様々なリスクからスタッフを守るために重視したのは、通信型ドライブレコーダーの「現場での使いやすさ」

ドライブレコーダーの最も大切な役割は、記録によって社員を守ること。株式会社相互美装では、スピーディーな事故時の検証を行うために、SDカード型から通信型へドライブレコーダーの切り替え検討を進めていました。選定の際に重視したポイントは、動画だけではなく「現場での使いやすさ」だと言います。その理由は何なのか？実際に選定に携わった釜ヶ谷様へお話を伺いました。

ビルメンテナンス事業を中心に、多方面にビジネスを展開

始めに御社の事業内容について教えてください。

株式会社相互美装では、現在3つの事業を展開しています。1つ目が、創業時からのメイン事業である店舗・ビル清掃といったメンテナンス事業。2つ目が、私も所属している医師の転職支援事業。3つ目が、広報誌やチラシ・パンフレットなどの企画作成事業です。

かなり広く事業を展開されていらっしゃるのですね。

そうですね。事業内容が事業部ごとに大きく異なりますので、基本的には社内の役割もそれぞれ独立しています。私自身は医師の転職支援事業を担当しておりますが、SmartDrive Fleetを導入したのはビルメンテナンス事業で使用している車両となります。私の父が相互美装の代表ということもあり、新しい機器や仕組みの導入・制度設計など、事業部に関係なく幅広く関わっていますので、基本的には私が新しいサービスの選定や導入を行い、運用はそれぞれの業務を担当している事業部に引き継いでいます。

SmartDrive Fleetの他にも、携帯電話で写真を撮るだけで業務日報の作成が完了する仕組みを取り入れたり、最近は動画を利用した教育訓練の仕組みの導入なども始めました。

SDカード型から通信型へ、ドライブレコーダーの置換検討を開始

さまざまな新しいサービスを導入される中で、車両管理システムの利用を検討しはじめたきっかけを教えてください。

きっかけは昨年の12月初旬にあった事故です。清掃用車両には以前からSDカード型のドライブレコーダーを取り付けていました。ですが、事故があった際に肝心の録画データをすぐに確認できなかったのです。車両本体をディーラーさんに預かってもらっていたことから、SDカードがなかなか回収できず、「なぜ事故があったのか」という検証がすぐに出来ませんでした。

それで色々と調べていくと、「ドラレコがインターネットに繋がる通信型であれば、SDカードを抜かなくても録画データを確認できる」ということを知り、何社か比較検討しました。その中で今回、ユピテルさんの通信型ドライブレコーダーを選定したという形です。

御社は元々ユピテルさんとのお付き合いがあったのでしょうか？

いえ、私が元々ユピテル製品をプライベートで使用していたので、それで調べたところユピテルさんも通信型のドライブレコーダーを取り扱っていることが分かったので、私から問い合わせを行いました。その製品がまさにSmartDrive Fleetと連携している製品だったということです。

複数社のサービスを比較検討されたということですが、選定のポイントをいくつか教えていただけますか？

まずは、GPSで走行ルートの軌跡が綺麗に取れるかどうか。

業務上ビルの間などの細い道に入ることも多く、正確にどこをどう走ったのかが分かり、管理できるというのは重要でした。SmartDrive Fleetは比較した中ではかなり綺麗に軌跡が取れていたのが、ポイントが高かったです。他社さんのサービスの中には2-3分に1回の頻度でGPS情報を取得するというものもあったのですが、車のスピードを考えるとそれでは軌跡がうまく取れない場合があります。

次が管理画面の使いやすさです。先ほどお伝えした通り、導入は私が担当しますが、実際の運用は事業部のメンバーが行います。ですので、直感的に理解しやすいものでなければいけないと思っていました。

使いやすさというのは、具体的にはどういう点でしょうか？

車両管理システムの管理画面を開いたときに、「どこに何の機能があるか」が分かりやすいかどうかですね。機能が沢山あったとしても、使い方や表記が分かりにくいと、結局使わなくなってしまうのではないかと思っていまして。

SmartDrive Fleetでは「リアルタイム」「日報」「動画」などがシンプルに配置されており、この表記であれば初めて利用するメンバーにも分かりやすいのではないかと感じました。車両管理システムの管理画面は、比較検討していた4社とも確認したのですが、SmartDrive Fleetが一番使いやすそうだなと思いました。

「現場での使いやすさ」を重視する理由

通信型ドライブレコーダー検討のきっかけは「事故時にすぐに検証対応ができるようにするため」でしたが、選定のポイントは動画そのものよりもデータの正確さや運用時の使いやすさである、という理由を教えていただけますか？

現場に向かうスタッフを守りたいという想いが根底にあるからです。

弊社は、夜間施設の方が退勤された後に清掃をさせていただいています。例えばですが、設備の破損や盗難といった問題が起こった時、「弊社は何時までここにいました」という証明をしなければならないのですが、今までは証明する手段がありませんでした。

ですが正確に走行履歴が取れれば、「2時には施設を出ました」「この時間はここにいました」というの事実として証明することができるようになります。しっかりと運用することで、そういう使い方も出来るのではないかなと思ったのです。

確かに現場のスタッフを守る上で、エビデンスがあることは重要ですね。

そうなんです。また、我々の現場は関西一円と非常に広範囲です。お客様から急な問い合わせが入って、本社から京都にいるスタッフに「兵庫まで応援に行ってくれ」と依頼する場合もあります。しかし、当然結構な距離があるので、現場スタッフには大変な負担がかかってしまう。その際に例えば本社スタッフが大阪のすぐ対応できるスタッフがいることを確認できれば、京都ではなく大阪にいるスタッフに行ってもらうように依頼が出せます。SmartDrive Fleetであれば、そういった臨機応変な使い方もできるのではないかと感じました。

本社の方がリアルタイム画面を見て、依頼先を考える、ということでしょうか？

はい。本社スタッフも、急ぎの案件に対してはどうしても「早く行ってほしい」という気持ちがあるので、あまり現場の場所を考えずに時間だけを見て依頼を出してしまう場合があります。普段現場に行くことがないので、どうしても「移動時間がどれくらいか」「1日連続でどれくらいの運転することになるのか」などをあまり深く考えずに、依頼を出してしまうのです。

それに対し現場からは、「もっと近いスタッフがいたんだからそっちが行ったほうが良かったんじゃないか」などの不満が出てしまう。そういったコミュニケーションの問題が以前から課題としてありましたので、そこも解消してきたいなと思っていました。

現場の負荷を可視化することは、誰にとっても良いこと

先日、弊社のCS（カスタマーサクセス）へ「オプションレポート」についてご質問をいただいたと伺っています。どのあたりに興味を持たれたのでしょうか？

各スタッフの総走行時間や連続移動時間をサマリで見たかったためです。夜間移動で遠方に行くことも多いのですが、先ほども少しお伝えした通り、予定を組むスタッフは、距離ではなく時間や日程といった部分を重視して予定を組みます。ですが、実際に運転をするスタッフにとっては、長時間運転が続くと事故リスクが高まってしまう。

そこをどう管理していくのか考えるときに、移動時間や距離、訪問先の履歴を簡単に把握できれば、「先月は100時間近く運転しているので今月は近い現場に変えてください」などといった考慮ができるようになるのではないかと。

我々のタイムカードは依頼先の現場でしか押さないので、運転時間は労働時間としてカウントされませんが、実際には運転も労働の一つであると言えます。事故の原因を未然に防ぐという意味では、走行時間や距離というものはいつでも把握できるようにしておきたいと思ったのです。

確かにおっしゃる通り、移動時間や距離は直接売上に繋がる訳ではないため、見落とされがちな部分です。

そうですね。タイムカードは00:00に切っていても、その後帰ってくる時間が2:00の人もいれば、00:30の人もいる。彼らが同じであってはいけないと思っているので、そこを簡単に、誰がどれだけ走っているのが把握できるようにしたいです。

これまでは「移動時間が多そうだな」といった感覚でしかなかったので、それをもう少し具体的に見える化していかないとと思っています。それに今はまだスタッフも元気ですが、だんだんと年齢もあがってきますし、その辺りも考えないといけないですしね。

データがあると、感覚ではなく明確な基準を持った話にすることができますね。

さらに、予定を組むスタッフにとっても、「これをみて、こういうルールで予定を考えてください」と伝えることができるので、新しい人や不慣れな人でも予定が組みやすくなります。

本社と現場がお互いの状況を理解し不平不満が解消されていくことは、誰にとっても良いことですので、そこをまずは目指したいです。

導入後すぐに感じた効果・今後への期待

SmartDrive Fleetを導入して数か月。既に御社の中で変化があったことがあれば教えてください。

まず一番は、安全運転への意識が変わりました。これからは通信型ドライブレコーダーをつかって運行管理をします、というアナウンスを出したことが抑止力になったのか、意識が高まったと思います。どうしても車の中は家のような感覚になってしまう部分があり、そこが気のゆるみに繋がることもあったのかなと思うのですが、やはり運転している以上「事故を起こさない」という意識は常に持ってもらいたいですし、実際にみなさん意識的に運転に気を付けようとしてくれています。

もう一つは、SmartDrive Fleetを入れるまで、車両管理がかなりざっくりしたものだったことに改めて気が付きました。実のところ、オイル交換ですら誰がいつ行ったのか分からないような状態だったんです。SmartDrive Fleetには車検情報や免許情報が記録できますので、現在リマインダー機能と合わせて活用していこうとしています。この機能を利用して、例えば新たに車両担当者というのを決めて、車両を管理していってもいいんじゃないかと考えるようになりました。

最後に、今後弊社のサービスやサポートに期待していることがあれば教えていただけますか？

弊社では基本的に誰がどの車に乗るかほぼ固定されているのですが、時々違う人が乗る場合もあります。そんな時に、すぐに誰がのったのかを把握できる仕組みがあるといいなと思いました。

また、先日発表されたSmartDrive FleetとLINE WORKSとの連携は非常に気になっています。弊社は日々のコミュニケーションにLINE WORKSを使っているので、その中で走行に関するやり取りもできれば、とても便利になりそうだと思いました。

サポートの方には色々と丁寧に教えてもらっており、私も他のことに取り組んでいてついつい忘れてしまうところを、しっかりとサポートしてくれるので非常に助かっています。オンラインで画面を見ながら対話ができ、一緒に解決できるというのも嬉しいです。今後ともよろしくお願いします。

釜ヶ谷さま、ありがとうございました！