成功の鍵は「現場の自主性」。東急コミュニティーが車両台数10%削減で手に入れたもの

東急不動産ホールディングスの一員として、マンションやビル、公共住宅などの不動産管理事業を幅広く手掛けていらっしゃる株式会社東急コミュニティー（以下、東急コミュニティー）様。同社は約370台 の車両を保有し、営業担当者による巡回・打ち合わせや、技術員による点検作業・緊急対応に利用されています。今回は、SmartDrive Fleetを導入した背景から、ペーパーレスの進展やデータ活用など多岐にわたる成果について、同社・総務部門の木村様、尾島様にお話を伺いました。

インタビュイー：
総務部　木村様、尾島様

導入サービス：
SmartDrive Fleet シガーソケット型デバイス

導入前の課題：非効率な「紙」の車両管理

Q: 導入前の車両管理はどのような課題を抱えていましたか？

木村様: 私はもともと営業部に所属していたのですが、その頃は車両日報を紙で管理していました。また、車両予約の方法もOutlookや共有フォルダのExcelなど、事業所によってバラバラな運用がなされている状況でした。紙で管理することに時代遅れの印象を持っていたところ、総務部門に異動が決まりました。弊社は車の台数が多いこともあり、車両管理の最適化を進めたいと感じました。

尾島様: 現場では紙の日報で、行き先や走行距離、給油情報を手書きで記入していました。

導入の決め手は「デバイスと機能の網羅性」

Q: SmartDrive Fleet導入の決め手は何でしたか？

木村様: 弊社で利用する車両は基本的にリースで、5〜6年に一度入れ替えが発生します。車両管理システムを検討する際に、ドライブレコーダー型サービスも検討土台にはあがったのですが、入れ替えの際の取り外しに手間とコストがかかるため、差し込み型のデバイスである点が決め手でした。また、当社が導入を決めた2023年当時は、アルコールチェック義務化もスタートした時期で、アルコールチェックの機能も統合されているシステムであるという点も大きかったです。そうした操作性と価格面のバランスを評価しました。

データを根拠に車両台数を10％削減

Q: 導入後、業務効率化やコスト削減にどのような効果がありましたか？

木村様: まず、車両の台数が大幅に減少しました。約1割の削減となります。以前から余剰台数があるのではないかと感じてはいましたが、感覚だけでは社内で説明することが難しい状況でした 。今回データによって裏付けられたことで、削減後の台数でも業務が問題なく運用できると社内に示すことができ、削減を進める大きな後押しになりました。燃料費やリースコストを考慮すると、かなりの削減効果だと思います。さらに、運転の傾向などもデータで可視化できるようになったことで、会社のイメージに関わるリスクも提言可能となりました。

尾島様: 紙の日報が廃止されたことは、すごく大きな変化です。行き先が自動的に反映されるようになり、手書き作業の負担がなくなったことで、業務効率が大幅に向上しました。また、紙の回収作業も不要となり、運転者・管理者ともに管理が簡素化されたと感じています。現在では、車両に関わる管理はすべてSmartDrive Fleetに集約されています。

現場でデータ活用が進んでいる理由

Q: 御社では、現場が自主的にシステムを活用されているそうですが、どのように運用を推進されたのでしょうか。

木村様: 導入時に、あまり細かいルールを決めつけなかったことが大きいと思います。社内向けの説明会を複数回実施したのですが、そこでは基本的な使い方だけを示し、詳細はヘルプサイトを参照してもらうように案内しました。ある程度の「遊び」の部分を残すことで、現場が自律的に活用方法を考えるようになったのだと思います。我々から「データを積極的に使ってください」という呼びかけはしていませんが、私たちからも事故の件数などを社内に積極的に共有することで、現場が自分たちでどう活用するかを考えてくれるようになったと感じています。

Q: 具体的にはどのような活用が進んでいるのですか？

尾島様: 一例ですが、SmartDrive Fleetの地図（リアルタイム画面）上に物件情報がプロットされている機能を利用して、災害時に自分たちの管理物件がどこにあるかを確認したいという要望がありました。その際も、基本的な操作感だけお伝えして、実際の活用は現場で行なっています。他にも、走行履歴から自部門の車両の稼働状況を把握するなど、当初想定していなかった活用方法が生まれています。活用が進むにつれて、考え方が柔軟になってきているなと感じます。

さらなるシステム開発に向けて

Q: 今後、SmartDrive Fleetに期待することを教えてください。

木村様: 管理者として、ID管理の観点からも、実際どれくらいのユーザーがアクティブに利用しているのかは気になります。これまでは、「車両を利用する可能性のある社員を一括して全員登録する」という運用を行っていましたが、今後は実態に即した形で、さらなる最適化を図っていきたいと考えています。なお、現在のSmartDrive Fleetには非常に満足しており、従来の紙による管理方式に戻ることは考えられません。

本日は、お忙しいところお時間いただきありがとうございました。