送迎車の配車に割いていた時間が今までの半分以下に！東大阪徳洲会病院様が車両管理システムの導入で得た多くのメリット

リアルタイム機能、自動日報作成機能、運転診断機能など、一つのツールに多様な機能を搭載している車両管理システム。そのため、当初の目的以外にも、多種多様な課題を解決することができるのです。

煩雑な業務を少しでも改善したいと情報を集めていた東大阪徳洲会病院様は、とあるニュースをきっかけに、GPSを活用して車両の位置情報が確認できることをご存知になりました。そこからすぐに検索をかけ、お問い合わせから導入まで10日ほどというスピード感で車両管理システムを導入。実際に利用してみると、「良いことばかり」だとおっしゃいますが、導入前後でどのような効果があったのでしょうか？

インタビュイー：
医療法人徳洲会　東大阪徳洲会病院
https://h-osaka.tokushukai.or.jp/
事務長　住友 章文さま
経理課　主任　上山 絵美子さま

導入サービス：シガーソケット型デバイス10台
導入時期：2021年10月

最適な医療を提供するため、外来透析の患者様の送迎を想定して導入

住友：医療介護グループの徳洲会の一つである東大阪徳洲会病院は、国内に72箇所ある、医療・介護を中心とした病院です。多くが急性期の病院で、都市部をはじめ、離島・僻地医療にも力を入れています。

車両に関しては、個々の病院が所有する台数までは把握しておりませんが、外来の透析患者さんとデイケアや通所リハビリの患者さんの送迎、立地によっては駅からアクセスがしづらい場所に位置するため、病院への送迎にも利用しています。

現在、透析患者様の送迎に利用する車両へSmartDriveデバイスを装着されていると伺いました。 

住友：はい。結果的には今は所有する全車両に装着していますが、当初は外来透析の患者様を、処置が終わった後に病院からご自宅までお送りする車に取り付ける想定で導入しました。

お迎えについては、私たちが事前にスケジュールや段取りを組めるのですが、透析が完了する時間は、その日の患者様のコンディションや得られた水分量などで大きく異なるため、正確な送迎時間を読むことができません。とはいえ、他にも患者様がお待ちでらっしゃいますから、なるべくスケジュール通りに進める必要があります。そんな中、以前はドライバーの携帯に電話をして「あとどのくらいで戻って来られますか？」と確認して配車作業を行っていましたが、そもそもこの運用方法では効率が悪く危険だと、ずっと危機感を抱いていたのです。

導入後は、今どの辺りを走行しているのかが一目で分かり、「あの通りは朝から渋滞で混んでいたから、今からだと戻りが予定より遅くなるかもしれないな」などが、こちらで想定できるようになりました。電話で都度確認する必要がなくなったので、当初の目的を果たすことができたと実感しています。

導入前は総務スタッフ総出で、煩雑な配車管理を行っていた

SmartDriveの導入前はどのように配車や車両管理を行っていたのでしょうか？

住友：おおよその巡回時間を計算して、人を割り振って計画を立てていました。ただ、この運用がとても大変で…。先ほど申しましたように、透析は患者様の体調によって時間が変わりますから、総務所属の3名のスタッフが透析室から電話を受け、同じ方向にお住いの患者さんが2人いらっしゃったら2人一緒にお送りするなど、その日その日の状況に合わせて知恵を絞りながら配車をしていたのです。

上山：11時に予定を立ててから、その後の状況をヒアリングして「おそらくこの時間ぐらいに戻るだろう」と情報を更新していきます。毎日予定表を作成していても、元の予定から必ずスケジュールが大きく変わってしまう上、患者様の送迎にどれくらいの時間がかかるのかという情報も考えないといけないので、地理と距離とが頭に入ってないとできない作業だったと思います。

総務は3名ですが、運転業務専属のスタッフは4名。毎日煩雑なやりとりを繰り広げつつ、それでも対応が困難な場合は総務の3人のうち誰かが「私が行きます！」と動く。そんなことが頻繁に起きていました。

配車の組み換えはこのように、缶箱の蓋にマグネットを貼って行っていました。これもだいぶ色々と試行錯誤した結果なんです。ドライバーの下に患者様の名前と送迎予定時間を記入し終了時間が変わればその都度張り替えて...と本当に職人芸のような作業ですね（笑）。

それに、ドライバーに電話をかけるタイミングが運転中だと、着電に気を取られて事故を起こすなんてことも考えられますから、安全な運用とは言い難い。と、そうこうしているうちに行き違いが発生するなんてことも多々ありました。

それは非常に大変でしたね…

上山：電子カルテのシステム内にある透析アプリで処置の進捗を見て、スケジュールを確認し、ドライバーに電話して...と、ずっと張り付きで対応していました。もちろんその他にもやるべき業務がたくさんありますから、ここに日々、時間を割かれると他の作業に手が回らなくなってしまいますし、本当に困っていたのです。

因みに、業務効率化の目的で他にご活用されているツールはございますか？

上山：透析アプリぐらいでしょうか。ただ、基本的にこれは透析室の人が見るアプリですから、私たちは終了時間を確認するぐらいです。今はSmartDriveと一緒に透析アプリを見て、予定を立てたり、変更したり、効率的に運用できるようになりました。

配車管理の効率化を目指して様々な手段を検討されたと思いますが、何をきっかけにSmartDriveをご存知になったのですか？

住友：そもそものきっかけはテレビで観たニュース。とある再現VTRで、車に取り付けたGPSから位置情報を把握していたという話を目にしまして。車両管理とは軸が異なる内容でしたが、この話をもとに「GPSを車に取り付ければ、地図上から居場所がわかるようになるのか！」と気づかされたのです。そこからすぐにインターネットで「GPS　車　位置情報」と検索したところ、SmartDriveが上位に表示されましたので、すぐに問い合わせを入れました。

本当に、見つけた時は「今だ！」と思いましたし、今までの煩雑な業務から解放されると思って、期待に胸が弾みましたね。上位表示された3社に問い合わせて一番反応が早かったのがスマートドライブさん。そこからスピーディに話が進み、今に至ります。導入までのスピード感は、1週間から10日ぐらいだったでしょうか。

実際に導入したら想像以上にメリットがありましたよ。運用がスムーズになったことで、透析室へ患者様をスムーズにご案内したり、終了後に送迎車までのご案内もできる余裕が生まれ、ドライバーも安全運転になってきたんですから。

簡単操作のタブレットアプリで、各人の安全運転のフィードバックが可能に

現在、メインでご利用されているのはリアルタイム機能でしょうか？

上山：そうですね。たとえば、朝から雨が降っている日は、たいてい道路が混んで遅れが生じるんですね。そうするとドライバーから遅延する旨の電話があるのですが、私はそれを受け、位置情報から着く時間を想定し、患者さんをご案内しています。状況がわかるとスムーズに行動できるので、たとえ遅れたとしてもリカバリーができるんです。随時PCの管理画面を開いているわけではありませんが、今日は混みそうだな、遅れそうだなという時は必ずSmartDriveを確認しています。

住友：通常より道の混雑が予想されるような日は、本当に大活躍です。また、いつでも、どこでも、誰でも自分の端末で位置情報が確認できるのが良いですよね。1箇所固定だと、そのPCが設置されている場所まで行かなくてはなりませんが、そういう手間もないのも助かります。

先ほど「安全運転になった」という話がありましたが、運転診断機能もお使いいただいているのでしょうか？

上山：はい。うちでは車両もドライバーも毎日変わるのですが、車に乗る前にタブレットアプリで自分が乗る車を選択してから送迎に向かってもらっています。

数タップで誰がどの車に乗るのかを登録できるので、高齢のドライバーたちでもすぐに慣れましたし、この機能によって、毎回車が変わっても各人の運転操作状況が分かるようになりました。

住友：急ブレーキ・急発進・急カーブなどを数値化してくれるので、その結果をフィードバックしています。設定した点数を下回った場合は結果がメールで届くので「Aさんは何時何分ごろ危険操作があった」「Bさんこの日この時間はスコアが低かった」と把握できるのです。

実際に安全運転管理者である私が同乗できれば、運転を直接指導できますが、毎日同乗するわけにも行きませんので、メールで安全運転か否かを確認できるのは、非常にありがたいですね。

それに、私が注意をするより、客観的に示された結果の方がドライバーも理解しやすいですし、「カーブのスピードをもう少し落としてみようか」と言うだけで、指摘を受けたドライバーは運転を意識するようになって、実際に安全運転を心がけてくれる。良いことばっかりやなあと思いながら使っています。

実際に、運転診断のスコアは改善されましたか？

住友：実際にアラートメールが届く回数が減りましたから、しっかりと結果にも表れていると思います。

管理者としては、意識一つでこんなにも変わるんだなと本当にびっくりです。患者様を送迎していますし、医療に関する車両ですから、安全運転は遵守すべきもの。それに、違反や事故が起きると、免許の点数もいっぺんに引かれてしまうでしょう。最悪の場合、免許停止になってしまったら患者様の送迎に影響してしまうなんてことも考えられますから、そういう心配ごとがなくなったのも大きいですね。

時間、ストレス、コミュニケーション。すべての面で効果があった

SmartDriveを利用することで、導入前と比較するとどれくらいの効果が表れましたか？

上山：1日中張り付いて確認する必要がなくなったので、対応にかかっていた負担が大きく軽減しています。以前は、始業とともにスケジュールを確認し、透析アプリを開く、ドライバーが送迎に向かう準備をする…など準備に時間がかかっていましたが、その必要がなくなり、電話が鳴ってから動けるようになりました。
具体的な数値でいうと、今まで割いていた配車や中継ぎ時間が半分に、いえ、半分以下になっています。

住友：傍目から見ても、昼ごろから総務のスタッフがバタバタと休みなく動いているのを知っていましたし、すれ違いや時間のズレなどが多く、非常にストレスがあったと思います。わからないからこそ、次の行動ができない。それが積もるとどんどんストレスも大きくなっていきますよね。

ドライバーも一生懸命ハンドルを握って運転してくれているはずですが、それが伝わらないのは辛いこと。そういう相互間のやりとりがクリアになったのは本当に大きな効果です。多少のコストをかけても、現場のスタッフ、それから利用される透析患者様の負担が軽減できるなら、絶対その方が良いですよね。

対応時間、ストレス、そして人間関係が改善されたということですね。それは連携を取りながら仕事をすすめていくにあたり、非常に重要なことかと思います。

住友：そうですね。他にも細かい部分ですが、これまでは「時間がなくて日報が書けなかった」ということも発生していたのですが、SmartDriveでは日報作成が自動化されるので、提出するドライバー、管理者の双方に安心感が生まれ、手間も軽減されました。

コロナの感染対策としての体温チェックやアルコール検査など、その都度必要なことには対応していたのですが、何時何分にどこへ訪問して…という具体的なところまで落とし込めていませんでした。このままでは良くない、改善しよう！と考えていた時に目にしたのが、冒頭でお話ししたニュースの話。
配車も走行記録も含め、私たちが欲しかった機能を一気に提供してくれたのがSmartDriveだったんです。

スマートドライブでも2022年度のアルコール機器の使用義務化に向けて、連携開発を進めているところですので、リリースしましたら改めてご案内させてください。

これまでのサポート面や運用について、何かお困りになったことはございませんでしたか？

上山：PCのスペックもそのほかの端末も問題ありませんでしたので、スムーズに設定が完了できました。導入の時に高齢のドライバーにタッチパネルでの操作を教えるのが少し大変だったくらいで、現在ではどのドライバーも難なく操作をしていますよ。

住友：最初にデバイスが到着した時、本当にシガーソケットに挿すだけで使えるのかな？と半信半疑だったんです。ただもう、とにかくやってみよう！と装着、実際にエンジンをかけてみると緑に点滅して、「あ！動いたで！」と、スタッフ間で大盛り上がり（笑）。その手軽さも魅力ですよね。

最後に、徳洲会様のような介護・医療関連の事業を展開されている他の企業様に、SmartDriveは役に立つと思われますか？

住友：もちろんです。現在、私たちのグループも横展開に向けて動いています。同じグループ内では、当院のように個別で送迎をしている病院と一定のルートを走行している病院がありますが、当所と同じ運用をしている場合、同じようなお困りごとが絶対あるでしょう。また、ルート走行している場合も、安全運転でなおかつより効率的な運行が実現できるはず。そういう点では、弊社のグループを含め、同じような業種、業態の事業を展開されている企業様にもご活用いただけるんじゃないでしょうか。

要望としては、最近は白線をはみ出したらアラートが鳴るドライブレコーダーもありますよね。今後もっと進化していくと思いますが、スマートドライブでもそれが実現できるようになると良いなって。そうすれば一台で車両に関する課題をまるっと解決できますし、より高度な管理が一括で実現できそうですよね。

上山：デバイスの本体が大きいとスタッフの1人に言われました(笑)。私は小柄なので問題なく使っていますが、男性のスタッフさんの場合、足に当たってしまうそうで。なので、もう少し小型化できればうれしいです。

弊社としても様々なデバイスを状況に合わせて選べるようにしていきたいと思っていますので、新しいリリースがありましたらご連絡させていただきます。

住友：ありがとうございます。いろいろ要望を言いましたが、本当に導入してからすごく助けられているんです。今まで通りの運用だと、運転中に電話が鳴ったからつい出てしまったドライバーが事故に…なんて悲しいケースが起こり得たかもしれない。そう考えると、本当に素晴らしいご縁をいただけたと感謝しています。これからも楽しみにしていますよ！