動態管理を行うメリットとは？活用事例も含めて解説！

動態管理とは？

一般的に、車両をはじめとした移動体（動態）の位置情報や状態（何をしているのか、どんな動きをしているのか等）をリアルタイムに記録し管理し、業務を効率化することを動態管理といいます。

動態管理の仕組みは、 GPS搭載の端末を車両に搭載して走行することで、衛星から位置情報などの走行データを取得します。取得されたデータは専用システム等を利用することでパソコン上で確認できるようになります。

従来は、高価な車載端末を工事して設置し、データを確認するにはパソコンに専用のシステムをインストールするなど大掛かりでしたが、最近では、シガーソケットやOBD-Ⅱコネクタにデバイスを挿すだけでよい端末が登場し、ソフトもクラウドサービスの発展によりインターネット上のWebブラウザ経由で手軽に利用できるものが増えています。これまで費用面や工数面でハードルが高かった動態管理ですが、このような背景により様々な企業でも導入が進んでいます。

動態管理を行うことのメリット

動態管理のメリットには大きく「利益拡大」「CSR推進」という２つのカテゴリがあります。利益を拡大させるため、動態管理によって、営業生産性の向上と、コスト削減の２つに取り組むことができます。

利益拡大（営業生産性の向上）

お客様や取引先から急な依頼が入った時に、電話で「今どこにるの？」「この場所の依頼に対応できますか？」等、事務担当者であれば一度は経験しているのではないでしょうか。電話確認は直接会話ができ便利である半面、「電話が繋がらない」「気付かなかった」等で折返しを待つ必要があったり、同時に複数の営業担当者に電話をかける必要があったりといったコミュニケーションロスも発生しがちです。

動態管理で「誰がどこに居るのか」を把握しておくことで、効率のいい担当者を電話確認無しにアサインすることができます。全体の作業効率が上がると事務担当者としては空いた時間で別の業務に取り掛かれますし、ドライバーも不要な折返しや対応が不要になり営業活動に集中することができます。

また、営業生産性を上げる為には「顧客の重要度に見合った活動量になっているか」が重要です。企業の営業活動においては必ず「重要顧客」が存在していますが、その重要顧客に限られた営業活動時間の中で十分に時間を割けているかがポイントです。

例えば車両を使って営業活動をしている場合、動態管理で取得出来る位置情報と「顧客の重要度」を掛け合わせることで、以下のようなことが見えてきます。

・どれくらいの頻度で訪問しているのか

・顧客の場所（位置情報）は適切か（その顧客のためだけの移動になっていないか）

・本当にその移動に価値があるのか（重要ではない移動になっていないか）

・他の営業担当に集約することはできないのか（エリアが重複していないか）

・新たに拠点を設ける、もしくは削減すべきか

動態管理を導入することで位置情報を地図上で把握できるようになり、それだけでも十分な効率化が見込めますが、その移動データを蓄積し分析を行うことで、さらに営業生産性を上げる施策を打てるようになるのです。

利益拡大（コストの削減）

保有する車両が増えれば当然コストも増大し、管理すべき車両情報も増加します。車両視点で動態管理を捉えることで、車両に係るコストを抑えることができます。

一つが保有する車両台数の適正化です。車載端末をつけた車を一定期間走らせ、車両の稼働状況（どの日、どの時間に何台稼働しているのか）を可視化します。特に複数の拠点で車両を保有しているような企業の場合、拠点ごとのバラつきを見ることで稼働率の目標値を定め、車両台数を見直すことができるようになります。保有する台数が減ることは大きなコスト削減に繋がります。

もう一つが、安全運転を促進することでの、事故損害の最小化です。動態管理を行うサービスの多くが、車両の動き（距離や加速・減速など）を取得しています。そのデータを活用して安全運転指導を行うことで、事故対応コストや保険料等のコストを大きく削減することができます。

コンプライアンス遵守

前項で安全運転の促進がコスト削減に繋がると記載しましたが、たった1件の事故といえども、その損害は予想以上に大きいものとなります。前述の事故対応コストや保険料等のコストは目に見えて分かりやすいものですが、実は事故が起こることでの「間接損害」を忘れてはなりません。重大な事故が起きると、取引先やお客様だけではなく地域社会への信用喪失も考えられ、企業活動に大きな影響を与えます。

また、コンプライアンスなど企業の守るべきルールはますます厳しくなってきており、車両を保有する企業にとって動態管理は必要不可欠なものになっています。

労働災害における経験則として「ハインリッヒの法則」がありますが、これに基づくと、事故をおこなさいためには身近なヒヤリハットを減らすことが有効とされています。そのためには動態管理によって「正しい運転挙動の取得」「分かりやすい指標」を取得し、適切なフィードバックを行うことが重要です。

動態管理が活用されている業界について

動態管理は、移動することがメインの業務となる物流・運送業だけでなく、不動産業、訪問介護・診療、工事業、メンテナンス業など様々な業界で利用されています。最近ではBCP対策として、震災や災害時において車両を利用している従業員の所在確認に利用する企業もあります。

クラウドサービスの発展により導入までのハードルが下がったことから、大手企業だけでなく中小企業でも幅広く利用されています。

動態管理の活用事例

動態管理に活用される機能

現在の位置情報を把握：リアルタイム

走行履歴・安全運転の把握：走行履歴・運転診断

運行日報や月報の自動生成：運転日報・月報

スマートフォンアプリ：SmartDrive Fleet アプリ