【テンプレート付き】車両運行計画表（配送計画）の書き方と大事なポイント

運行管理表（配送計画）とその役割

運行計画表は、ドライバーが1日の限られた稼働時間内に効率よく、そして正確に業務を行うためにも欠かせることができません。とくに近年は人手不足や長時間労働による働き方改革が推進されているため、無駄を省き、より効率の良い運行計画を立てることが求められています。管理者とドライバーがいつ・どこで・何をすべきかを共有するツールとして役立つほか、運送業にとっては、荷主側にいつ頃荷物をお届けできれるかを問われた時に、「確認します」と言わず、即時におおよその時間帯を伝えることができるのもメリットです。

また、効率の良い運行の実施が前提にありますが、運行計画表を作成することはドライバーの心身の安全を守り、長時間労働による過労運転を防ぐためにも非常に重要なことです。作成者が前日のドライバーの稼働状況や稼働時間を考慮し、労働基準に沿った運行計画表を作成することで、ドライバーも負荷なくその日の業務を遂行できるのです。作成を担当する方は、前日の各ドライバーの運行状況や体調を把握し、計画に無理がないかどうかを把握しておきましょう。

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トラックの運行指示書と運行計画書は少し違う？

名前がやや似通っているため、聞き慣れない方からすると、その違いが明確にはわからないものかもしれません。運行計画表は日々の業務で利用するため、毎日作成するものですが、運行指示書は基本的に2泊3日以上の運行を行うときに作成する書類となります。つまり、48時間以上の運行において中間点呼が必要な場合に作成する書類です。わかりやすい例でいうと、長距離バスの運行、長距離トラックによる輸送が挙げられます。ただし、一般貸切旅客自動車運送事業者にいたっては、日帰りや一泊二日の運行であっても運行指示書を作成しなくてはなりません。

運行計画表を作成するポイント

どの業界にも共通する運行計画表の中で最も重要な項目は、運行経路と運転時間です。

① 運行経路はできるだけ決まったルートで
どの場所に、どの経路を通って行くかを事前に決めておくと、迷うこともなくおおよその所要時間がわかります。ただし、天候や走行時間帯の渋滞情報、工事状況によっても時間が異なってくるので、普段から経路上の混雑具合や道路状況を把握しておかなくてはなりません。
② 無理のない運転時間を設定すること
運転者の経験や心身状況、業務の内容などを考え、無理のない運転時間を設定しましょう。また、季節や曜日などで渋滞などが予測される場合には、その分のロスタイムを見込んで少し長めの運転時間を設定してください。

運送計画表を長期的に管理すれば、項目次第で労務管理やコスト管理とも連携させることができます。走行距離や時間、給油の状態なども統合管理できるので、データを収集しておけば、データを活用したコスト削減や活かせますし、同じような状況の時にどのように作成すればいいか、検討がつきやすくなります。

「運送計画表」のテンプレートと書き方

運行計画表は、運送スケジュールや配送計画表とも呼ばれ、事業者によってややフォーマットも異なります。ここでは主に配送業向けの運行計画表について説明しましょう。

書き方のポイント

まず、荷物を届け先に配送するために、どの順番で回れば早く・効率的に回れるかを考慮して全体のスケジュールを組みます。そのうえで、その日の天候、道路状況などの情報を加味し、配送時間を検討しましょう。

基本となる記載項目
・運転者
・車種とナンバー
・納品先
・納品する荷物
・配送時間（出発予定／到着予定）

エクセルを利用した運行計画表であれば、使う目的に合わせてさまざまな項目を追加することができます。たとえば運行ごとの時間や走行距離のデータを記録し、ピボットテーブル機能を使って原価や収益を集計することもできます。無料でダウンロードできる管理表のテンプレートをもとに、以下のような項目を追加するなど、アレンジを施してより使いやすく機能性に富んだ管理表を作ってみてはいかがでしょうか。

・運送管理時間データ（入庫時刻／出発時刻／配送終了時刻）
・運送管理走行距離データ（出発時オド／配送終了時オド／総走行距離）
・運送管理コストデータ（燃料費／有料道路代など）

ダウンロードで今すぐ使える！エクセルテンプレート
・biz ocean「運送スケジュール管理表（運輸業用)」
・経費削減実行委員会　「無料で使える運送スケジュール管理表」

もっと便利に快適に。運行計画表の効果を格段とアップさせるツール

項目を付加することでさまざまな情報を収集し、分析することができる運行計画表ですが、実際は誰でも作成できるものではなく、ベテランのスタッフによる経験や勘を頼りに計画を策定している企業も少なくはありません。そのため、どんなに慣れていても時間と手間がかかってしまうのです。ドライバーが多ければ多いほど、一つひとつ作成しなければならず、思っている以上に作成時間がかかることも…。

また、作成するのはあくまで“計画”であるため、ドライバーが何らかの事情で事故に巻き込まれたり、突然の天災で配送業務が遅延したりすることも０とは言い切れないものです。

ベテランや若手に関係なく、誰でもすぐに運行計画表を作成できるようにするには、ドライバーの日々の走行状況や業務をデータ化していくことが必要です。エクセルで管理する場合は、担当者を立てて、日々確認やデータ集計をして行かなくてはなりませんが、株式会社スマートドライブ（本メディア運営会社）の「SmartDrive Fleet」であれば、そうした工数を軽減し、リアルタイムで車両管理をサポートします。GPSの追跡機能を備えたこのデバイスは、シガーソケットに挿すだけで、導入費用は一台につき月々たった2,480円〜。運行計画表作成時に次のようなメリットを享受します。

・計画通りに活動できているかを確認できる

日々の走行状況は自動でトラッキングされますので、運行計画表（配送計画）通りに業務を遂行できたか、無駄はなかったか、逆に時間が足りなかった箇所はどこだったかを把握することができます。データは蓄積されますので、このデータをもとにより効率的なルート作成が行えるようになります。また、運転日報はワンボタンでCSV出力できますし、ドライバーの運転診断機能も備えているので、分析結果をもとに適切な安全運転対策も実施可能に。

・ドライバーの位置がリアルタイムでわかる

ので、お客様に安心感のあるサービスの提供や的確な配送指示が可能に。また、社用車の私的利用やサボり抑止にも効果があります。

・労働時間の見直し・コストの最適化ができる

手書きのタイムカードや自己申告だった勤怠が自動で見える化されるため、従業員一人ひとりのムリ・ムダ・ムラをなくし、人件費を最適化することができます。ドライバーの運転時間や休憩時間の管理できるようになるので、適切な配車計画が作成できるでしょう。

こうしたデバイスによって移動距離や時間を確実に把握できれば、原価の管理も正確に行えるようになります。自社の目標や目的に合わせ、最適なツールや管理方法を取り入れてくださいね。