「動く資産」社用車を守るための車両管理の方法とは

社用車とは

社用車とは、業務にかかる移動や運搬などで会社組織が利用する車両の総称です。また、最近では購入以外にもリース、シェア、レンタルなど、契約形態も多様化しており、役員送迎用車の場合、ハイヤー会社の車をドライバーとセットで委託したり、マイカーを業務で利用したりするケースもあります。

「社用車における車両管理」は、企業の重要課題の一つである

社用車と社用車以外の会社の資産との大きな違いは、移動を伴う点です。社用車の走行中は、管理者が目視で確認することができませんし、ドライバーの運転時間が長ければ長くなるほど、事故を起こす確率も高まります。つまり、社用車を所有することは、ある種、リスクを伴うことにもなるのです。取引先に向かう途中や配送業務で移動をしている最中などに事故に遭遇した場合、業務上の事故となるため会社側も損賠賠償責任を負うことになります。このような点から、「社用車は会社の資産のなかで、もっとも管理が難しい」と言われているのです。

KDDIまとめてオフィス株式会社は2016年4月、経営層を中心としたビジネスマン645名を対象に行った調査を実施。その中のうち、「社用車を所有しているうえで、どんなお悩みがありますか」という質問に対して次のような回答結果が出ていました。

• 事故が減らない　16%
• 車両の管理ができていない　38%
• 社員の行動が把握できていない　46%

上記3つの悩みは相関関係があります。社用車を管理することは、それを運転する社員の行動を把握することでもあり、社員の行動を把握できなければ、社用車の管理ができないのと同じ。そしてそれが業務中の事故へとつながってしまうのです。

社用車と人という大事な資産を守るためにも、企業は車両管理を確実に行うべきだと言えるでしょう。

車両管理・アルコールチェックの課題解決をSmartDrive Fleetがサポートいたします。以下から気軽にご相談ください。

企業にとってなぜ、社用車における車両管理が重要なのか

社用車における車両管理が必要な理由は、従業員の安全を守り、事故を起こさないように業務を遂行すること、そして万が一、社用車で事故を起こした際に、損害そのものを最小限に抑えるためです。しかしながら、社用車の契約形態、利用用途が多様化しているため、管理が年々煩雑化し、社用車管理に関する業務量は全体業務の10%〜20%を占めていると言われています。

本来の車両管理とは、車両の状態を把握して点検や整備を定期的に行えばよいというものではありません。車両管理には、安全運転を周知徹底させるための教育、燃料や消耗品などのコスト管理、適切な保険の加入など、複数の項目が含まれ、なおかつ、営業車両を複数台所有している場合は、それぞれの車両、ドライバーの管理を行う必要があります。車両本体、ドライバー、運航スケジュール、これらすべてを網羅し、そしてそこに付随する細かい管理を担当者が担うことになります。

社用車における車両管理を徹底すべき3つの理由

車両メンテナンスによる事故リスクを軽減するため

企業は、重要な資産であるヒトと車を守る義務があります。とくに車は、精密機械であるため、メンテナンス不足になると不具合を起こし、事故を誘発する可能性が高まります。つねに車両の健康状態を把握して適切な点検とメンテナンスを施し、車両トラブルによる事故を必ず防ぎましょう。

適切な予定管理によるコスト削減を実現するため

道路状況や天候の変化と社用車の動態管理を踏まえた上でスケジュールを組むことができれば、走行ルートの最適化に向けて車両を効率的に使用できるようになりますし、無駄な燃料消費も防ぐことができます。さらに、走行ルートの最適化によって車両の通算走行距離が短縮できれば、それだけ車両の寿命も長くなりますし、燃料代を押さえて次回の購入費にあてることも可能です。

従業員の安全運転意識向上につながるため

社用車を従業員が運転していて万が一事故を起こしてしまった場合、その責任はドライバーだけでなく、社用車を管理する企業にもおよび、金銭的・物的損害はもちろん、事故の状況によっては社会的・道義的な信用すら失いかねません。社用車管理を徹底しているという事実を従業員に周知させるだけでも、社用車を大切に正しく使おうという意識を芽生えさせることができます。

車両管理で大事な3つのポイントと業務内容

事業規模や社用車の保有台数に応じて、社用車管理選任の担当者を配置し、安全な運行を実現するために、次の3つのポイントを押さえましょう。

【ポイント１】安全運転管理者を選任する

「道路交通法施行規則」では、乗車定員11人以上の自動車1台、またはその他の自動車を5台以上所有している事業者は、安全運転管理者を選任しなければならないと定められています。

安全運転管理者についての参考資料ダウンロードはこちら。

同法では、安全運転管理者の業務内容について以下を掲げています。

• 運転者の適性や処分等の把握
• 運行計画の作成
• 交替運転者の配置
• 異常気象時等の措置
• 点呼等による安全指示
• 運転日誌の備え付けと記録
• 安全運転指導
• 酒気帯び確認の記録と保存
• 運転前後の酒気帯び確認

安全運転管理者を選任したら、選任した日から15日以内に「自動車の使用の本拠を管轄する公安委員会」に届け出をしましょう。選任基準に該当しているにも関わらず安全運転管理者の選任をしていなかった場合は、5万円以下の罰金を科されますのでご注意ください。

【ポイント２】車両管理規定を作り、点検・メンテナンス・保険・税金などを管理する

車両管理の方法を社内で統一するには、車両管理規定を作成し、社用車の運用ルールを厳格化しましょう。車両管理規定には、次の9つの事項を盛り込み、それぞれ運用を行います。

1. 安全運転管理者の選任
   ポイント1でも述べた基準を満たす企業は、安全運転管理者を選任しなくてはなりません。

2. 車両管理台帳の作成
   社用車一台一台を管理するために必要なのがこの台帳です。台帳には、次の項目を記載します
   ・車両本体に関する情報・・・車名・ナンバー・登録年・型式・色など
   ・入手方法に関する情報・・・購入orリース・新車or中古・入手先など
   ・車検・整備に関する情報・・・車検期限・整備状況・整備工場名・定期点検記録など
   ・税・保険に関する情報・・・自動車税納付状況・自動車保険加入状況・保険会社名＆緊急連絡先など
   ・所属などに関する情報・・・使用部署・主たる使用者・所属の変更履歴など
   ※車検証、保険、免許証などの写しもあるとなおよし
   
   台帳を作成したら、定期的にチェックを行い、適切に社用車が管理されているかを確認します。もし、不足があれば適宜、是正・指導を実施しましょう。

3. 運転者台帳の作成
   運転者台帳は、交通事故発生時などに的確な対応を行い、管理責任を果たしていることを主張するために重要なものです。社内の規定に運転者台帳を作成します。

4. 安全運転の確保
   各ドライバーには交通ルールを守り、無事故無違反の運転を心がけさせる必要があります。無免許や免許失効、飲酒運転、速度超過、シートベルト未着用などが起きないよう、安全運転徹底の内容を記載します。

5. 社用車の保守点検および整備
   車両の整備や点検は、ドライバーの安全を守り、事故を未然に防ぐ必須の対策です。定期的にチェックを行いましょう。

6. 保険の付保
   自動車損害賠償責任保険の加入、任意保険の加入について、その内容と詳細を記載します。

7. 社用車の私的使用の禁止
   業務外における社用車の利用は、事故のリスクを高めます。業務時にやむを得ず使用しなくてはならなくなった場合は、許可書の提出を求めましょう。

8. マイカーの業務使用
   業務内外の区別がつきにくくなるため、マイカー使用の判断は慎重に行いましょう。マイカーで通勤時や業務中に事故を起こした場合、会社にも損害賠償責任がおよぶことも考えられます。

9. 事故の際の対応
   1つの交通事故が企業に与える経済的損失、社会的ダメージは多大なるものです。そのため、事故発生時の対処、責任の所在などについても事前に規定に定めましょう。

【 ポイント3】管理部門を明確にして運用する

社用車における車両管理をどの部署で何を管理するのかを明確にしましょう。たとえば、総務部が定期点検や自動車保険、車検などを一括管理し、入出庫の確認、鍵の保管、洗車などの日常的な管理は社用車を利用する各部門が担当するなど、担当業務と役割を明確にしましょう。また、「使いたい時に社用車が使えない」といった事態が発生しないように、使用状況を可視化した予定表も作成・管理するとベストです。

車両管理３つの課題「コスト」「私的利用」「保険」

コスト管理

従業員の安全確保やコンプライアンスの順守など、社用車における車両管理を行う理由はいくつもありますが、最小限の費用で最大限の効果を上げるために、コスト面の管理も重要な課題の一つです。

会社の規模や用途、目的などに応じ、クルマを購入するかリースにするかを決めたら、契約を結ぶ前に複数の業者で相見積もりを実施し、価格・料金だけではなく、費用対効果や自社のニーズにあったプランを選択しましょう。また、車検・メンテナンス・自動車保険といった維持コストも合わせて考える必要がありますが、メンテナンス付きのリース契約であれば、車検やメンテナンスに関する費用をその都度検討する手間が省けます。そうした点も含めて適切なプランを選びましょう。

私的利用

マイカーを社用車として活用したり、社用車のプライベート利用を許可したりしている場合、業務と私用の線引きが曖昧になるケースも少なくありません。運転日報の記入・提出や、社用車使用許可の申請も含め、今一度プライベート利用についてのルールを周知徹底させましょう。

自動車保険

毎日のように長時間にわたって社用車を業務利用していれば、交通事故のリスクは高まります。そうした観点からも、社用車を保有する企業にとって自動車保険（任意保険）への加入は、万が一の備えとして不可欠とも言えるもの。そのため、どの保険が適切であるか、しっかり吟味して加入をしましょう。

たとえば、所有している社用車が10台以上の場合、自動車保険をフリート契約にすれば契約台数が増えるほど保険料の割引率が大きくなるため、保険料を節約ができます。ただ、等級が存在しないフリート契約では、過去に事故を起こした時に支払われた保険額により保険料が決まるため、状況によっては個別に加入したほうが安あがりになるケースも。

いずれにせよ、万が一従業員が業務中に社用車で事故を起こして相手に損害を与えた場合、その賠償責任は会社が負うことになるため、任意保険への加入はもちろん、社用車を運転するドライバーの安全運転教育を徹底するなど、日頃から事故防止対策を行いましょう。

社用車の車両管理には事故対応も含まれる

車両管理には、万が一の事故時のオペレーションも含まれます。ちょっとしたミスや誤作動など、事故はさまざまな要因が重なって起きるもの。もし、社用車で事故を起こしてしまった場合、どのような対応が必要になるか、シミュレーションをしながら考えてみましょう。

交通事故を想定したマニュアルの作成

管理者にもドライバーにも、事故が発生した場所や被害状況を把握したうえで、事故当事者となった従業員及び相手側の安全を最優先に考え、適切な行動ができるよう、事前に「事故発生時対応マニュアル」を準備、周知させます。なお、事故発生時対応マニュアルには、事故の報告経路や事故処理の手順、責任の所在や保険会社の連絡先なども記載しておくとベスト。

自動車保険・損害保険の加入状況を再確認しておく

業務中の従業員が起こした事故の場合、基本的には会社が加入している自動車保険を使用することになります。そのため、運用中の社用車が任意保険に加入しているか、期限が満了していないかなど、管理者は日頃からこまめに確認しておきましょう。また、事故の程度や運転していた従業員の過失の程度によって、会社として支払った賠償額のうち責任に応じた賠償額を従業員に求めることも可能ですが、それには法的根拠と事前に定めた社内規定などの存在が必要です。

業務外で事故を起こした場合の対処法を考えておく

一方、従業員が社用車を業務外で使用し事故を起こした場合は、従業員が損害賠償責任を負うことになります。運用の有無、ルールを含め、今一度見直したり、社員に利用時の注意を促したりするなど、リスク管理を強化した運用方法を検討しましょう。

社用車の事故にはたくさんのリスクがつきまとう

免許がないのに大型自動車を運転させたり、積載制限を超えた荷物を載せて運転させたりと、会社側が違反運と知っていながらも容認することは、道路交通法では禁止されているとともに違反行為に使用された自動車に対して最大6ヵ月の使用制限処分が課され、ドライバー、安全運転管理者の処罰や使用者・事業主の両罰規定による処罰も起こりえます。そもそも、時間的に無理な運行計画を立てるのではなく、安全運転で効率よく業務が回るように計画そのものを見直すべきですし、経営陣が万が一の事故を迅速に把握できるよう、最短の連絡網を整えておく必要があります。

程度によっては事故が知れ渡ることで企業の取引先や顧客、ひいては社会からの信用力の低下を招いてしまいます。解決までには数年を要することもありますし、弁護士が介入するケースもあるため、会社にとっても大きな負担になりかねません。車両管理ができていない企業ほど、社用車が事故を引き起こしてこのような責任や損失を受けるリスクが高くなってしまいます。つまり企業にとっての車両管理とは、これらの損害を回避するためのリスクマネジメントのために必要不可欠なものだと言えるでしょう。

高度な車両管理で企業とヒト、車を守る！

スマートドライブが提供する「SmartDrive Fleet」は、車両とドライバーの管理をどちらも実現できる高精度な車両管理システムです。リアルタイムの動態管理をはじめ、ドライバーの勤怠管理、運転日報の自動作成、ドライバーごとの運転のスコアリングなど、車両管理に必須の機能を多数、備えています。営業スタッフや配送ドライバーの運転や行動を可視化・把握したいという事業者はもちろん、社用車をより効率的に管理したり事故を削減して修理代や保険料を少しでも抑えたい場合は、ぜひこちらから資料請求ください。