動態管理システムで何が変わるのか？ 特徴やメリットを解説

動態管理システムとは

動態管理システムとは、車両や現場担当者の状態をリアルタイムで記録・管理できるシステムのことを指します。GPSなどを活用することで管理者がオフィスいながらPC上で車両の動向をリアルタイムで把握し、必要に応じて指示を送るといったことができます。

従来は専用の大掛かりで高価な車載端末などを搭載してそういったことも行っていましたが、現在はスマホのみで動態管理ができるアプリや、OBD-IIコネクタやシガーソケットに安価で小型なデバイスを接続することで車両の状態を把握できるサービスも登場しており、この領域でもクラウド化が進んでいます。

そのようなサービスは従来のような大掛かりなシステム開発を必要とするサービスに比べて安価で、かつ工事が不要で手軽にインストール＆短いリードタイムで利用開始できるのが特徴です。これまでも車両の管理には興味はあったものの、費用面や工数面で導入のハードルが高かったという企業でも、昨今のクラウド化の流れを汲んだ動態管理システムを考慮してみるようになってきています。

クラウド車両管理サービス「SmartDrive Fleet」

社用車管理者のメリット

ここからは動態管理システムを使うことでどのようなメリットがあるのか、具体的に紹介していきます。一般的な動態管理システムの特徴になるので、実際にシステムを検討する際には各システムごとの機能を確認してみてください。

管理者の作業効率化

動態管理システムを活用すれば、指定した車両の現在位置を確認できることはもちろんのこと、指定した住所周辺の車両までリアルタイムで検索することができます。位置情報を正確に把握できれば、業務をピンポイントで指示・連絡することも可能で、たとえば急な集荷依頼なども迅速に対応することができます。

管理する車両が増えれば増えるほど、人力で管理することがどんどん困難になります。そんな状況でこそテクノロジーが活きてくるのです。

無駄を排除してコスト節約、ドライバーの生産性向上

各車両が走行しているルートをリアルタイムで監視することにより、今まで分からなかった効率の悪いポイントを見直せるようになります。目的地までのルートを最適化できれば、無駄な運転時間やガソリン代といったコストを削減できます。昨今は業務の「生産性向上」がキーワードになっていますが、同じ時間でより多くの顧客を回るなどドライバーの生産性を高めるツールにもなりえるでしょう。

社員・ドライバーの事故減少

走行データや運転傾向を把握してドライバーに安全運転を呼び掛けることも可能なので、事故リスクの高そうな社員たちに働きかけ、事故の予防につなげたりすることもできます。会社全体における事故件数を削減していくことで、車の修理代も削減できますし、保険料も下げられます。社員・ドライバーたちの生産性の向上のみならず、それを相殺してしまいかねないコストを抑制するという効果もあります。

そもそも「走行データが可視化される」ということがドライバーの気を引き締めることにつながりますし、上述したように配送ルートを最適化することができれば、目的地にいち早く到着することもできます。時間がギリギリで無茶な運転をしてしまうなど、そういった事故の直接の原因となってしまうような運転を予防するにも動態管理システムは一躍買うでしょう。

交通情報や天候状況に合わせた配車

管理画面上で渋滞状況や工事通行止めによる迂回状況、また地域ごとの天候情報なども連携させることで、それらがドライバーたちの運行スケジュールに影響を及ぼすような場合は、即時ピンポイントで指示を与えることが可能になります。また、ドライバーと何らかの理由で直接やりとりができないような状況でも、車の位置情報や動きは常に把握できるので、どこで何をしているかまったくわからない、というような状況になることもありません。

ドライバー側のメリット

日報の作成が自動化される

動態管理システムには日報を自動で作成してくれる機能を搭載したものもあります。日報の作成は手間が掛かるため、自動化できればドライバーの工数削減になるだけでなく、機械的な作業を減らしやりたい業務に使える時間を増やすことにもつながります。

配送計画、勤怠管理をスマホなどのデバイスから確認できる

ドライバーはその日の配送計画や勤怠管理をスマホなどのデバイスを通して確認することができるものもあります。急な集荷依頼があった場合にも運行管理者からリアルタイムで指示を受けることができ、電話連絡ができない状況でもスマホアプリ上でメッセージを入れておくことが可能です。

作業内容の記録により正しい評価が得られる

ドライバー自身が業務目的やスケジュールに沿った業務をしっかり行っている限り、それが自動ですべて計測・記録されるわけですから、自身でアピールせずとも結果としてしっかり可視化されます（不都合な行動も可視化されるという側面がありますが）。また、スピードの出し過ぎや急ブレーキ・急ハンドルなどの回数や強度なども確認することができるので、自分の安全運転リスクの把握やスキル向上のためにも役立ちします。

顧客側のメリット（配送業など）

サービスが優れていることをアピールできる

運行ルートを最適化することでいち早く顧客の元へ向かうことができますし、車両をリアルタイムで監視しているため配送車の位置をもとに到着予定時間の連絡など、配送の見える化を提供することも可能です。

ITの力を最大限活用することで、人間が使える時間を増やす

動態管理システムの効果として「業務の生産性向上」に繋がると紹介しましたが、従来は人力でやっていたような作業をシステムの力で効率化したり、自動化できるというのが最大のメリットです。動態管理システムには車両管理や勤怠管理、運転日報管理の機能を合わせて備えているものも多いので、手間がかかる（かつ重要な）作業を工数削減し、その分他のことに費やすことができる時間を生み出すことができるのです。

弊社スマートドライブが提供している「SmartDrive Fleet」でも、今回紹介したようなGPSリアルタイム動態管理機能に加えて、運転日報を自動で作成する機能やドライバーの運転特性を把握し事故削減をサポートする運転診断機能を備えています。

最近は様々のことにAI・ロボットを活用する文脈での自動化が謳われていますが、そこで削減できた時間を人間にしかできない作業に投じていくことでさらなる価値を届けていくというコンセプトは、営業やロジスティクスまわりでも同じでしょう。