一人で88台の車両を管理。創業100年を控える業務用食品卸が「SmartDrive Box」で実現した、多拠点・子会社まで網羅した車検管理の一元化。

昭和2年の創業以来、学校給食から老人ホーム、外食産業まで多様な「食」の現場を支え続けている業務用食品卸の老舗・株式会社野口食品様。自社冷凍倉庫の保有や通関資格といった強固なインフラ力を強みに、神奈川・東京・千葉の複数拠点にまたがる合計88台の白ナンバー車両（子会社含む）を運用しています。その管理を実質お1人でされている猪又様は、Excelと紙の手作業による「期限管理の限界」とコンプライアンスへの危機感を抱いていました。同社が書類・期限管理に特化したクラウドサービス「SmartDrive Box」を選んだ理由と、現場主導でスムーズに定着させた運用の工夫、そこから得られた成果についてお話を伺いました。

インタビュイー：
営業本部　業務推進部　物流課 猪又様

導入サービス：
SmartDrive Box

多拠点・88台の車両管理を1名で担う、老舗企業の「見えない重圧」

Q: 配送や営業のために全社で合計88台（子会社含む）を稼働させ、さらに拠点も複数に分散しているとのことですが、これらを猪又さまがお1人で担当されていると伺い、非常に驚きました。

猪又様: そうなんです。拠点が本社をはじめ、湘南藤沢、相模原、荻窪、新小岩、千葉と複数に分かれているため、状況を把握するだけでも一苦労でした。さらなる拠点の拡大も視野に入っているため、管理の対象はさらに広がろうとしています。

車が古くなれば買い替えの手続きをしますし、現場から連絡があれば臨機応変に対応しなければなりません。日々の業務に追われる中で、安全運転管理者として「すべての車両のコンプライアンスを守る」ということには、常に大きなプレッシャーを感じていました。

限界を感じたExcelと紙の管理。申請手続きでハッとした、期限管理の盲点

Q: 「SmartDrive Box」の導入を本格的に検討されるようになった、直接のきっかけは何だったのでしょうか。

猪又様: 以前は、車検証のコピーを取ってファイリングし、有効期限をExcelに手動で打ち込んで管理していました。しかし、これだけの台数があると、現車とExcel台帳を完全に一致させるのは、人間の手作業だけでは限界を感じつつありました。

そんな中、とある公的な申請手続きを行う際に、幸い大きな問題には至りませんでしたが、一歩間違えれば重大なコンプライアンス違反に繋がりかねないリスクを目の当たりにすることがありました。「このまま属人的なアナログ管理を続けていたら、いつか取り返しのつかない見落としが発生してしまう」と強い危機感を抱き、問い合わせメールを送らせてもらいました。

Q: そこから車両管理システムを探し始められたのですね。選定にあたって重視されたポイントは何でしたか？

猪又様: とにかく「車検期限の管理が確実に自動化できること」を最優先に、物流展示会などで情報を集めました。ただ、世の中にある車両管理システムの多くは緑ナンバー（トラック事業者）向けに作られていて、非常に高機能なぶんランニングコストが高かったんです。

当社は白ナンバー車両が中心ですので、そこまでの高望みはしていませんでした。最低限必要な機能が適正な価格でしっかりと動くこと。その点、「SmartDrive Box」は、私たちが求めていた機能と価格のバランスがぴったりマッチしていました。

ドライバーがスマホで撮影するだけ。管理者は「確認のみ」の運用を確立できた理由

Q: 88台もの車両情報をシステムへ移行する際、現場への展開はスムーズに進みましたか？

猪又様: それが、意外なほど簡単だったんですよ。最初にオンラインで導入説明を受けた後は、特に手間取ることもなく、すぐに使い始めることができました。

運用としては、各自のスマートフォンから車検証や免許証の写真をアップロードして登録させています。私自身が88台分を1台ずつ手入力するわけではないので、管理者としての私の役目は、上がってきたデータを管理画面上で確認するだけ。本当にラクになりましたね。

Q: 現場のドライバーの皆さんから、スマートフォンの登録に対して抵抗感などは出ませんでしたか？

猪又様: 免許証については個人情報ですので、最初は少し慎重に説明しました。年に2回、全社員が集まる全体会議があるのですが、そこで私から「会社としてのコンプライアンス遵守のために必要なこと」を伝えた上で、「このシステムは登録から1ヶ月経つと、個人情報を含む画像データは自動で消去される設定になっている」という安全性をしっかりと説明しました。

個人情報の画像がずっとシステム内に残り続けないという安心感を持ってもらえたことで、現場のドライバーもみんな納得して協力的に登録を進めてくれましたね。

月末の集中から「通知ベース」の随時対応へ。車検漏れリスクを完全解消

Q: 導入後、実際の業務効率や車検管理はどのように変わりましたか？

猪又様: 以前は毎月、車検証を1枚ずつ手作業で確認して手配していたため、特定の時期に作業が集中していました。導入後は、車検の1ヶ月前に自動リマインドが届くようになり、通知が来たタイミングで随時対応すればよくなっています 。準備の着手が大幅に前倒しされ、検漏れのリスクは実質的にゼロになりました。

Q: 取引先への書類提出など、他にもメリットはありましたか？

猪又様: 当社は学校や保育園、大企業の社員食堂など、セキュリティの厳しい納品先が多く、建物周辺の交通許可証のために車検証の提出を頻繁に求められます。以前はExcel台帳と現物の書類を突き合わせて探していましたが、今はシステムですぐに確認ができます。必要な時にすぐ書類を用意できるのは、取引先からの信頼にも繋がっています。

Q: 今後、SmartDrive Boxをどのように活用していきたいですか？

猪又様: 現在は最優先だった車検期限の管理が中心で、現状の機能にとても満足しています。今後は少しずつ余裕を見て、自賠責保険や任意保険の管理機能も順次活用し、車両ナンバーへの紐付けと一元化を進めていきたいと考えています。また、行政側で電子車検証への移行が進んでいますが、システム側が自動で対応してくれるため、法制度の変化に対しても私自身が手間や大変さを感じることなく運用できる点に安心感を持っています。

専門部門がなくても1人で88台を回せる。「価格と機能のバランス」が最大の味方に

Q: 最後に、同じように複数拠点で多くの車両を管理されている企業に向けてメッセージをお願いします。

猪又様: 当社と同規模の企業では、車両管理の専門部門がなく、私のように他の業務と兼任しながら1人で担当されているケースが多いのではないでしょうか。日々バタバタと忙しい中で、複数拠点に分散した何十台もの車両をアナログで管理し続けるのは、精神的にも業務的にも限界があります。一歩間違えれば重大なコンプライアンス違反に繋がりかねないという不安は、常に付きまとうものです 。

世の中にある車両管理システムは緑ナンバー向けの高価なものが多く、白ナンバー中心の事業者にはコスト面で適さないことも多いと感じます。その点、SmartDrive Boxは「高望みをせず、必要最低限の機能が適正価格で確実に動く」という、価格と機能のバランスが非常に優れていると思いますし、専門部門がない当社でも私1人で子会社を含む88台を一元管理できています。現場のドライバーもスムーズに協力してくれています。同じような課題や管理の課題を持つ企業には、導入をお勧めしたいです。

本日は、お忙しいところお時間いただきありがとうございました。