだったと思います。それ以降御社から定期的にメールで情報をいただいていたと思いますが、正直そこまで意識していた訳ではありませんでした。

2021年秋に道路交通法施行規則の改正によってアルコールチェックの実施が義務化されることが転機となり少しずつ関心を持つようになり、私からアルコールチェックの運用についてご相談させていただきました。

アルコールチェックが義務化され、運用検討を開始

御社ではアルコールチェックの運用方法についてどのように検討を進められたのでしょうか。

弊社は基本的に直行直帰なので、運用を継続するためには、できるだけ簡便で継続性が担保できるような形でないと、きちんとした運用は出来ないだろうと思いました。

ですので、当初考えていたのは、アルコール検知器で値を測定したら、測定結果が管理者に自動で飛び、データが記録されていくというシステムの導入です。そうすることで管理者にもドライバーにも負荷がなく、正確性の高い情報が記録できるだろうと思っていました。

当時は「法令遵守という観点で、どういう運用形態が望ましいか」を詳細に把握していなかったのですが、その後、検知器にも様々な方式・誤差・価格の違いがあることなどを知り、できるだけコストを抑えつつ法令遵守をしっかりしたもので検討を進めていこうと、複数の会社から情報収集を行いました。中でもスマートドライブの説明が一番分かりやすく、しっかりサポートしていただいたと思っています。

当初導入しようとしたシステムは、どういったものでしょうか？

いわゆる通信型のアルコール検知器です。しかし、メーカーから納入時期が10月1日に間に合わないと言われてしまいました。そこで警察署の方にどうしたら良いかを相談したのですが、「同じような相談はたくさんあって事情も分かりますが、杓子定規に言えば 1日から義務化なので1日からアルコール チェッカーを使用してなければ、行政処分の対象になりうることがあります。」と言われてしまいました。

それでどうしたものかとスマートドライブに相談し、納期に問題のないアルコール検知器をご紹介いただきました。

また相談する中で、私が運用面で勘違いしていたことも発覚しました。

法令遵守はアルコールの検知だけではない

「勘違い」とはどういった内容でしょうか？

先ほど、検知した結果が自動でデータとして飛び、管理者の方ではまとめる必要がないシステムであれば運用負荷もかからずいいなと思ったとお伝えしたのですが、よくよくお話を聞くと、そうではなく、検知器から自動でデータが飛んだとしても、どうしても手動の部分「対面（または対面に準ずる適宜の方法）での確認」は発生するということが分かりました。

そこでご紹介いただいたのが、SmartDrive Fleet Basicでした。

話を伺うと、対面での確認・スマートフォン上で酒気帯び有無の確認結果の入力は必要であるものの、非常に弊社の希望に合っているサービスだと思いました。

具体的にはどのあたりが御社の希望とマッチしたのでしょうか？

アルコール検知器の有無や種類を問わず、「酒気帯び有無の確認と記録」という作業は発生します。この部分をSmartDrive Fleet Basicでデジタル記録・管理するのが、最も確実で継続しやすいと感じました。

また、弊社では運転日報を記録し、月報として毎月エクセルでまとめています。これは私用車を業務利用し、会社として車両費を支払う上で必要な書類となるのですが、今まではエクセルに記録したものをメールで添付し送信していました。

それから会計ソフトにアップロードして経費精算を行うのですが、そのあたりの機能がSmartDrive Fleet Basicには備わっていると感じました。

安全運転管理者には8つの義務があると思いますが、規則としては対策を設けているものの、 管理が十分とは言えない状況でした。そういった安全運転管理者の義務に関しての法令遵守もSmartDrive Fleet Basicという１つのシステムで行っていけるという部分が、弊社の希望にマッチしました。

佐伯様にはまだ正式なサービス提供前の段階で、導入を決めていただきました。

まずはきちんと続けていくことが大事ですので、「すごく手間がかかる」とか「やり方が非常に煩雑だ」という状態ですと、どうしても継続性が伴わない=法令遵守ができないということになってしまいます。

そういった意味でも、法令遵守をしつつ、継続して運用しやすいシステムであるという印象を持ちました。また、営業の大場さんがとても親身に丁寧にサポートしてくださったのも決め手です。

これから実際利用を開始する中で、疑問点や想定外のことも出てくるかもしれませんが、弊社としては良いシステム、会社にめぐり逢えたなと思っています。

「手間なく・漏れなく」にはデジタル化が不可欠

アルコールチェックに関して、4月から検知器納入までの間はどのように実施されているのかを教えていただけますか。

記録については、所定の8項目が網羅された様式の紙を用意し各自で記入し、月に1度まとめて報告しています。酒気帯び有無の確認については、どうしても直行直帰が多いため、管理者から電話で確認をして運用しています。

既に法令で定められた方法で実施をされているところを、今後はアルコール検知器とSmartDrive Fleet Basicの利用に切り替えていくということですね。

そうですね。6人という小人数であっても、安全運転管理者に求められている義務をこなしていくのは、結構大変です。大きい会社は想像できないぐらい大変だろうと思います。

日々の業務の中での優先順位としては、どうしても利益を上げていくための活動の方が高くなってしまいますが、その中でも効率よくしっかりと法令遵守していくためには、デジタル化が必要なのだと思います。

弊社は令和3年度に福岡市中小企業等DX促進モデル事業にも採択され、社内環境のデジタル化を推進し、成果が少しずつ出てきています。アルコールチェックに関しても同様に、アナログからデジタルに移行し、業務の効率化を進めていきたいと考えています。

また、いわゆる大企業のように、コンプライアンスに関する選任担当者がいる訳ではありませんが、「小さいからちゃんとやってないでしょう」という目で見られるのは嫌なのです。6人の会社であっても、大企業と比較しても遜色のないくらいきちんと、率先して法令遵守しているということを、自分の中では大事にしています。 

今後も高頻度で機能アップデートを行います。余すことなくSmartDrive Fleet Basicをお使いいただき、サービスへのフィードバックも頂けますと幸いです。

検討を進める中で多くの企業さんのサイトを拝見し、複数の企業に問い合わせをして情報収集してきましたが 、御社のレスポンス、特に、提案力はとても素晴らしいと感じました。それはつまり、スマートドライブの提供するサービスも素晴らしいということだと認識し、導入を決めました。

代表取締役にも「この会社はきちんと対応して頂けるので、安心できます。」と自信を持って伝えています。

車両を持つ企業が法令遵守をするにあたって手軽で簡単に開始できますし、今後カバー範囲も広がっていくシステムだと思うので、今後にも期待しています！