通勤・退勤時間中の交通事故、飲み会でのハラスメント、事業内での不法行為など、最近では企業の使用者責任が問われるニュースが後を立ちません。使用者責任を回避するためには、そもそも、従業員の不法行為を防ぐ必要がありますが、車両での営業活動が多い企業の場合、管理者の目が行き届かず、マネジメントが困難になるケースも。
そうした課題感から車両管理システムの導入を決意されたのが公共地研株式会社さまです。導入からまだ日数は立っていないものの「想像以上の効果に驚いている」と代表取締役の遠藤さま。車両管理システム導入の前後でどのような変化が得られたのかを伺いました。

インタビュイー：
公共地研株式会社　代表取締役　遠藤 巌さま
http://www.k-chiken.co.jp/

自治体の課題を解決する、最適なソリューションを提供

まずは公共地研さまの事業内容について簡単に教えてください。

公共地研株式会社は、1981年の創業以来、地方公共団体のご要望に寄り添う形で、行政事務の効率化を支援してきました。お付き合いしているのは100%自治体です。本社は埼玉県川口市ですが、埼玉県内、関東近郊はもちろんのこと、上は秋田から下は和歌山まで、幅広く対応しています。

弊社はパートさんが5人と社員が8人、そのほかに役員を含めて20名弱が在籍し、現場で使用している車両は7台。埼玉県川口市峯に営業部と技術部門が在籍する技術センターを構えているのですが、おもに車を使用しているのがこの技術センターです。

ホームページを拝見すると、各種の「管理台帳」を始めとした自治体の業務効率化のためのソリューション・システムを提供されていると記載されています。具体的なサービス内容を伺えますでしょうか？

基本的にシステム開発の部分はシステム会社にお願いし、そこへ流し込むデータの整備などを弊社で対応しています。

たとえば、電柱に付いている防犯灯。電柱にはすべて番号が割り振られており、電灯が消えていた場合、昔は近隣住民から「電灯が消えている」と役所に電話が入り、そこで電柱の番号を伺い、紙台帳を付け合わせて電柱の場所を突き止めていました。弊社のサービスでは管理台帳に番号を落とし込み、番号を入力すればすぐに地図上で場所がわかる設定になっていますし、タブレットを持って現地にも直接向かうことも可能です。この仕組みは、地図アプリを他社さんに開発いただき、搭載する機能や情報の整備は弊社で、という流れで形にしたものです。

他にはどのようなサービスがございますか？

街の案内板の作成設置なども行っています。この場合も、案内板の作成は他社さんに制作を依頼し、取り付けを弊社が担当しています。ちなみに、相模原市内の住所表示板は、すべて弊社で取り付けたものです。

自治体の課題解決に向けて広くソリューションを提供されているのですね。
スタッフのみなさんは、技術センターから車で営業に向かわれるのでしょうか？

はい。福島あたりであれば日帰りで行きますから、新車を購入しても初回車検の3年で10万kmを超えることも珍しくありません。翌日早朝に東北方面で入札（※）がある場合は前泊する必要も出てきますし、直行直帰も多いので、一人につき一台の社用車を貸し出しています。常時、稼働している車両は7台ですが、逆を言うと7台のみで広範囲を行き来していることになります。

※官公庁や地方自治体が民間企業と契約を締結する際に、契約する民間企業を選ぶ契約方式。

入札の際は、必ずその自治体へ足を運んで行うのでしょうか？

そうですね、電子入札が可能な自治体は現地まで向かう必要がありませんが、それもまだ、ごく一部のみでして。ですから、その場・その時間に何社かが集まる紙入札が一般的です。自社の見積を指定の箱に入れ、その箱を目の前で役所の人が開いて一番安い企業に委託業務が決定するという流れです。

導入の目的は「車の管理を強化すること」

車両を利用するシーンが多いとのことですが、今回、SmartDrive Fleetの導入を検討されたきっかけについて教えてください。

弊社は、先ほど申し上げたように、社用車は一人一台として、車の鍵そのものを社員に渡しています。直行直帰も多いので、今まではやや本人任せのところがありましたが、それでは会社として管理が十分とは言えません。そこで、どのようにすれば管理を強化できるのかを考えていたのです。

創業から38年、社員への信用を第一に運用してきたものの、昨今は使用者責任が強く問われる時代へと変わりつつあり、このままで良いとは言い難い。車の管理を確実に行う方法として、私たちが見つけた回答がSmartDrive Fleetだったのです。

車も人も会社の重要な資産ですからね。

また、私的利用への不安もありました。今までは少しうやむやにしていましたが、企業としてのリスクマネジメント、そして何より社員の安全を守るためにも、徹底した管理を行うべきだ−−−そうした思いから、たとえ社員から賛同を得られなかったとしても、確実に導入を実行しようと決めました。そこで思い出したのがスマートドライブさんでした。というのも、実は3年くらい前に一度スマートドライブ社へお問い合わせしたことがあるのです。

弊社の担当者からも、過去に遠藤様からお問合せをいただいていたと聞いています。その時も私的利用の抑制や車両管理を目的にインターネットで検索した結果、SmartDrive FleetのWebサイトにたどり着かれたのでしょうか？

そうです。つまり、その頃からすでにこの問題に気づいていたのですが…。昨今になって、使用者責任を問われる事例も増え、このまま放っておくわけにはいかないと、意を決しました。

また、以前に問い合わせた時点では、SmartDrive Fleetはシガーソケット型のみで、簡単に着脱できる分、業務で使用する際に差し込みを忘れる可能性もあると考えました。その点を考慮して、当時は車に直接固定できるものを検討していたんです。しかし今回、久しぶりにサイトを拝見してみるとドライブレコーダー一体型があるじゃないですか。これだ！って思いましたね。

お問い合わせいただいた3年前の時点では、他社のサービスを採用されたのでしょうか？

結局、導入はしませんでした。その時はまだ、私の中でそこまで危機感が強くなかったのだと思います。

煽り運転や使用者責任に関する話題を耳にするようになったのは、ここ最近ですしね。

はい。そういった時代背景もあり、今回は確実に導入しようと。1台は役員兼任の従業員が利用していますので、はじめはそれ以外の6台に取り付けました。

位置情報がわかることが安心感につながる

SmartDrive Fleetを導入し、“とくに良い”と感じていただけている機能があれば教えていただけますか？

日報が自動で作成できる機能です。日々、日報をダウンロードして保存しているのですが、非常に素晴らしいシステムですよね。
弊社は訪問先地点が決まっていますので、すべての地点を事前にSmartDrive Fleet上に登録しています。それだけで、誰がどの地域のどの役所に訪れたのかが全て把握できますし、走行ルートを辿ればどこに立ち寄ったのかもわかりますので安心です。

登録に際して手間に感じることはありませんでしたか？

そこは特にありません。地点情報の一括アップロード機能を活用し、訪問先だけではなく、従業員が利用しそうなガソリンスタンドも登録しておきました。基本的に車両を利用している従業員は直行直帰ですので、社員の自宅も登録し、無事に帰宅できたかを確認しています。

実は当初、導入を機に私的利用を無くそうと考えていたのですが…SmartDrive Fleetで誰がどこにいるのかがわかったことで、単純に安心感が生まれ、このままでも大丈夫だと考えるようになりました。大げさに言うと、親が子どもを心配しているような感じでしょうか。そう思えただけでも本当に意義があると感じています。

いざという時に全スタッフの位置情報が分かるという事実があるだけで、安心感を得られるということですね。

はい。1日中管理画面を見続けることはできませんが、私が帰社するタイミングで「今どこにいるのかな」と必ずチェックします。位置情報が特定できることで、「もうすぐAさんは帰ってくる頃だ」と行動が把握できますので安心できるのです。
このような安心感を得られるのであれば、残りの1台にもSmartDrive Fleetを導入した方が良いと思い至り、現在手続きを進めています。

ありがとうございます。管理側としては「万が一、事故に巻き込まれていたら…」と不測の事態を想像することもあるでしょうが、予定通りに進んでいると分かれば安心できますよね。

もとは使用者責任と私的利用の制限という、どちらかというとネガティブな目的でしたが、そんな心配は必要ないことがわかった。それは本当に想定外の効果でしたね。

また、手書きの日報は今年4月から廃止し、システムからダウンロードをして保存するフローへ変更しました。

それはドライバーにとっても大きなメリットになるのではないでしょうか。

いちいち書く必要がありませんから、負担は軽減できますよね。SmartDrive Fleetの日報は時間も表示されますので、同じ地点で長く滞在していた場合、「少し込み入った話でもしていたのだろう」と想像するなど、適正な評価にもつながります。

動画を活用し、今後も安全運転を徹底したい

活用を進める中で何か気になる点はございましたか？

私たちがシガーソケット型のデバイスではなくドライブレコーダーを選んだ理由は、車に直接固定できるという点以外に、動画を確認して、「見通しが悪い道路で少し急ブレーキを踏んだだけだろう」と、原因を理解して安心することができると思たからです。それだけでも精神的な負担は全然違います。
SmartDrive Fleetのドライブレコーダーは危険操作が発生すると動画が自動で管理画面にアップされますので、事故の防止や抑止に活用しようと考えています。ただ、導入からまだ日も浅く、事故も発生していませんので、動画の具体的な活用は少し先になりそうです。そもそも、弊社は事故がほとんどありませんし。

事故が少ないのは大変素晴らしいことですね。

私が公共地研に在籍しておよそ15年の間、軽い事故が１回あったくらいで、全損になるような大きな事故は一度も発生していません。これだけ長距離移動が多い企業ですが、従業員全員が安全管理を徹底してくれていると認識しています。
技術センターの所在は駅近くではありませんし、車や徒歩、自転車通勤がほとんど。今のコロナ禍においては有利ですし、就業後に「一杯飲んで帰ろうか」と言う流れにもなりませんから、飲酒運転も皆無なのです。

実は現在、SmartDrive Fleetのドライブレコーダーと導入前から取り付けていたドライブレコーダーの2台を設置していますので、今後はそれを一台に集約できるようになればいいなと思っています。SmartDrive Fleetのドライブレコーダーの映像がもう少しハイビジョンで高画質になると、元々つけていた方のドライブレコーダーを外すことが出来るのですが…。

画質に関しては、ドライブレコーダーのメーカーであるユピテルさんが提供しているPC Browserソフトを利用し、SDカードから動画を確認いただければ高画質の状態で確認できると思います。一度お試しいただければ幸いです。

それはいい情報を聞きました。クラウドに自動的にアップされている動画と今後、画質を見比べてみますね。

その他、「SmartDrive Fleetでこんな使い方をしたい」といったご要望はございますか？

基本の機能は、どれも賞賛に値すると言いますか、本当に“素晴らしい”の一言です。

時々、自治体さんから「今、担当者が訪問してくださったんですが、別件でご相談したいことがあるので、本日、再度お越しいただけますか？」と電話でご要望をいただくことがあります。そういう時もSmartDrive Fleetがあれば、早急に現在地を割り出し、「近くの役所にいるから、対応が完了次第、すぐに戻れそうだ」と判断できます。それに、当日訪問を所望いただいても、近くを走行中の従業員に指示を出して向かわせることもできます。

また、何度も同じことを言ってしまいますが、とにかく安心感が大きい。まさか、このような感情が生まれるとは思っていなかったので、私自身も驚いています。

デジタルとアナログ、ハイブリッドな提案を続けていく

最後に、御社が自治体の業務効率化を支援する中で気を付けていることを教えていただけますか？

弊社では、今まで紙ベースで管理されてこられてきたものをシステム化することによって、検索スピードが早くなる、管理が強化できるというデジタル化で得られるメリットについて丁寧にご説明するようにしています。紙台帳は紛失すると何も残りませんが、データは復元が可能ですし、リスク管理の側面でもお勧めです。

ただ一方で、アナログなことも重視しております。「公図」というものをご覧になったことありますか？ 公図とは、A0サイズほどの用紙に地番や家屋の現状図、何番地に何があるという情報を記したもので、基本は手書きなんです。ですから、変更があるとカミソリで削って、線を書き、番号を置き換えます。この作業は分合筆と言われ、職人さんにしかできないのですが、弊社では公図専門の職人を1名雇用し、自社で対応できるようにしています。

先日はいわき市から問い合わせを頂き、対応しました。現在は分合筆ができる職人自体が減ってきていますが、まだまだ自治体様によっては無くてはならない仕事で、こうしたアナログ作業も守っていきたいのです。デジタルだけでなく、昔ながらのアナログも大切にしながら、自治体様のために幅広くサポートしていきたいと思っております。

デジタルツールの活用で効率化できるところは効率化しつつ、アナログの良いところはそのまま活かすことで、公共地研さまは自治体が求める最適なサービスを提供しているのですね。

そうですね。また、役所の上席の方にはお年を召している方が多く、中にはデジタルへ拒否反応を示される方もいらっしゃいます。しかし、窓口業務を担当しているような若い世代の方はタブレットを見てすぐに興味を示してくださる。その両方のお立場を理解しながら、より良いサービスを提案するようにしています。