ドライバー約80名の負荷が限りなくゼロに。社内規定の変更にも繋がった車両管理のデジタル化とは？

ドライバーの運転状況を把握するために、記録と保存が義務付けられている運転日誌。手書きの紙で運用をしている企業も少なくはありませんが、日々の日報作成の手間や管理者による内容の確認、ファイリングにかかる時間など、記録するにも管理するにも大きな負荷がかかっているのが現状です。三菱電機冷熱プラント様では、抜け漏れを防ぎ、確実に管理を行うために、デジタル管理ができる車両管理システムを導入しました。デジタル化によって社内での運用ルールを大幅に変えることができただけでなく、安全運転を意識するドライバーも増えたと言います。導入前後の変化について、同社の片井様、近藤様に詳しくお話を伺いました。

インタビュイー：
三菱電機冷熱プラント株式会社
https://www.mitsubishielectric.co.jp/group/plant/
管理部　総務・安全課　課長　片井様
管理部　総務・安全課　担当課長　近藤様

導入サービス：SmartDrive Fleet シガーソケットタイプ

生活のあらゆる場所で活きる三菱電機冷熱プラント様の技術

はじめに、御社の事業内容を教えてください。

片井様（以下、敬称略）：三菱電機冷熱プラント株式会社は、東京都品川区に本社を置く総合設備工事会社です。メーカー直系のエンジニアリング会社として、食品産業をメインとするさまざまな設備やシステムを手掛けています。現社名である三菱電機冷熱プラントとして創立したのは1999年。前身となる会社を設立したのは1967年ですから、今年で設立55年です。

当社の事業分野は大きく分けて、低温フードシステム事業と空調・産業冷熱事業の二つ。

低温フードシステム事業は、大型冷蔵倉庫、水産加工施設、水産市場の低温設備、食品小売や外食チェーンが生鮮品などの仕入れや加工、包装、配送などを一括で行うプロセスセンター、食品店舗の低温設備等の設計や施工を行っています。
空調・産業冷熱事業では、工場や商業施設の空調、駐機中の航空機用冷暖房装置、半導体製造などで使われるクリーンルーム、環境試験室、地中送電設備の冷却設備等の設計や施工を行っています。

事業所は東京の本社をはじめ全国に7拠点、社員数は今年の4月時点で228名。車両としては常時70〜80台が稼働していますが、そのうち3分の1ぐらいはレンタカーを運用しています。

設備工事の企画・提案から施工までを一気通貫で対応されているのでしょうか？

片井：はい、設計・営業・施工管理担当者が全国各地を回っています。お客様の現場や施設は地方にあることも多く、アクセスするには車が必要不可欠です。

近藤様（以下、敬称略）：新しい設備を作る際、完成までの期間（数ヵ月）レンタカーと家を借りて、弊社の社員が現場に常駐するのですが、そのレンタカーにSmartDrive Fleetのデバイスを装着し、運行管理を行っています。遠方にいるドライバーの稼働状況や安全が管理できますので、非常に役立っています。

ポイントは大手企業による多数の導入実績

御社で抱えていた課題を教えてください。

片井：弊社では、ずっと運行管理は手書きの紙ベースで行われてきました。運転日誌も同様で、各ドライバーが車内に設置された用紙に運行内容を記載し、管理者が後日その紙に判を押して、ファイリングするという運用でした。

運転日誌は、道路交通法で定められている通り、毎日記録・保存しなければなりませんが、手書きではどうしても書き損じや漏れのリスクが発生します。長らく紙運用を行ってきましたが、手間も時間もかかるため、何か良い方法はないかと考えていました。

ドライバーや管理者の負荷を軽減しつつ、確実に記録を残せる方法として、デジタル化すべきという結論に至りました。

もう1つの理由は安全運転対策です。昨今、あおり運転やながら運転などに起因した交通事故が社会問題化していますし、車両を業務で利用する以上、企業としても安全運転を行う社会的責任があります。事故が起きてから注意喚起や社内展開するのではなく、事故が起きる前の「ヒヤリハット」の段階でアクションを起こせるツールを求めていました。

数あるサービスの中から、SmartDrive Fleetを選択頂いた理由は何でしょうか？

近藤：幅広くサービスやツールを探す中で、車両管理システムというものがあることを知りました。「GPSによって走行履歴が自動取得できる」という部分はどのサービスも殆ど同じだと思うのですが、SmartDrive Fleetはシガーソケットタイプのデバイスであれば抜き差しが簡単なため、レンタカーを多く使う弊社でも利用ができそうだと感じました。また、手頃な価格帯とホームページの分かりやすさが目をひき、最初にスマートドライブに問い合わせを行いました。

片井：最終的にSmartDrive Fleetに決定した決め手は、大手企業の導入実績の多さです。多様な企業・業界で採用されていることから、安心して導入を進めることが出来ました。

管理画面は毎日チェック。アプリによるアルコールチェック記録も習慣化

普段はSmartDrive Fleetをどのように活用されていますか？

近藤：まずは日々、リアルタイム画面を見て、車両が何台稼働しているのか、停車時間が極端に長い車両がないかを確認しています。数日停車が続いている場合は、装着に不具合が生じていないかなど、各拠点の担当者に確認してもらっています。また、走行中のアイコンに氏名が表示されているかも確認し、共有車を使用した場合には、「氏名が表示されない=車両予約をしていない」ことになる(※)ため、「後から（氏名を）入力してください」とフォローしています。

※SmartDrive Fleetではドライバーと紐付けを行っていない車両でも、予約時にドライバー名を入力することで、車両との紐付けが可能です。

現在、最も活用しているのは日報機能です。2022年4月にアルコールチェックが義務化されてから、定期的に拠点別に日報データを出力し、アルコールチェック記録が残っているかを確認しています。「ちゃんと記録として残しているか」「その情報を、各拠点でチェックしているか」を確認するためです。

片井：地方の場合、レンタカーを1人で借りることになりますし、利用時間も不規則。それでも法令を遵守するために、実施状況を随時把握しています。

業務記録（アルコールチェック記録）も車両予約もきっちりと入力されていますね。

片井：アルコールチェックについては、実施する癖を早くつけておきたいので、注意して見ています。

近藤：初めの頃はアプリからの入力作業に操作不安があったものの、今ではどのドライバーも業務開始とともにスマホアプリを立ち上げるようになりました。ただ、どうしても業務終了時のボタン押し忘れが多いので、終業時刻を過ぎると「業務終了ボタンを押しましたか？」というアナウンスがあると嬉しいですね。今後のアプリリニューアルに期待しています。

（※追記）9/8にリリースした最新のアプリ「SmartDrive Fleet Driver」では、アルコールのチェック結果を記録する機能が強化されました。アルコールチェックに必要な８項目の記録はもちろん、業務開始前後でのチェックについても分かりやすく表示しています。

運転日誌の自動化が社内に与えたインパクト

SmartDrive Fleetの導入後、運転日誌は完全にデジタル化されたそうですね。

片井：はい。運転日誌のデジタル化によって、車両管理を担当している各事業所の運行管理責任者の工数が大幅に軽減しました。ドライバーにとっても、日報を作成する手間がなくなりましたので、そこにかかる負荷が限りなくゼロに近づいています。

以前は、運行内容の確認を週に1回運行管理責任者に紙の運転日誌を提出するというルールで運用していました。遠隔地にいる場合は、書いた紙をPDFにしてメールへ添付して送るので、ドライバーは本当に大変だったと思います。中には1ヶ月分などをまとめて送る人もいるのですが、それでは「規則を守っていない」ということになるので、社内監査のときに指摘しなければならなくて。私としても、社員が日々忙しく働いていることは把握していますし、指摘するのはとても心苦しいものがありました。

そういった手間や心理的なハードルが無くなりましたので、大幅に負荷が減ったと感じています。ドライバー70〜80人分の時間を大幅に削減できたわけですから。

近藤：負荷軽減だけでなく、何かあった際にすぐ確認ができるのも心強いですね。

片井：SmartDrive Fleetを導入したことで、負荷がかかっていたフローの部分を改善しただけでなく、社内規定そのものも、変えることができました。そういう意味では、会社全体として非常に大きな効果を得られたのではないでしょうか。

具体的に、どのように社内規定を変更されたのですか？

片井：車両という観点で言うと、今までは全車両分の日報すべてを車両単位でファイリングし、私たちが内部監査で1年に1回各事業所を訪れて確認するというルールになっていました。しかし現在では、SmartDrive Fleetを導入したことで、現地へ行かなくても、本社からの管理画面のチェックや監査ができるようになりました。移動にかかるコストの削減にもつながっています。

運転診断機能でドライバーの意識が変化した

今後活用していきたい機能はありますか？

近藤：運転診断機能を効果的に活用していきたいです。地域や地形によって危険運転の発生頻度に違いが見えてきましたので、実態をしっかりと把握して改善に努めたいと思います。

これまでも”なんとなく”危険な運転をしているドライバーがいるというのは把握していたのですが、定量的なデータとしてや、全体傾向としては把握できておりませんでした。

片井：出張の際などに同乗させてもらうと、稀に荒い運転だなと感じることがあり、実際に数値を測ってみるとスコアも低かったので、「やっぱりな」と。また、地方は道路も広いですし、車も人も少ないため、ついついスピ―ドを出してしまうこともあるのでしょう。そうした実態も、SmartDrive Fleetを導入したからこそ、わかったことです。

安全運転イベントで上位に入賞した水野様のように、高スコアのドライバーを表彰し、みんなが上を目指すというような仕組みを検討するというのも面白いかもしれませんね。

片井：その通りです。当初はスコアが低いドライバーをピックアップして、事故を起こす前に指導する運用だけを考えていましたが、今は逆に、高スコアのドライバーが評価される仕組みも整えていきたいと思います。本イベントに参加したことで、高得点のドライバーが周りに与える影響をはっきりと確認できました。意識を変えるためにも活用しない手はありません。

ドライバー賞入賞！水野様のインタビューはこちら

御社の全ドライバー様のスコアを拝見すると、導入当初から右肩上がりに点数も上昇しております。

片井：少しずつ安全運転のコツを掴むドライバーが増え、自分自身で改善ポイントを見つけるなどして、安全運転に取り組んでいるようです。事故や違反の件数に変化が出たかを見るためにはもう少し時間が必要ですが、今はスコアを含め、安全運転をさらに意識するドライバーを増やしていきたいと思います。

管理者の「悩み」をあらゆる側面からサポート

最後に、今後車両管理システムの導入を検討される方へ向けて、SmartDrive Fleetのおすすめポイントを教えてください。

片井：まずは、シガーソケットにデバイスを装着するだけで車両管理ができるという手軽さ。弊社のようにレンタカーを多く利用する企業の方には、この点は特におすすめできるポイントですね。自社保有車のように決まった車両ではなくても挿すだけで手軽に管理ができるというのは、利便性が高くとても助かっています。

2点目は、ちょっとした質問にも、優しく丁寧にアドバイスしてくださるカスタマーサポート。ユーザーとしては、どんな時もしっかりサポートしてくれるという大きな安心感がありますので、継続して使っていきたいと思えます。

近藤：SmartDrive Fleetは、管理する車両・ドライバー数が多ければ多いほど、多くのメリットがあると思います。弊社は管理者の人数の割に、管理する車両数が多いため、アナログ運用ではどうしても管理し切れない部分がでてきてしまいます。

同じような悩みをお持ちの企業さんは、ぜひSmartDrive Fleetを上手く活用してみてください。きっと、これまでの管理運用の悩みから開放されると思いますよ。