脱「アナログ管理」。100台の多種多様な車両を守るために、千葉県の教習所が選んだ“攻め”の管理術とは。

千葉県で多くの卒業生数を送り出している株式会社大佐和自動車教習所様（以下、大佐和自動車教習所）は、決して良い訳ではない立地を逆手に取り、「女性限定の合宿免許」という独自のブランディングで全国から集客を行うほか、ドローン講習、企業向けの資格講習（移動式クレーン、フォークリフト等）、さらには、タクシー事業まで、多角的なビジネス展開をされています。

近年の事業拡大に伴って、管理車両数は約100台まで増加。教習車、送迎バス、特殊車両、タクシーなど、用途も拠点も異なる多種多様な車両を過不足なく管理するには、従来の手法では限界が見え始めていました。その課題に対し、SmartDrive Boxを導入することでどのような変革を実現されたのか、同社・伊勢様にお話を伺いました。

インタビュイー：
執行役員統括管理責任者　伊勢様

導入サービス：
SmartDrive Box

導入前の課題：急増する車両と、届かない車検通知

Q: SmartDrive Box導入前、貴校が抱えていた車両管理における課題は何でしたか？

伊勢様: 私が着任した8年前と比べて、事業拡大に伴い管理車両が40〜50台も増え、現在は約100台規模になっています。

以前は表計算ソフトで管理しており、期日が近づくとセルの色が変わるような仕組みを作っていたのですが、結局は「自分からファイルを見に行かないと気づかない」という受動的な管理でした。一人でいくつかの事業の管理を担当していることもあり、忙しいタイミングが重なると確認ができなかったり、見逃しをしてしまうリスクが常にありました。

また、当社は多角的に事業を展開していることもあり、それぞれで使う車両の購入ルートが複雑になっています。メーカーの法人窓口で購入した車両の情報が、購入後の日々のメンテナンスを行う地元のディーラーに連携されていないことがあったり、その結果として「ディーラーから点検や車検の案内ハガキが届かない」という事態も発生し、アナログ的な情報管理の難しさが浮彫になってきていました。

選定の決め手：100台規模でも止まらない「画像1枚で完了する登録プロセス」。「入力の手間」を劇的に削減

Q: 今回 SmartDrive Box へ切り替えられた決め手は何でしたか？

伊勢様: 以前使っていた管理システムだと、車両情報の入力や設定を自分で行う必要があり、私一人ではとても手が回りきらず、設定が放置気味になっていました。

SmartDrive Boxに切り替えた最大の決め手は、「車検証などの画像をスマホで撮って送るだけで登録が完了する」という点です。これなら私の入力の手間が省け、100台規模の車両でも運用に乗せられると確信しました。実際、導入後はスムーズに全車両の登録を完了できました。

導入効果：「誰が管理しても見逃さない」仕組み化と通知の自動化

Q: 導入後、車両管理業務はどのように変化しましたか？

伊勢様: まず、「自分が見に行かなくても通知が来る」状態になったことが大きいですね。

さらに、クラウド管理の利点を活かして、「管理の分散」ができるようになりました。例えば、タクシー車両の車検通知はタクシー事業部の担当者に、クレーンやパワーゲート車の通知はそれぞれの担当者に直接メールが飛ぶように設定しています。

以前はすべての情報が私に集まり、私が各部署に指示を出さなければなりませんでしたが、今は各担当者が当事者意識を持って期日管理を行えるようになり、組織全体での見逃しリスクが大幅に低減したと感じています。

今後の展望：従業員の「マイカー通勤」もセキュアに管理

Q: 今後、SmartDrive Boxをどのように活用していきたいとお考えですか？

伊勢様: 次は、社員が通勤に使っているマイカーの任意保険管理への活用を検討しています。

当校は土地柄、ほぼ全員が車通勤です。万が一、保険切れの車で事故があった場合、会社としても責任を問われかねません。これまでは年に一回、紙の証書を提出させてコピーを取っていましたが、個人情報管理の観点からもペーパーレス化したいと考えています。

SmartDrive Boxなら、画像をアップロードして必要な保険情報だけを抽出し、個人情報が含まれる元の画像データは自動的に破棄できる機能があると聞きました。これならセキュリティと効率化を両立できると期待しています 。

導入検討者へのメッセージ：購入時期がバラバラな車両こそ一元管理を

Q: 他の自動車教習所や、多台数を保有する企業にSmartDrive Boxをおすすめするポイントは？

伊勢様: 教習所によっては全車両を一括で入れ替えるところもありますが、当校のように「購入時期も車種もバラバラ」な車両を多数抱えている場合には、特におすすめです。

点検や車検の時期が車両ごとに異なっていても、システムが個別に管理し、適切なタイミングで教えてくれます。手動での属人的な管理に限界を感じている管理者の方にとって、非常に強力なツールになりますし、アナログ管理に限界を感じているなら、一度試してみる価値があると思います。

本日は、お忙しいところお時間いただきありがとうございました。