簡単な入力だけで完結。電話連絡を廃止し、配車作業にかかる時間を50%削減

簡単な入力だけで完結。電話連絡を廃止し、配車作業にかかる時間を50%削減
一般社団法人広島市医師会臨床検査センター
業種
医療
管理車両台数
52台
事業内容
会員および周辺医療機関からの検査受託、滅菌消毒業務、ホテルおよび飲食店等の検便検査、学校検診(心臓・尿)、広島県・広島市先天性代謝異常症マス・スクリーニング検査、検診用耳鏡・鼻鏡・歯鏡の滅菌貸出し業務
地域
広島
従業員数
159名<2023年12月現在>
活用目的
コスト削減 / 安全運転強化
利用デバイス
ドライブレコーダー型

医師会立の検査センターとして医療機関の検査を受託する一般社団法人広島市医師会臨床検査センターさま。車両は365日朝から夜まで稼働していますが、検体などの集荷漏れは決してあってはならず、その管理や配車作業は管理者もドライバーも神経を使うもの。今回は、集荷スタッフの管理や配車業務を担うお二人に、業務効率を改善し、正確かつ迅速な対応を実現したSmartDrive Fleetの活用方法をお聞きしました。

インタビュイー:
営業課長 中本 啓太 さま
品質保証室 室長 兼 コールセンター責任者 藤井さま
導入サービス:
SmartDrive Fleet ドライブレコーダー型デバイス

広島市を中心に大規模事業を展開。1,000を超える医療機関の検体を回収

事業内容やお二人の業務についてお教えください。

中本さま(以後、敬称略):弊社は臨床検査会社です。医師会立の検査センターとして医療機関の検査を扱う事業をしております。昭和37年に、広島市医師会の先生方の意見共有、そして原爆被爆者の検診ができる場所を作ることの2点を目的に設立されました。当時は広島市内のみでしたが、近隣の医師会からの要望をお受けして、現在は広島市とその周辺の地域を中心に約1,000の医療機関とお取引をさせていただいております。
私自身は営業課の顧客対応や、医療機関に出入りする約60名のスタッフの管理をしています。

藤井さま(以後、敬称略):私は、品質保証室の室長をしております。メインはISO15189という国際規格の認定の継続や5S活動です。また、コールセンターの責任者も兼任しています。

車両はどのように使用されているのですか?

中本:基本的には医療機関の検体回収のために使用しています。また、私も含め営業担当者がいるので、直接医療機関へ対応に行く際にも使います。
365日車両を使用しており、通常は37個の決まったコースを回っていますが、コースを担当する人と、連絡を受けて急ぎで取りに行く至急担当が5名ほどいます。だいたい朝8時半から20時までは稼働してるような感じです。午前と午後の2回に分けて拠点を回りますが、半日でおおよそ15から20の拠点に行きます。

配車・事故対応・アルコールチェック。3つの課題を解決したい

朝8時半から夜の20時まで1日30〜40の拠点を回るとは、耳にするだけでもかなり大変だという印象です。そのような中でSmartDrive Fleetの検討を始めた理由をお聞かせください。

中本:理由は主に3つありました。1つ目は、検体の回収に向かう集荷員の現在地がわかる仕組みが欲しかったことです。2つ目は、約50台の車両が長時間稼働するので、事故が時々起きてしまうのですが、事故対応のために通信型ドライブレコーダーを導入したいというのがありました。そして3つ目は、アルコール検知器を使用したアルコールチェックが法令で決まったので、運用を紙ではなくデジタルだけでできないかと思っていたことです。そのような時にスマートドライブのサービスを知り、その仕組みが良いなと思って検討し始めました。

藤井:以前は、集荷員に向けてコールセンターから電話して現在地を確認し、病院の近くにいない場合はまた違う人に電話をかけるなど、配車する上で誰がどこにいるかというのを、電話をしながらずっとやり取りしていました。
コールセンターでは、コース表という紙を見ながら、車両の位置と時間を予測して作業していたので、本当に苦労しました。また、口頭指示だと時間がかかりますし、都度連絡すると、コールセンターの人も経験がある集荷員に電話をかけてしまうことが多く、業務負担に偏りが生じてしまうこともあったのです。
特に急な検体回収の依頼など普段と異なるときは、配車が上手くできず、コール担当者も骨が折れましたが、集荷側も複雑な配車をされると不満が募り、大変な時期がありました。

配車にかかる時間を50%削減

SmartDrive Fleetはどのように利用されていますか?

藤井:まずコールセンターでは、SmartDrive Fleetの「作業」というタスク管理ができる機能を利用しています。受電後、施設名をタイトル欄にコピー&ペーストし、担当欄で担当者の名前を選択、そしてメモ欄で「AM検体」など指示を記入して登録しています。登録後にLINE Worksで担当者に「スマートドライブ」と送信し、連絡を受けた担当者がSmartDrive Fleetアプリの「作業」から確認、集荷後に完了ボタンを押すという流れで運用しています。完了ボタンを押すと、タスクの完了がコール側にフィードバックされるので、電話をしなくてもドライバーとコールの双方が「指示が来ている」「指示を受け取ってくれた」と認識でき、非常に便利だと感じています。
以前は電話のやり取りで1〜2分かかっており、不在時の折り返し対応なども発生していましたが、SmartDrive Fleetの機能を利用してからは入力するだけなので15秒くらい、LINE Worksで送信するのを含めても30秒ほどで完了するので、圧倒的に早くなりました。

また、検体には当日に検査をしないと上手くいかないものもあるため、集荷漏れはあってはならないことなのですが、SmartDrive Fleetの「作業」一覧とコールセンターの受電一覧で最後に照合できるようになったことで、集荷漏れがなくなりました。

中本:ドライバー側も同様で、コース表を見ながら集荷を進めるのですが、紙だけだと対応が漏れてしまうこともありました。しかし、SmartDrive Fleetを導入してからは、自分で「行きます」とアクションが取れること、および一覧画面から自分が集荷に行ったのか行っていないのかということが一目でわかり、コース表と見比べることもできるので集荷漏れがなくなりました。これは大きな効果だと思います。コース表とは別にメモなどを紙で渡していたのも不必要になり、ペーパーレス化で負担も減りました

他に利用されている機能はありますか?

中本:日報機能です。誰がどこの病院に何時に行ったかということを紙に書いているのですが、そこに記された情報が正しいか否かを精査するためにSmartDrive Fleetの日報と照らし合わせています。実際に行っている時間と異なる場合に、SmartDrive Fleetでの実績を基にドライバーと会話をすることができるため、助かっています。
また、運転スコア機能も利用しており、年に1回スタッフと面談する際には、安全運転診断レポートを各担当者に渡し、運転傾向などについて話しています。

何か安全運転に効果などは感じられましたか?

効果については、日々の運転スコアが明確に点数化されるので、自分の運転は周りと比較してどうなのか気になるということもあり、安全運転を以前より意識していると感じています。良い点数を取るために工夫しているのが伺える様子です。
簡単にドライバーごとの紐付けができ、他者と混合せず自分だけの運転実績がわかるところが良いですね。公平感があって、ドライバーのモチベーションも高まります。

デジタルを活用し、運用に容易さと正確さを

SmartDrive Fleetを導入して良かった点やおすすめポイントなどありましたらお聞かせください。

中本:これまですべて紙で管理していたものがSmartDrive Fleetによって運用しやすくなったのが一番大きいポイントだと思います。また、アプリのバージョンが次から次へと更新され、そのたびに機能も充実していくという印象を持っています。弊社の運用で合うものがあると良いなと思いながら、実際にもいろいろ使わせていただいています。

藤井:私はリアルタイム機能がおすすめです。中には、実際の車両の位置情報と少し時間差があるものもあると思うのですが、SmartDrive Fleetは本当にリアルタイムの情報がわかるので驚嘆しました。5分経過すると車両の位置もだいぶ変わるので、正確に測定してくれて緊急の対応が必要なときに助かっています
そして、コールセンターとしてはやはり「作業」の機能です。タスクを共有して文字でやり取りができるので、タスクが曖昧にならず、正確性や迅速性が高まりました。この機能はこれからも使い続けたいです。

今後SmartDrive Fleetに期待している部分はありますか?

中本:タスクを設定した際に通知がドライバーに表示されるようになると良いなと思います。そうすれば、配車をする側もドライバー側も業務効率がさらに向上するはずです。

藤井:毎日多くのタスクをSmartDrive Fleetを通じてドライバーに依頼しており、今はドライバーにタスクを作成したことを伝えるために、LINE Worksで再度連絡をする必要があります。ドライバーもLINE Worksを見てからSmartDrive Fleetを確認するという作業が発生しているので、可能ならば、通知機能があると良いなと思っています。現在はSmartDrive Fleetでの打ち込みに15秒、LINE Worksでの連絡に15秒と2倍ほどかかってしまっているので、LINE Worksでの連絡を省略できたらその効果は絶大だと考えています。

ありがとうございます。開発を進め、引き続きアップデートさせていただきますので、ぜひ今後ともよろしくお願いいたします。

※弊社では、2024年7月29日に、アルコールチェックが未実施であった場合や酒気帯びを検知した場合に、ログインユーザーにブラウザ上でお知らせするプッシュ通知を実装いたしました。今後、継続して機能範囲の充実と整備を進めていく予定です。

SmartDrive Fleet 導入事例 -完全版-

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SmartDrive Fleet を使って業務効率化や労務管理、
安全運転推進などを実現している成功事例をご紹介します。

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