売上昨対比10％アップ、事故数ゼロ！業務効率化だけではない、車両管理システムの活用方法とは？！

車両管理システムの導入前に抱えていた課題

－ まずは、「車両管理システムのSmartDrive Fleet」を導入しようと思ったきっかけについて、お聞かせ願えますか。

大きくは「残業の削減」と「安全運転の推進」に課題を感じていました。
１点目の残業の削減ですが、現場のスタッフは会社所有の車で複数の工事現場を回っていて、帰社時間が遅いことが多かったのです。残業を減らしたいという思いはあっても、そもそも効率よく現場を回れているのかもわからない状態でした。

２点目の安全運転を推進は、ドライバーに対して安全運転の指導を行ったにも関わらず、事故がなかなか減らない状況が続いていました。結果、保険会社から厳しい指導を2回も受け、このままではいけない、なんとかしなくてはと危機感を持っていたのです。

－ 総務や現場スタッフの観点ではどうでしょうか。

総務は日報管理と車両管理（動産管理）にかなり時間を取られていました。
日報管理は、月末月初になると紙ベースで全ドライバーの運転日報を取りまとめなくてはならず、県外にいるスタッフにはFAXで送信してもらっていました。紙ベースでの保管も必要でなので、どんどんファイルが増えていきますし、煩雑な作業で時間もかかるのでなんとかしたいと思っていました。
車両管理（動産管理）については、車検や定期点検、オイル交換などの車両に関する情報の管理、免許書情報の管理など、様々な情報を集約してエクセルで管理していたのです。

現場スタッフは日報の管理が総務と違う観点で負担になっていました。運転日報は、行き先や、高速道路利用の有無、出発時間、到着時間などを走行ごとに毎回手書きで記入します。この作業が現場スタッフには大きな負担となっていました。

－なるほど。そういった課題があって、車両管理システムの導入を検討されたんですね。そして、当初はSmartDrive Fleetではなく他社様の車両管理システムを導入されたと聞きました。

はい。そうなんですが、過去に使っていたツールは管理画面の操作方法が分かりにくく、リアルタイムに車両の位置が把握できませんでした。日報管理は楽になったものの、車両管理の機能がなかったため総務の負担はそこまで減らなかったのです。

「SmartDrive Fleet」の導入を決めた理由

－車両管理システムをSmartDrive Fleetへ変更された理由をお聞かせいただけますか？

SmartDrive Fleetではリアルタイムに車両の位置情報が把握でき、操作画面も直感的にわかりやすそうだと感じまして、まずは問い合わせしました。ただ、この時点ではSmartDrive Fleetにも車両管理（動産管理）の機能は無かったのですが「車両管理機能を入れることはできませんか？」と相談をしてみました。すると、その後すぐにインタビュー会議を開いてくださり、開発に着手してくださった。「そこまで対応してくれるんだ！」と感激したのを覚えています。他社さんと比較して柔軟な機能改善を対応いただけましたのもSmartDrive Fleetを選んだ理由の１つです。

また、SmartDriveFleetは機能がどんどんアップデートしていくイメージが伝わりましたし、システムに拡張性があることに非常に興味を持ちました。自動でさまざまなデータを集計し評価をしてくれる、いわゆるAIを使ったようなサービスをきっと実現してくれるだろうと、イメージが湧いたんです。

さらに、SmartDrive Fleetはシガーソケットに挿すタイプなので、日常的にドライバーも目にすることができますし、それによって今度こそ本当にドライバーの意識改変できると思ったからです。

－SmartDrive Fleetを導入してどのような前向きな変化がありましたか？

リアルタイムでの現場スタッフの位置がわかることで、急なヘルプの手配や突発的な対応が必要になった際に、最寄りの社員を現場に向かわせることができるようになりました。効率的に工事手配することができますので、より多くの現場に向かえるようになりました。
リアルタイムで車両の位置がわかることによって工事の手配がスムーズになったのは非常にありがたいです。スタッフにその都度「今、どこにいますか？」と連絡する必要がないため、調整にかかっていた無駄な時間が大幅に削減できたのです。

－調整にかかる時間が減って、効率良く各現場を回れるようになった。
つまり、1日に対応できる案件数が増えたということですね。対応可能な案件数が増えれば、売上の向上にも繋がるのではないでしょうか？

おっしゃる通りです、売上は昨年対比でなんと10%もアップしました。管理者側の無駄な時間がなくなり、スタッフの動向がくっきりと見えるようになったので、今と同じスタッフ数でもさらなる効率化が目指せるのではないかと思っています。

－売上が昨年対比で10%アップは凄いですね！他にも導入して良かった点はございますか？

現場スタッフの残業時間が減りました。紙の日報に手書きで記入する面倒な作業から解放されて良かったです。残業すればその分、自分自身のプライベート時間も減り、疲労も蓄積されます。逆に、勤務時間が短縮できればしっかり体を休めることができます。万全な体調で運転することは安全運転にも繋がるので勤務時間の削減は重要なポイントです。会社としては、みんなが早く退社することで、光熱費も含めて無駄なコストカットができます。

さらに、全社的な意識改革もできました。私たちは現場への訪問回数をベースに工数評価をしています。一日の生産性を数値化して管理しており、スタッフには「今後、生産性の高さをボーナスに反映します」と伝えたんですね。すると、社員自身が無駄な動きを削減し、いかに効率良く現場に回るべきかを自分で考えるようになり始めています。それは非常に前向きな変化で、全社的な意識改革できて本当に良かったと思っています。

－ なるほど。安全運転はいかがでしょうか？

実は過去に車両管理システムの導入によって、車両情報や走行データが管理されること対して抵抗をもった社員もいました。しかし、社員自身でも見れなかったデータが可視化されたことで、自分の運転に対して客観的に捉え、安全運転にも気を配るようなりました。
さらに運転スコアを現場スタッフ同士で競い合うようになって、いい雰囲気ができてきています。運転の度合いが数値で表示されるというのは、ドライバー本人への気づきにもなりますしとても良いですよね。単純に急加減速の回数だけだと分かりづらいですし、意識まで変えることができませんから。
また、SmartDrive Fleetで設定した運転スコアを用いてスタッフの中で上位者には、賞金を出すというベストドライブ賞の運営をこれからはじめようと企画中です。社内全体で、「より効率良く・より安全に」という流れができてきたように感じています。事故が起きないということは会社だけでなく、本人にとっても良いことです。交通事故は、後々の手続きや身体的、精神的な負担など、起きてもいいことは一つもありません。事故がないというだけでも、本当に大きな成果だと思っています。

車両管理システムの活用で今後目指していきたいこと

－SmartDrive Fleetを活用して今後改善したいことはございますか。

SmartDrive Fleetでは急加速と急減速をG-Forceで可視化することができますが、私たちが重視しているのは急加速です。急減速はやむを得ず発生することも考えられますが、急加速は本人の意思によるもの。ゆっくりアクセルを踏んで発進すれば安全運転と安定走行が可能になり、確実に燃費も良くなります。
ですので、急加速を減らすことに対して一番点数を与えるようにしています。急加速をの回数が減れば、安全運転がエコドライブにつながります。乗り方によって、10%は燃費が変わってきますので、今後さらに意識づけていきたいと思っています。

－今後スマートドライブに期待すること、希望されることはありますか？

アイドリング時間を取得できるようになれば嬉しいです。もしくは、車両が止まっている時間が一定時間以上に達するとアラートが鳴るようにするとか。(※)
あとは、ドライバー側のアプリに日常点検機能など、総務側で管理する内容を搭載いただけると非常にありがたいですね。どこの企業様でも大抵、日常点検は紙にチェックを入れて提出するという流れなのですが、アプリから点検やオイルチェック、空気圧のチェックができて、チェックが反映された情報が総務で管理できるようになると総務の業務もさらに減らすことができます。他には事故履歴なんかも記録できる機能が欲しいです。

スマートドライブ社はしっかりと企業の声を聞き、柔軟でスピーディな対応をしてくれるので、今後も期待しています。

※アイドリング時間の計測はその後開発し、現在管理画面でお使いいただけます。