情報の紙管理は、印刷や送付、各拠点とのやり取りなどに多くの時間とコストを費やします。家族としての動物の命を守るために日々活動しているアニコム損害保険株式会社さまは、従業員の安全安心とサステナビリティの観点から、車両管理体制の見直しとDX化を推進。クラウド型車両管理システム『SmartDrive Fleet』導入後に実感した変化や現場の声、今後進めていきたい施策などをお話しいただきました。

インタビュイー：アニコム損害保険株式会社
総務部　課長代理 小谷野 昌彦さま
総務部　副主任　乾 由梨さま
営業推進部　営業サポート課　特命課長　佐藤 麻衣さま
営業推進部　営業企画課　課長代理　鈴木 彩希さま

導入サービス：SmartDrive Fleet・Fleet Option Report

複数部門で抱えていた車両管理の課題

事業内容と車両の用途を教えてください。

乾様（以下、敬称略）：ペット保険を扱っております。ペットの怪我や病気の早期発見、治療、予防を実現するためにペットのための健康保険を開発し、普及に努めています。

車両は、主に代理店様の開拓やサポート業務に使用しています。また、災害などの緊急時に利用することもあります。

SmartDrive Fleetの導入を検討した背景やきっかけを教えてください。

乾：会社の規模が拡大し、車両台数や使用機会が増えたことによって事故のリスクも大きくなっています。そのため、安全運転について改めて全員の意識向上が必要だと感じていました。

また、会社の中期経営計画の中で「売上拡大」と併せて「コスト削減」を掲げており、サステナビリティの観点からも、コピー用紙の使用枚数を減らすなどのペーパーレス化に取り組んできたという背景があります。車両情報をExcelで集計をすることも大変な業務だったので、記録をシステム上で管理しようと考え、導入検討を開始しました。

導入前はどのように車両を管理・運用されていたのですか？

乾：総務部では車両全体の管理を行っています。車種やリースの期間、保険証券の番号はExcelで一括管理していましたが、Excelでは、リース更新期限の管理が難しいと感じていました。

また駐車場の管理も行き届いておらず、車両の入れ替え時は営業担当者へ「どこにどの車両が停まっているのか」を都度確認する作業が発生していました。

佐藤様（以下、敬称略）：私の所属する営業サポート課では、各車両・ドライバーの走行に関する実績管理を行っています。

以前は紙で走行距離や酒気帯びの有無、その他情報の確認・記録をしていました。訪問先なども全て手書きで管理しており、各ドライバーの運転状況の詳細や適切な管理が難しい状態でした。

その他には月次で各拠点から記録した紙を集め、全て目検する業務がありましたが、チェックに時間がかかりますし、不備があった際の各拠点への確認作業も大変で…。作業が完了するのに5時間ほどかかっていたと思います。

総務部と営業サポート課の双方に車両に関する課題があったのですね。

小谷野様（以下、敬称略）：そうですね。車両管理面ではペーパーレス化や効率化は常に業務の中で検討をし続けているのですが、両部門で課題を抱えていることがわかったことで、社内での検討優先度がぐっと上がりました。

また、この課題を解決することは、私たちバックオフィスの効率化だけではなく、営業現場での業務改善・時間削減にも繋がるとの思いで、改善方法を模索していました。

作業時間は「80%削減」、事故率は「10％以上改善」

現在、SmartDrive Fleetのどの機能を主に活用していますか？

鈴木様（以下、敬称略）：営業担当者（ドライバー）は主にアルコールチェック記録、日常点検を利用し、営業サポート課ではそれらに加えて走行履歴と月報を利用しています。

紙管理をしていた一連の業務を、すべてデータ管理に置き換えたということでしょうか。

鈴木：はい。データ化によって、営業サポート課での確認時間を大幅に削減できました。今まで5時間ほどかかっていた確認業務を、40分〜1時間程度で終えられるようになり、業務作業時間としては80％以上削減しています。

また、SmartDrive Fleetを導入したことで、情報をいつでも確認できるようになったことも大きな変化です。これまでは、各拠点から記録の紙を集めてからでないと確認作業に入ることができなかったのですが、速度超過や点検漏れのフィードバックをタイムリーに行うことができるようになり、管理の質が上がったと感じています。

作業のコスト削減と質向上を両立できたということですね。総務部ではいかがでしょうか？

小谷野様：導入して大きく変わったと思うのは、車両の予約管理のオペレーションと事故の発生率です。

車両の予約管理は、支店によってやり方がバラバラで、紙やホワイトボードで運用しているところもあったのですが、SmartDrive Fleetの車両予約で管理するように統一してからは、総務部で各支店の車両の予約・利用状況を把握できるようになり、全社的な車両の利用管理ができるようになりました。

また、事故の発生率については、導入から3ヶ月の時点では、社用車の事故率が少なくとも10%は下がっています。SmartDrive Fleetを導入したことで、ドライバーの意識が高まっただけでなく、運転スコアが表示されることで、安定して高得点を取れるような運転を心がけるようになったのでしょう。データで見ても、導入当初より走行スピードも抑えられています。

佐藤：危険運転をしているドライバーがいた場合、営業サポート課から各営業部に連絡し、上長から直接ドライバーにフィードバックするように伝えています。最近ではそうした事例も少しずつ減ってきており、安全運転体質が浸透してきていると感じます。

現場の声を第一に、根気強くコミュニケーションを。

車両を利用する営業部からは、どのような意見がありましたか？

乾：導入前の説明で、リアルタイムに位置情報を把握する機能のことをお伝えした際に、「その機能はオフにできないのか」という声があがりました。その後、部門間で議論を重ね、現在はプライバシーの観点も考慮し、社員同士では位置情報を見られないように設定しています。他にも、車両の代理予約やデバイスの挿し忘れ通知など、様々な要望を汲み取りながら、必要に応じてスマートドライブ様にも適宜相談しています。

当事者の声もしっかり受け止めているのですね。

乾：そうですね。対話を進め、ひとつひとつ懸念点を払拭していくことで、SmartDrive Fleetの活用についてネガティブな意見を耳にすることはなくなりました。

それどころか、これまで手書きで行っていた訪問記録が自動化されたことで、精神的にも時間的にも楽になったという声もあがってきています。

「命を守る」安全運転管理の位置付け

今後活用していきたい機能や進めていきたい取り組みを教えてください。

佐藤：運転指導や運転診断の機能を活用し、全体にフィードバックする体制を整えていきたいと考えています。

現在はドライバー自身で運転の振り返りを実施しているのですが、今後は四半期に1度などのタイミングで、営業部全体に運転診断結果やヒヤリハット情報などを共有していきたいです。

全社的に取り組むことでドライバーが安全運転に意識を向ける機会を増やし、一人ひとりの安全運転に対する意識の向上が進むのではと考えています。

小谷野：社員の命を守るという点においても、適切な安全運転管理は非常に重要で、会社として非常にプライオリティの高い取り組みです。これまでも自動車の保険会社様などの協力を得ながら、さまざまな取り組みを実施して参りましたが、今後も、この位置付けは変わりません。SmartDrive Fleetを活用することで、社員のみなさんがさらに安心して過ごせる環境を整えていきたいですね。

本日は貴重なお話をしていただき、ありがとうございました。