【事例あり】運転日報をペーパーレス化する方法とそのメリット

運転日報のペーパーレス化とは

企業の保有車両を業務利用したドライバーが氏名や運転日時、走行距離などを記録する運転日報。このペーパーレス化とは、これまで紙の書類で管理していたものをExcelなどの表管理ソフトや、専用のアプリまたはサービスなどへ置き換えることを指します。

これにより数々のメリットが見込まれ、多くの企業がペーパーレス化を推進しています。

運転日報3つの作成方法 

運転日報は、法令で定められた項目が含まれていればフォーマットは自由です。以下で、手書きを含む作成方法をおさらいします。

用紙を活用して手書きで作成

用紙に記入する、もっともシンプルで誰でも簡単に作成できる方法です。ITに抵抗がある人やスマホを持っていない人には使いやすいタイプですが、汚損や紛失の可能性もあるため、取り扱いには注意が必要になります。

Excelのテンプレートを活用してパソコンで作成

2つ目は、エクセルなどの表管理ツールを用いて運転日報を作成する方法です。無料でダウンロードできるものもあり、コピーしながら長く使用することができます。PC作業に慣れている担当者であればオリジナルのフォーマットを作成することも可能ですが、項目の抜け漏れを防止するために、あらかじめ必要項目が掲載された、フリーダウンロードができるテンプレートを活用するのもおすすめです。

「無料 運転日報 テンプレ（またはフォーマット）」のようなワードで検索をかけるとさまざまタイプの運転日報が表示されます。以下記事でもテンプレートをご用意してますので、是非ご活用ください。

関連記事：【テンプレート付き】運転日報とは？書き方やテンプレートを紹介！

アプリやシステムで作成

そして3つ目は、スマホアプリや車両管理システムを利用して運転日報を作成する方法です。「簡単に作成できる」「管理がしやすい」という理由から、最近利用する企業が増えてきています。この方法では、運転日報が自動で作成されるため、ドライバーや管理者が今まで日報に費やしていた時間を大幅に削減することが可能です。
運転日報アプリの代表的なものとして、NAVITIMEやSmart動態管理、弊社が提供しているSmartDrive Fleetなどがあります。

関連記事：運転日報アプリおすすめ（無料あり）16選【2024年】

手書き日報による4つのデメリット

デメリット１：字が読めない、誤字脱字が多い

抜け漏れや文字の崩れなど、手書きはドライバーの癖が出やすいです。この場合、管理者が目を通した際に正しい内容が把握できず、確認に時間を要することがあります。

デメリット２：正確性が低い

運転日報を1日の業務終了後にまとめて記載するドライバーも多いため、業務の一部を忘れてしまうことや、うろ覚えのまま記載して情報に誤りがあることも少なくはありません。

デメリット３：多くの時間を要する

一番のデメリットとも言えるのが、運転日報の作成に時間がかかる点です。運転日報作成について毎日30分弱ほど時間をかけているというドライバーの声もありますが、これは、ひと月あたり20日稼働している場合、600時間も時間を費やしていることになります。本来の業務とは別に作成にかかる時間を捻出しなくてはならないため、残業せざるを得ないなど、ストレスの原因になることも考えられます。

デメリット４：管理者の負担が大きい

日々、ドライバー一人ひとりの運転日報に目を通して、エクセルや管理ツールに情報を入力し、データとしてまとめている管理者もいますが、ドライバーが多ければ多いほど、管理者の作業が増え、負担がかかってしまいます。

ペーパーレス化で自動作成、管理する3つのメリット

メリット1：データの抜け漏れがない

アプリやシステムの場合、経由した地点の情報をGPSで取得できるため、正確な稼働状況を記録できます。また、走行情報は自動的に記録されるので、簡単操作で運転日報を作成することが可能です。

メリット2：管理がしやすい

紙で管理をする場合、運転日報をまとめたファイルを保管するスペースだけでなく、振り返って確認したいときなど、探すのに多大な時間を要する可能性があります。運転日報アプリやシステムでは、紙と比較して場所を取らず、検索性も高いため、確実にデータを管理・保存することができます。

メリット3：データの改ざんを防げる

運転日報の保存方法は書面と電子データのどちらでも可能とされていますが、データの編集や改ざんができないように、編集履歴を残せる仕組みであることが重要です。アプリやシステムであれば、いつ・誰が・どんな内容で上書きしたのか、情報更新の記録を残すことができます。

運転日報をペーパーレス化する車両管理システムとは？

単にペーパーレス化するだけではなく、データを活用して効率化や管理強化を促進するのが車両管理システムです。

車両管理システムの機能をピックアップ

① 日報や月報の自動作成
走行するだけで自動で運転日報や月報が生成される機能です。作業時間を大幅に短縮できます。

② アルコールチェックの結果記録
アルコールチェックの結果を自動または簡単な手入力で記録、そして保存できる機能です。法令への対応がしやすくなります。

③ 運転診断
ドライバー一人ひとりの運転のクセや傾向をわかりやすく可視化する機能です。危険運転時のアラート通知も可能で、事故を未然に防ぎます。

④ リアルタイム位置情報
どの車両がいつ、どこを走行しているのかをリアルタイムで把握できる機能です。緊急時やトラブル発生時など、ドライバーに適切な指示出しができるようになります。

⑤ 走行履歴
毎秒、取得したGPSデータをもとに、ルート・距離・時間を可視化する機能です。非効率な移動を分析することで、走行ルートの最適化へつなげることも可能です。

※機能はシステムによって異なります。

車両管理システムの実際の使用イメージ

車両管理システムによる運転日報ペーパーレス化のイメージをご理解いただくため、ここではスマートドライブが提供している「SmartDrive Fleet」の運転日報機能についてご説明します。

管理画面上では、その日に発生した複数の走行を1日単位でまとめます。1日の経路、訪問先、移動にかかった時間など、走行記録が一目で把握できます。

日報データのCSV出力、また日報データをユーザー/車両ごとに月単位でまとめ、月報としてご利用いただくことも可能です。

ドライバーはスマホでアプリを立ち上げ、必要な項目やメモ事項を入力するだけで日報が作成されます。日報が提出されると管理者に通知が届き、データもクラウド上にアップされます。

資料のダウンロードはこちら
デモをご希望の場合はこちらよりご連絡ください。

運転日報をペーパーレス化する具体的手順とポイント

ペーパーレス化の具体的な手順

運転日報のペーパーレス化は、次のような手順を踏みながら進めていきましょう。

現場を把握し、現在の運用に関する課題を洗い出す
運転日報の提出率、記入内容、管理および保管方法など、現在の運用状況を把握したうえで、どのような課題があるのかを洗い出します。

解決したい課題を明確にし、解決できるツールをピックアップする
課題を洗い出したら、その課題を解決できる機能を備えたツールをピックアップしていきましょう。必要な機能、費用、操作性などを比較検討し、導入前にデモ版を試して、自社に合った最適なツールを選定します。

運用方法を策定し、社内に周知させる
用開始日時や運用方法を確定し、従業員へ説明する時間を設け、操作方法や運用方法を周知させます。

ペーパーレス化のポイント

社内周知の徹底
紙に書いて提出する運用に慣れている従業員の一部では、ITツールに抵抗感を抱く場合もあるため、まずは社内への周知を行いましょう。運用方法を変更する目的やペーパーレス化をすることによる従業員へのメリットなど、理解を促すように丁寧に説明します。

ドライバーへのヒアリング
管理者や責任者だけではなく、実際にシステムやアプリを利用するドライバーにもヒアリングを行い、意見を柔軟に取り入れていくことも重要です。操作性や、あると便利な機能など、ドライバー目線でも課題が解決できる製品を検討しましょう。

必要デバイスの配布
紙に書くタイプの運転日報はデバイスが必要ありませんが、ペーパーレス化する場合、ドライバーはアプリを使用することになるため、スマホやタブレットを用意しなくてはなりません。業務連絡用に一人一台スマホを貸与しているケースもありますが、貸与していない場合は必要台数を確認して準備をしましょう。

利用者への粘り強い教育
実際に利用するドライバーが問題なく使用できるように使い方や運用マニュアルをまとめ、利用方法について講習を行うなど、理解を深めやすい環境を構築しましょう。また、実際に運用を始めると、新しい運用に慣れるまで、トラブルや質問などが発生しやすくなります。そのため、問い合わせ担当者や窓口を設置するなど、サポート体制を整え、安定した運用ができるようにしましょう。

効果の共有
実際に運用をスタートしたら効果測定を行い、ペーパーレス化を実施する前に挙げていた課題が解決できているか、また、今後改善できそうなことや、データから気づいたことをまとめ、情報共有を行い、次の改善策を考えていきましょう。

運転日報のペーパーレス化 事例3選

事例①：車両157台の日報が記録漏れほぼゼロへ | 株式会社ジェイエーアメニティーハウスさま

神奈川県で不動産管理事業、仲介事業、コインパーキング事業、建設事業の4事業を展開している株式会社ジェイエーアメニティーハウスさま。今までは手書きの運転日報を管理していたため、管理者が一つひとつチェックしなくてはならず、確認作業に多大な時間を要していたといいます。

SmartDrive Fleet導入後は日報の抜け漏れがほぼ0に。また、速度超過も検知ができることから、速度超過者へ適切な注意が行え、安全運転の推進にもつながっているそうです。

記事はこちら：
稼働車両157台の日報・アルコールチェック「記録漏れほぼゼロ」法令遵守体制を構築したジェイエーアメニティーハウスの取り組み

事例②：帰社後30分かかる日報作成や確認が簡略化 | 株式会社マスヤさま

公共事業の施工管理がメインの造園土木業と、学校給食用のごはんとパンの製造がメインの食品製造業を展開している株式会社マスヤさま。配送用のバンは連日フル稼働していますが、ドライバーの申告制であったため、いつ・どこを走行していたか、正確な状況把握ができていないことに課題を感じていました。

導入後は運転日報が走行ルートをベースに自動化できたことで、ドライバーから正確な報告を聞けるようになったといいます。そして、休憩時間を含め、正しい稼働時間を把握できることで労務管理に役立てることや、走行ルートの最適化を実施するなど、さらなる活用を進めています。

記事はこちら：
正しいデータが企業の成長を導く。株式会社マスヤさまが「費用対効果が高い」と感じる車両管理システムのポイント

事例③：自動生成された日報から課題と改善点を明確化 | 東邦運輸倉庫株式会社さま

東北地区に根ざした物流企業として、“みちのくネットワーク”と呼ばれる独自の共同配送システムを拡張し続けてきた東邦運輸倉庫株式会社さま。お話を伺った若生さまの部門では社用車が軽貨物の車両を5台ほどと少なかったため、システム化を進めていなかったのだとか。しかし、手書きの日報において抜け漏れや情報のズレをいくつも発見したことから、管理体制を改める必要があると感じ、より安心安全な運用体制を目指して、手軽で直感的な操作ができる「SmartDrive Fleet」をご導入くださいました。

車両管理システムでは、「●時●分に■■へ到着し、▲時▲分に出発した」という訪問データが自動で取得できるため、分析することで現状把握と改善点の明確化ができるようになったそうです。管理だけでなく、効率化や最適化など、業務改善に活用できる点にもメリットを感じてくださっています。

記事はこちら：
進化する東北地方の配送網！みちのくネットワークを支える東邦運輸倉庫株式会社の車両管理システム活用事例

まとめ：運転日報を業務改善に活用しましょう

運送企業や社用車で業務を行う企業にとって、運転日報は法令上においても必ず作成しなければならないものです。情報を正しく取得し、データをまとめ、上手く活用することで、コスト削減や業務効率化、生産性と収益向上につながるヒントを掴むきっかけにもなるでしょう。
運転日報の作成には紙とペンからクラウドまでさまざまな方法がありますが、より詳細なデータを取得し、活用し、ペーパーレス化するために、アプリやシステムを上手に活用していきましょう。