家族や患者の不安を和らげ、従業員の負担も軽減 | 訪問診療、訪問看護における車両管理システムの活用事例

愛知県にて在宅医療専門クリニックを運営されている医療法人はあと 株式会社ライブラ様では、患者さんやご家族にとって最適な医療サービスを提供するために、様々なクラウドサービスを駆使していらっしゃいます。その中で、クラウド車両管理システム SmartDrive Fleetはどのようにご活用いただいているのか、理事長の渡邉栄彦様にお話を伺いました。

在宅医療で「人を幸せに」

まず、御社の事業内容について教えていただけますか？

株式会社ライブラでは、訪問診療を行う「はぁと在宅クリニック」と、訪問看護を行う「かなで訪問看護ステーション」を運営しています。

訪問診療とは、ご自宅から病院に通院することが困難な方の元へ、医師が訪問し診療を行うもの。訪問看護は看護師が訪問する、というものです。

「病棟の回診」をイメージしていただくと分かりやすいかと思うのですが、病院では入院するとだいたい医師が１日に１回程の頻度で様子を見に来て、その合間に看護師が血圧を計りに来たり点滴を交換したりします。それを在宅で行うのですが、在宅医療の場合医師が1～2週間に1回程、看護師が週に2~3回程の頻度で訪問し、患者さんにとって必要なケアを分担しながら行っています。まさに我々は、こうした自宅で医療を受けられるという、在宅医療に特化した形で医療サービスを提供しています。

規模感としては、常勤の先生が5名と非常勤の先生が7名いて、小規模な病院ほどの医師を抱えています。

在宅医療はまさに人の命に関わるサービスですが、大事にされていることはございますか？

私たちの理念は「人を幸せに」というもの。通院が困難な患者さんに、私たちの診察なり看護が入ることによって、以前より少しでも良い生活を送れるようになっていただきたい。それは患者さんが「前より痛みが少なくなった、過ごしやすくなった」ということもそうですし、ご自宅で介護されるご家族の方にも「以前よりも少し介護が楽になった」等を実感して頂きたい。そういう理念です。

そのためにも、この愛知県の尾張地区で一番の訪問診療クリニックとそのグループになりたいというビジョンを持っています。

SmartDrive Fleetを導入した理由と活用方法

SmartDirve Fleetは、医師や看護師の方が移動する際に使う車両に導入頂いているということでしょうか？

はい。在宅クリニック用の車として6台、訪問看護用として4台の車があり、その10台が常に走っているような状態でして、ここにSmartDrive Fleetを利用しています。

具体的にはどのように使用されているのか教えてください。

事務所には常に事務員や看護師が数名残っていますので、その残っているスタッフが、現在車がどこを走っていてどこに向かっているのかをチェックしています。

このような形で車が常に走っていて、停車中のものは診察中だということがわかります。各医師ごとに診察のスケジュールがありますので、このスケジュールが今どこまで進んでいるのかというのをSmartDrive Fleetでチェックしています。

例えば今こちらに戻ってきている車両がありますが「この先生のこのルートが今終わったんだな」というのが、リアルタイムに把握できるんですね。

また、医療サービスですので日中の時間帯でも「〇〇さんをちょっと今から診察してほしいです」という緊急の連絡が入ります。その時に、たとえばその〇〇さんの住所の近くに2台の車があったとして、「A先生は今もうルートが終わっているので、すぐに行ってもらえますね」ということが判断できる。そういう使い方をしています。

加えて、スケジュールと比較して遅れているルートがあれば、例えば時間に余裕のある他のスタッフがそこに急行したりすることも出来る。スケジュールを組みつつ、そういった予定外のものにも臨機応変に対応できるということです。

依頼が入った後は、事務所から電話などで「これから行けますか」というような連絡をされている？

電話ではなくメインはChatworkを使っています。電話は「相手の時間を取ってしまう」ものなので出来るだけ避けたいと考えていまして、SmartDirve FleetとChatworkを連携しながら連絡を取っています。

他にもSmartDrive Fleetで診察が遅れているルートを見つけ、かなり時間が経っているものがあれは、事務所の方から患者さんに「遅れてます」という連絡を入れたり、同じく訪問側でも時間がかかりそうな場合は「30分程遅れそうです」というようなことをチャットで共有して、事前にある程度把握できるようにしています。

参考までに、導入前はどのように対応されていたのでしょう？

元々クラウド型の電子カルテを導入していましたので、SmartDirve Fleetの導入前はカルテの入力状況を見て、今どこにいるかを予測するというレベルでした。「だいたいこの辺りにいるはず」という形でアバウトにしか把握できなかった。SmartDrive Fleetを導入してからは「今、どこまで診察が終わったか」という状況まで事務所側でも分かるようになりました。

位置把握だけではない、導入後の効果

様々なクラウドサービスを利用されていらっしゃいますが、クラウド車両管理システム SmartDrive Fleetを選択いただいた理由は何でしょうか。

数年前から「車両管理」等をwebで検索して色々なサービスを見ていたのですが、面倒そうと言うか、車両に取付工事が必要なものが多かった印象があります。たしか、初めてスマートドライブに問い合わせをさせて頂いた時は、御社もスマートフォンとの連携が必要なタイプのものしか無く、微妙だなと思ったのを覚えています（笑）。

ですがその後、LTE型の通信機能が内蔵されたデバイスが出てきて「挿すだけでいい」と。それであれば現場の負担も無いですし、一番良いかなと思いました。

また、車両台数が増えてきたことで、安全運転管理者を置いて車両の台帳管理や日報記録をしなければいけない基準にもなっていました。ここもSmartDrive Fleetであれば日報が自動で作成されてデータも保存されるので管理に手間がかからない。あとは運転操作がスコアリングがされるという点も大きかったです。

安全運転をしているかがスコアという客観的な評価として出るので「この人の運転が荒い。荒くない」というのも定量的に出て指摘しやすい。

訪問診療では、ドライバーの運転する車に医師と看護師が同乗して患者さんの元へ向かうのですが、ドライバーによってどうしても運転能力に差があるので、そのあたりを改善するにあたってもスコアが出るというのは非常に有用だと感じました。

今でもスコアは定期的に見ていまして、ドライバーが帰ってきたあとの反省会で点数がどうだったかを見て話し合ったりしています。

ちなみに訪問診療と訪問看護、車の使い方はどちらも同じでしょうか？

そうですね。違いとしては訪問看護の場合は、看護師が自分で運転しているということ。

訪問看護の方の車は、最近になって追加で導入しました。直近の新型コロナの影響下において、密を避けるために「事務所に全員が集まらなくてもいいのではないのか」という話が出てきまして、その中で看護師の方に直行直帰を許容することになり、その目的で導入を決定したのです。

もちろん皆さん正しい車両の使い方をしてくれているとは思いつつも、やはり車両の稼働状況を可視化する必要はあるだろうということで。

最近は少し状況が落ち着てきたこともあり、すべての訪問を直行直帰で行うことは無くなりましたが、SmartDrive Fleetのおかげで時間や場所によっては直行直帰OKという形で運用できています。

定期アップデートや低い初期コスト…クラウドサービスのメリットとは

実際に使用する中で、困った点などはありませんでしたか？

正直あまり無いんですよね。特段不明な点やトラブルも無くしっかり運用に溶け込んでいますし、改めて問い合わせて確認することはないかな…という感じです。SmartDrive Fleet自体が、サービスとしてある程度完成しているのではないかなと感じています。

また、導入当初に「こうなったらいいな」と思っていたこと…例えば以前はリアルタイムの地図画面を全画面ビューで表示することは出来ませんでしたが、定期アップデートでそれが切替できるようになったり。これはとてもいいですよね。

ありがとうございます。渡邉様に導入いただいた当初の頃から比較すると、今では機能も随分アップデートされています。

そうですね。私はそういった定期アップデートはクラウドサービスのメリットだと思っています。やはりオンプレミスのサービスではどうしてもバージョンアップがどうだとかの問題になるのですが、クラウドサービスはサーバー側でアップデートしてもらえれば、すぐに最新のものを使えますし、初期コストも少なく抑えることができる。

最近ではリモートワークをきっかけにクラウドIP電話のMiiTelも導入しました。今後も、もし新しいサービスを導入するとしたら、クラウドサービスばかりだと思います。

どれも年間コストがすごく高いものではないにも関わらず、柔軟で、無駄な労働時間を削減できるものばかりです。クラウドサービスを導入することで生産性がすごく上がっていると実感していてます。

また、SmartDrive Fleetでどこにいるのかを確実に把握し、遅れそうだったら「遅れますよ」ということを伝えることは、待っているご家族や患者さんの不安を和らげるという意味でも大切なことです。働く従業員の負担も軽減でき、待っている方にも安心いただける。非常に有効に活用出来ていると思います。

渡邉様、素敵なお話をありがとうございました。引き続きどうぞよろしくお願いいたします！