働き方改革を前進させた、順洋会武蔵野総合クリニック様でのSmartDrive活用方法

日頃から車両を利用して業務にあたっていると、「誰が・いつ・どこにいるのか」全て網羅できず、判断や連携が遅れてしまうことも少なくありません。訪問医療において、日常的に車両を活用されている順洋会さまでは、車両管理システムの活用で位置情報と稼働状況が可視化され、業務の非効率が改善したと言います。具体的にどのような活用をされ、どのように働き方が改変されたのか、同社の佐藤さま、岩渕さまの2名にお話を伺いました。

インタビュイー：
順洋会グループ
https://6340-group.jp/
訪問リハビリご担当 岩渕様
事業支援部、医療相談室　送迎チーム 佐藤様

導入サービス：SmartDrive　ドライブレコーダータイプ７台
利用車両：軽自動車
導入時期：2020年11月

順洋会武蔵野総合クリニックは人に寄り添い、支えるクリニック

まずは、御社の事業内容について教えてください。

岩渕：順洋会グループは、医療を中心に、薬局や介護事業、カフェや動物介在活動など幅広い事業を展開しています。医療としては、武蔵野総合クリニック（15床の有床診療所）、武蔵野総合クリニック練馬、武蔵野総合クリニックいずみ（2022年４月開設）があり、それぞれのクリニックで外来・健診・人工透析・在宅医療を行っています。SmartDriveの車両管理システムを利用しているのは在宅医療となる訪問診療と訪問リハビリ、そして人工透析の送迎時です。所有している8台のうちSmartDriveを装着しているのは7台、残り1台は予備車両として利用しています。

選んだのは車両管理システムが搭載されたドラレコ

岩渕様は、御社での導入が決定された後に、運用担当になられたと伺っております。導入から運用に載せるまでで、苦労したことがあればお教えください。

岩渕：運用については、当時3〜4名のスタッフが導入担当者からレクチャーを受けたのですが、そこから別のスタッフに伝達するときに苦労しましたね。若年層のスタッフもいますが、高齢のスタッフも多く在籍していますので、パソコンに慣れていない、スマホアプリの使い方がわからないという声がいくつも上がっていましたので、理解してもらうために根気強く、何度も教えました。

ドライブレコーダーで検知された動画はどのようにご活用されているのでしょうか？

佐藤：毎日すべての動画をくまなくチェックするというよりは、何かあった際のエビデンスとして記録を残すという意味合いで利用しています。私たちが事故を起こすこともあれば、もらい事故を受ける場合もありますので、そうした万が一の事態が起きた時に、証拠映像として提出できればと考えております。

また、フロントとリアでカメラが分かれているのではなく、1つのレンズで広角撮影できる(※)のが良いですよね。設置の手間やコスト面も押さえられますし、１台なので確認する際も前と後ろ、2パターンを観る必要がありません。(※ユピテル社のドライブレコーダーのみ)

導入の目的は「業務の非効率性を改善したい」

活用方法について伺いたいのですが、まずは導入目的を教えて頂けますか？

岩渕：一番の目的は、車両の使用状況を正確に把握することでした。訪問診療者のリアルタイムの位置情報が把握できないことで、業務に関する判断に遅れが生じ、非効率だと感じていたんですね。また、紙に手書きで記録していた乗車記録も、何かツールを活用して正確な情報を記し、デジタルで管理をして仕事の効率化につなげたいと考えていました。

メインで利用されているのはどの機能でしょうか？

岩渕：私が日頃から利用しているのは、車両の予約機能と自動作成される運転日報機能です。

佐藤：送迎チームでは、その日の診療・運転終了後に、オドメーターを確認してSmartDriveのアプリをつかって、日報の備考欄に総走行距離を記入しています。私自身も透析の患者様の送迎を担当しておりますので、車両の予約や走行距離を使うことが多いですね。

休憩などもあるので1日のうち何回かに分けて乗車することになりますが、乗車開始から終了までの総走行距離が把握できることで、集計がしやすくなるのです。

私は今年の9月に入職したばかりですが、前任者から「各ドライバーのひと月の総走行距離を月初めに確認する」ことを引き継ぎました。各車両がどれだけ走行しているのか、どれだけ稼働しているのかを把握するために確認しています。

SmartDriveではGPSベースで訪問した場所、走行距離がデータ取得できるのですが、オドメーターをもとに総走行距離を入力されているのは、より正確な数値を記録したいとの理由からでしょうか？

佐藤：おっしゃる通りです。オドメーターの距離と自動で記録されたデータとで、どうしても一部誤差が生じる箇所が出てしまうと聞いていて、オドメーターに記された距離を入力しています。

なるほど。ちなみに御社に導入頂いた際には無かった機能ですが、新たに各車両の走行日数、総走行時間、走行距離を記した「月報機能」が追加されました。お時間ございましたら、メモしていただいた距離とこちらをぜひ比較してみてください。差分が想定の範囲内であれば、こちらを利用して、入力に関するお手間を減らしていただければと思います。

佐藤：ありがとうございます。ちなみに今の運用でも荷物が減りましたし、紙をなくす心配もなくなりました。仕事終わりにぽちぽちと入力できますので、その点も非常に楽になっています。

車両管理システムの活用が働き方改革につながっている

業務の非効率は、導入によって解消されましたか？

岩渕：そうですね。特に、申し送りの際の非効率が解消されたと感じます。通常、定期訪問が終了してから急往診の連絡が入ることが多いので、毎日およそ17時30分前後に申し送りを行うんですね。このときに緊急往診に向かった車の位置情報がわからず、戻り時間が読めないために、申し送りが始められないということが度々発生していました。

それが今は、SmartDriveで位置情報を把握できるので、「今、Aのあたりなので、先に始めていきましょう」「もう少しで戻ってくるので、待ってから開始しましょう」とスムーズに業務が進められるようになったのです。

つまり、定時内で業務を終えられるようになったということでしょうか？

岩渕：その通りです。これまで位置情報や状況がわからないために、申し送りの実施が定時を過ぎてしまうことが何度もありました。もちろん重篤患者さんの情報を共有する場合は必ず待機しますが、今では基本的にリアルタイム機能から同じ場所で長く留まっていること、走行中だということを確認して、開始時間を判断していますので、定時内に申し送りを始められています。

まさに「働き方改革」につながる手段として活用ができていると感じています。

SmartDriveの車両管理システムが役立つ業界とは？

活用頂いていて、SmartDriveはどのような企業、業界に役立つと感じられますか？

佐藤：送迎用車両を持つ病院はもちろんですが、他にも私の経験ですが、葬儀社との相性は良いのではないでしょうか。葬儀社は寝台車も含め緑ナンバーが多いので、運行記録を残す必要がありますし、ドラレコの映像があれば、ご遺体を載せている際にもらい事故を受けてもご遺族様へしっかり伝わる説明ができるかと思います。

中にはドライブレコーダー単体で装着されている葬儀社もあるでしょうが、SmartDriveがあると、より管理面やリアルタイムでの連携が取りやすくなります。とても安全運転が求められる業種ですから、あらゆる点において有効活用いただける気がしますね。

最後に、今後SmartDriveに求める機能、改善してほしい機能などをお聞かせください！

佐藤：最近ではスマホも車も、話しかけるだけで操作できる機能がありますよね。たとえばですが、使用開始時に「おはよう、スマートドライブ」っていうと使用開始ができるというように、車両管理システムにも音声認識の機能があるといいな…と。いかに人間が楽をしたいかという機能かもしれませんが、運転などで手が離せないシーンで非常に有益だと思うんです。あくまで希望ではございますが、ぜひ、ご検討いただければ。

なるほど。例えばですが、QRコードの読み取りで乗車登録できるようにする、などであればすぐにご提案できるかもしれませんので、ぜひ今後もさまざまなご意見、ご要望をお聞かせください。

本日はありがとうございました！