導入月に車両コストを40％削減。コロナ禍を乗り切るための、車両管理システム活用術

コロナ禍によって大きな打撃を受けた冠婚葬祭業。全国でサービスを展開するメモリード様も例外ではありませんでした。佐世保事業部でも経費やコスト削減の施策を進める中、目をつけたのは「車両のムダ」と「事故の防止」。
迅速な意思決定と走行データの活用によって大幅なコスト削減を実現した、株式会社メモリード 佐世保事業部の川口さまにお話を伺いました。

株式会社メモリード (佐世保支店）https://www.memolead.co.jp/
インタビュイー：佐世保事業部 事務部門課長　川口 由美さま
導入サービス：
SmartDrive Fleet ドライブレコーダー（Yupiteru製）32台・シガーソケット型5台
オプションレポート（安全運転診断レポート・稼働効率レポート）

全国で冠婚葬祭事業を手掛けるメモリードさま

はじめに、御社の事業内容と川口さまのご担当業務を教えていただけますか？

株式会社メモリードは、あらゆるシーンでお客様とつながる「互助会システム」を基に、結婚式やご葬儀儀式などのサービスを提供しております。その他にもホテルやレストラン、貸衣装、保険の代理店事業なども行っております。

私は佐世保事業部の事務部門に所属しており、主に経理業務を担当しています。しかし、昨今はコロナ禍の影響もあり、「ひとりひとりが担当領域を広げていこう」という流れの中で、今では経理だけでなく総務関連の業務なども幅広く行っております。

SmartDrive Fleetの導入以前は、どのような課題があったのでしょうか？

弊社はお客さまのところに出向いて営業をするというのが主なスタイルで、その際に社有車を使用しています。

佐世保事業部では53台の車両をリースしていたのですが、駐車場に社有車があるにも関わらず、自分の車を使用して営業に向かう、というような場面を何度か目撃していました。「社有車が空いているのに、なぜ使わないのだろう？」と以前から疑問に思っており、ムダがあるのなら削減したいと思っていたのです。

また、安全運転の面でも、SmartDrive Fleet導入以前は車両事故が多かったように思います。営業は基本的に一人で回ることが多く、かつ長距離を運転しますので、どうしても油断してしまうのだと思います。

導入を検討されたきっかけは何でしょうか？

一番はコロナ禍の影響です。コロナ禍で売上が減少する中、少しでもコストを減らすために、①経費の削減、②業務内容の改善、③事故防止という3つの見直しを目標に掲げ、良いシステムがないか検討していたところで、SmartDrive Fleetを知りました。SmartDrive Fleetで車両の位置や稼働実態が把握できれば、掲げた３つの目標達成に役立つのではないかと考えたのがきっかけです。

先行して車両削減を実施。運用方法の見直しも。

導入後、御社ではどのような取組みを実施されたのかを教えてください。

まず、佐世保事業部で抱えていた53台の車両を、SmartDrive Fleet導入後に32台にまで削減しました。リース料や車両維持費などを含め、コストとしては40%ほどの削減が出来たということになります。

台数の削減によって、会社外に契約していた駐車場を解約し、全ての車両を弊社の敷地内に移動することができました。おかげで、年間を通して数百万円単位での経費削減を実現しています。

また、これまでは各部署（結婚式場、葬儀場、営業部）ごとに車両を管理していたのですが、このままでは以前のように「（他部門の）社有車は使用できるのに、自家用車を使う」という場面が出てムダが発生すると考え、すべての車両を一括で管理・利用するという運用に変更しました。

SmartDrive Fleetを活用する前は「本当に台数を減らして大丈夫か」という不安もあり、中々踏み込めなかったのですが、利用していく中で、問題なく運用できている手応えを感じました。導入して良かったと思っています。

車両削減の意思決定まではどのような過程だったのですか？

導入した月に、車両削減に取り掛かりました。ご提案を頂いた段階で、車両予約機能を利用すれば、誰でも車両の使用状況を把握できるということが分かっていたので、その機能を使って融通しあってくれれば先行して台数を削減しても業務上問題は無いだろう、と判断したのです。

車両予約、リアルタイム、月報、運転スコア…搭載機能をフル活用

コスト削減に成功した今、主に使用している機能を教えてください。

まずは、車両予約機能です。空いている車両が一目でわかり、自分のスマートフォンで予約できるのが非常に便利ですね。この機能により、急遽お客さまの送迎で車両が必要になった場合でも、他部署の車両を確認して使用することができるようになりました。

次によく利用しているのが、リアルタイム画面。一人ひとりがスマートフォンで走行状況を見ることができるため、ヘルプが必要な際などは「近くにいるAさんにお願いしよう」という判断をドライバー同士で行うことができるようになりました。

その他にも、弊社では月間の走行距離に合わせて移動補助費用をお渡ししているのですが、月報機能で1ヶ月間の走行距離などの状況がわかるため、非常に助かっています。毎回記録する必要がなくなり、事務作業の手間が省けました。

目標の一つにあった「事故削減」についてお伺いします。こちらの達成に向けて、現在活用している機能はございますか？

走行履歴で算出される運転スコアとアラート機能です。

危険操作が生じた際にアラート通知が来るので、「自分のスコアや運転状況はどうだろうか」とドライバー自身が意識するようになりました。SmartDrive Fleetを導入するまでは、年間で軽微なものも含めて13〜14件ほどの事故が発生していましたが、導入後3ヶ月間は事故が発生しませんでした。

残念ながら直近で2～3件ほど事故が発生してしまったのですが、 その際は事故の様子が全てドライブレコーダーの動画に残っていたため、事故の状況を把握でき、再発防止に努めることができました。

走行データをオイル交換管理や表彰制度に活用

SmartDrive Fleetは、走行した履歴をデータとして蓄積し、活用できることも特長の一つです。御社ではどのように活用されていますか？

走行データの活用方法の一つは、オイル交換管理です。各車両の走行距離に応じて、オイル交換の時期などを計算し、皆さんに通知しています。また、稼働率を確認することで、古い車両や稼働が少ない車両のリースアップや、新しい車両の導入の検討、申請なども行っています。

もう一つは安全運転の啓蒙です。月初めの進発式という全社員が集まる会合があるのですが、そこで1ヶ月分の走行データを基に、佐世保事業部内で運転スコアが高いドライバー上位2名を選出し、「ベストドライバー賞」として表彰しています。

1位には弊社レストランで使える一万円のペアチケット、2位にはピザ購入券を2枚贈呈し、社内でも好評です。ぜひとも表彰を目指して安全運転を意識できるようになってほしいですね。

佐世保事業部さんでのこのような取り組みは、他支店の方々に案内や通知、ご紹介されるということはあるのでしょうか？

月に1回各事業部長と役員が集まるので、そこで佐世保事業部で行っている取り組みとして、紹介しました。他の事業部でもSmartDrive Fleetを取り入れる検討が進んでいるようです。

事業部が一丸となって、コロナ禍を乗り越える

最後に、佐世保事業部さまの今後の抱負をお聞かせください。

長引くコロナ禍で、佐世保事業部は大きな打撃を受けました。そんな中で、私たち一人ひとりが「支店運営のために」という想いをもって一致団結して取り組んできたからこそ、コスト削減や安全運転の推進が出来たと感じています。

皆の危機感と協力的な姿勢が、思い切った施策への後押しになりました。今後もこの想いを忘れず、一丸となって様々なことに取り組んで行きたいと思います。

素敵なお話をありがとうございます！引き続き今後ともよろしくお願いいたします。