「工数削減・法令対応・運用改革」すべてを実現！わずか半年で最適化した車両管理DX

「お客さま大事」を経営哲学に掲げ、地域のお客様に寄り添うことを大切にしてきた岡三証券株式会社さま。2023年4月に創業100周年を迎え、次の100年の成長に向けて全社的にDX化を推進されています。今回は、SmartDrive Fleetの導入から運用体制構築までを短期間で行い「車両管理のDX化」を見事に実現された総務の木田様、黄木様にお話を伺いました。

インタビュイー：
総務部総務課　木田様、黄木様
導入サービス：
SmartDrive Fleet シガーソケット型デバイス

現場でのトライアルを経て新テレマ導入へ

まずは御社の事業内容と、お二人の業務内容について教えてください。

木田様（以下、敬称略）：弊社は社名の通り証券業を営んでいます。1923年の創立からお客様に寄り添う存在でありたいという思いから、訪問での対面営業を重視してきました。私たち総務は営業に使う車両の管理に加え、経費周りや各営業店の安全運転管理者への情報提供なども行っています。

SmartDrive Fleetを導入いただいた経緯を教えてください。

木田：実は4年くらい前まで、弊社の運行日報は全て紙ベースだったんです。それを見かねた私の前任者が電子日報の作成ツールを導入したのですが、手入力すべき項目が非常に多く、今度は入力間違いや入力漏れが増えてしまいました。しかし紙での管理に戻すわけにもいかずーーそんな時に黄木が総務に配属され、二人でテレマティクス（車両管理）システムの検討を始めました。

黄木様（以下、敬称略）：まずは数あるテレマティクスシステムについて調べていきました。そして最終的に、当時使っていた電子日報作成ツールの運用を改善するか、候補にあがった別のテレマティクスを導入し直すかの選択になり、これらを比較検討してみようということになりました。この候補の一つがSmartDrive Fleetです。

どうして既存システムだけでなく他のシステムも比較検討されたのですか？

木田：確かに、すでに導入していたシステムの運用を改良する手もありました。ただ、弊社としては今後レンタカーやカーシェアの活用を広げていきたいという方針があり、OBD型やドラレコタイプのデバイスでは運用に合わないという話になったので、違うタイプのデバイスと比較することになったんです。SmartDrive Fleetはシガーソケットに挿すだけで使えるので、運用イメージが付きやすかったですね。

最終的にはどのように決めたのですか？

木田：候補だった3つのシステムを実際に支店でトライアル運用してみて、現場の意見を聞きながら決めました。1〜2週間ほど運用してみましたが、やはりOBD型では運用が難しかったことや、アプリの操作性、自由記述ができるメモ欄が必要だったことなどからSmartDrive Fleetに決定しました。

管理業務が減り、1時間の作業が10分に

SmartDrive Fleet導入後の利用方法について教えてください。

黄木：主に使っている機能はアルコールチェック、日報作成、日常点検、走行記録などです。加えて、運用としてはまだテスト段階ですが、安全運転診断も見るようになってきました。

木田：現在弊社では車450台、バイク100台ほどを保有しており、レンタカーも徐々に増えて100台ほど利用しています。それらすべてでSmartDrive Fleetを活用しています。

導入によってどのような変化がありましたか。

木田：まず、業務オペレーションがかなり変わりました。先ほど申した通り、前のシステムで「紙からの脱却」には成功したのですが、手入力が非常に多かったので、入力と確認作業に大きな負荷がかかっていました。しかし今では、法定要件を満たすデータが自動的に記録されていくため、業務負荷なく法令違反を防ぐことができています。

また、弊社では社内ルールとして、お客さまの訪問記録を詳細に残す必要があります。SmartDrive Fleetの走行記録を見れば、いつ、誰が、どのお客様先に行ったのかが簡単にわかるようになりました。これまで、例えば訪問先を「伊藤様」と記録するだけでは、どこの伊藤様を訪ねたのかが分からなかったので「◯◯町の伊藤様」という風に、第三者からみて分かるようにメモをする必要がありました。

しかし現在は、住所情報が自動で取得できるため、簡易的なメモで済むようになっています。こういった、ちょっとした業務上の手間がなくなったことで、営業現場は非常に楽になったと思います。

総務のみなさんの業務量はどのくらい変わりましたか。

木田：私の感覚ですが、一日のうち1時間ほどかかっていた確認作業が10分くらいでできるようになりましたね。さらに、紙で管理していた頃は月に数回、4名がかりで記録の目検チェックをしていたんです。抜け漏れはもちろん、字が判読できない箇所がないか、印鑑はついているか、日付が正しいかなどーーこの作業がなくなって、確認にかかる手間が大きく減ったなと感じます。また、各営業店の安全運転管理者の方からも「見やすくなった」という声をいただいています。

アルコールチェックに関してはいかがでしょうか？

木田：実は弊社は義務化に先行して自主的にアルコールチェックを実施していたんです。しかし、証跡の信頼性が担保できないのが気になっていました。SmartDrive Fleetなら写真を撮ってアップロードする作業を必須項目に設定できるため、以前より信頼性がアップしました。

黄木：もうひとつ、SmartDrive Fleetに変えて良かったことがあります。前のシステムでは、複数の拠点を移動したとき、一つひとつの移動に対してすべてアルコールチェックの結果を入力しないと日報作成できない仕様だったんです。弊社の営業社員は、多い時は40件ほどのお宅を回るので、アルコールチェックの記録も40回入力しなければなりません。それがSmartDrive Fleetを入れたことによって、運転前後のアルコールチェックと行き先の入力だけでよくなり、とても大きな工数削減になりました。

現場に寄り添ったサポートが運用成功のカギ

システムが便利になっても、既存の運用体制を変更するのは大変だったと思います。どのように整備を進められたのですか？

木田：そこは安全運転管理者の皆さんが頑張ってくれていたおかげだと思っています。本社から粘り強く情報発信することで、安全運転管理者の方々も自分たちで指導に落とし込んでくださいました。ただ、そうはいってもシステムというのは慣れるまでが大変なので、オンラインで社内研修を行いました。早め早めに周知していったのが、良い結果につながったのではないかと思います。

黄木：さらに、私は総務に異動する直前まで営業職だったので、システムを使う営業社員の目線で、実際の業務の流れに沿ったマニュアルも作成しました。加えて、よく使う特定の操作、例えば行き先を入力し忘れてしまった時の操作方法なども画面録画して配布しました。このようなオリジナルのマニュアルは、システムの運用浸透に役立ったと思っています。

木田：デバイス管理も同様に、現場がよく頑張ってくれています。私はSmartDrive Fleetの導入時、レンタカーにデバイスを忘れてきてしまうことが多発するだろうと考えていました。そこで、スマートフォンアプリの日常点検の項目に「デバイスを取り外しましたか？」という項目を追加したんです。すると思いのほかこれが抑止力となり、今まででデバイスの外し忘れによる紛失はありません。私としては良い誤算でした。我々のちょっとした工夫と、現場がきちんと運用してくれているおかげです。

小さな工夫が効いていますね。運用を維持するために、何か施策はされていらっしゃいますか？

木田：支店ごとのアルコールチェック実施率を確認して、うまく実施できていない支店には指摘し続けています。社員から「アラートメールなどを流せないか」という声が上がったこともあるんですが、アラートって増えれば増えるほど結局見なくなり、実効性がなくなってしまうことがありますよね。ですので、弊社ではアラート機能は利用せず「本社が厳しく見ているよ」ということを、あえて我々総務が介在して伝えています。

全てをシステム任せで自動化するのではなく、人間が介在すべきところは介在する、そのメリハリが重要なのですね。

今後は地点登録機能でさらに活用を

今後の課題や、もっと活用してみたい機能などはありますか。

黄木：地点登録の活用を進めたいですね。今は弊社の支店しか登録していないのですが、お客様先を登録しておけば入力の手間が減りますし、営業社員自身が自らの走行ルートを見直して業務改善に役立てることもできると思っています。

木田：それに、お客様先を地点登録しておけば、「本来訪問すべきお客様先にしばらく行っていない」ということも分かるようになりますよね。アラートを出したり、上席者が気づくきっかけになったりと、お客様のフォローツールとしても活用していきたいです。

ここまでのデータやノウハウを生かして、さらに活用を深めたいところですね。

木田：最終的にはドラレコ型のテレマティクス導入も目指したいと思っています。ただし現在の車両の運用方法では無理があるので、レンタカーの活用も進めつつ社有車には全台ドラレコを設置する、というのが理想です。現在450台ほどある社有車の台数適正化と合わせて進める必要があるので、3〜5年くらいの中長期目標ですね。

最後に、お二人が思うSmartDrive Fleetのおすすめポイントを教えてください。

木田：法定要件を全て解決できる点ですね。デバイスを差し込むだけ、エンジンをかけるだけ、何も操作いらずで法定要件を全部満たせる。そこが一番です。

黄木：私は拡張性と対応のスピードです。SmartDrive Fleetはシステムが非常に使いやすいだけでなく、より使いやすいようにどんどんアップデートを重ねているのが良いですね。

ありがとうございます。これからもユーザー様の声を反映した開発を進めていきますので、引き続きご活用をお願いいたします！