社用車にGPSを設置するのは違法？メリットや企業の取り組み事例を紹介

社用車にGPSを設置するのは違法？

業務管理目的ならば違法ではない

社用車にGPSを搭載することは違法行為ではありません。労働契約法第3条第4項においては、「労働者及び使用者は、労働契約を遵守するとともに、信義に従い誠実に、権利を行使し、及び義務を履行しなければならない」と定められています。つまり、労使間で契約を締結すると、従業員（労働者）は企業との契約に沿って義務（業務など）を遂行する必要があるということです。就業時間内は企業の指示に従い、業務を行うことが求められるので、勤務時間における位置情報の取得は違法ではないと言えるでしょう。

ただし、従業員に無断でのGPS設置や、業務時間外における位置情報の取得をした場合はプライバシー侵害とみなされ、違法になる可能性があります。また、業務時間内もランチ休憩やトイレ休憩を考慮せずに厳しく注意してしまうと、パワハラと受け取られることや、従業員のモチベーション低下につながることも考えられるため、注意が必要です。

従業員への説明と同意が重要

社用車にGPSを設置すると、「今どこで何をしているか」「A地点でどれくらい滞在していたか」などが可視化されるため、「常に行動を監視されている」とネガティブに捉える従業員も少なくはありません。たとえば、営業担当者の場合、外出時のすきま時間を使って、適度に休憩を取ることもありますが、「監視されている」と感じさせてストレスを与え、業務に集中できない状態にさせてしまっては本末転倒です。

社用車にGPSを搭載することは従業員の行動を把握すること以外にも、安全運転対策や労務管理など、さまざまなメリットがあります。企業のメリットだけでなく、従業員にも多くのメリットがあることを理解してもらい、業務時間内のみの使用で、労務管理や安全管理が目的であること、プライバシーを侵害するものではないことを従業員に周知させたうえで設置を行いましょう。

社用車にGPSを設置するメリット

業務効率の向上

各ドライバーの走行履歴をもとに取得したデータを分析することで、効率的なルートを策定することが可能です。また、リアルタイムに位置情報を把握できるため、状況に応じた適切な指示だしや配車も行えるようになります。
さらに、車両管理から運行状況、労務管理まで、車両管理業務に関するデータを一元管理することができるため、煩雑だった管理の工数削減と高度な運用が実現できるのもポイントです。管理者とドライバー、両者の業務効率が大幅に向上される点がいちばんのメリットとも言えるでしょう。

コンプライアンスの強化と不正防止

社用車のGPSは、点検日・免許の更新日時を知らせるアラートや、走行履歴をもとにしたドライバーの労務管理、運転診断・危険運転アラートによる適切な安全運転教育など、法令遵守を強化できる機能が多く搭載されています。万が一、虚偽申告があっても、データをエビデンスとして活用できるので、不正防止にも役立ちます。

安全性の向上とリスク管理

日々、複数の社用車を使用する企業にとって、無事故で事業を行うのは容易なことではありません。事故は内的要因や外的要因、複数の複雑な要因が重なった上で発生してしまうため、完全に防止することは困難とされているのです。

GPSを搭載した車両であれば、一人ひとりの運転のクセを可視化し、運転スキルをスコア化できるため、適切な安全運転指導や事故につながりそうなシーンをシミュレーションした有用な安全運転教育が可能になります。ドライバーも自分の運転を客観視して理解することができるため、安全運転意識の向上も期待できるでしょう。

また、リアルタイムに位置情報がわかることで、万が一の事故、台風や地震のような自然災害などのトラブル発生時にも素早く対応することが可能です。日々の運転状況とあわせて、“もしも”のトラブルを想定した高度なリスク管理を行えるようになります。

社用車向けGPSの主な機能

リアルタイムでの位置情報把握

車両は常に移動を繰り返しているため、位置を特定するのが難しく、「今どこで何をしているのか」を確認するために電話を利用していた企業も少なくはありません。リアルタイム機能は、対象車両を地図上ですべて表示し、現在の位置情報をすぐに把握することができるため、急な問い合わせやトラブル発生など、即時対応を可能にします。

走行ルートや履歴の記録

「その日、どこでどんな運転で走行していたか」走行経路を自動で記録して、実際の挙動をタイムリーに振り返ることや、現状のルートを見直して最適化をはかることができるのが走行履歴の機能です。ルートが可視化されることで、指示通りの適正なルートを走行しているか（サボっていないか）、無駄な走行がないかを確認し、改善することが可能になるため、業務効率化や生産性向上ほか、ドライバーの正しい評価にもつながります。

運転日報の自動作成

GPSの位置情報をもとに、出発・帰社時間、更にルートや走行した場所・立ち寄った場所なども自動で記録し日報を作成。これにより、ドライバーが帰社後に日報を作成する手間や時間が省けるようになります。また、日報以外にも、正確な勤務時間や直行直帰の状況把握など労務管理の観点でも役立ちます。

危険運転の検知

社用車GPSによっては、事前に設定した業務エリアやルートを逸脱した場合や危険挙動を検知した際に、アラートで管理者に通知される機能を搭載しているものもあります。危険な事故につながる急操作をはじめ、「業務中の寄り道」「私的な長時間停車」などを検知してドライバーに注意を促すなど、安全運転対策に有効です。

社用車向けGPSを選ぶ際のポイント

導入目的に合った機能があるか

「安全運転を徹底して事故をなくしたい」「業務効率を向上させ、売り上げアップにつなげたい」「リスクマネジメントの観点から法令を遵守し、管理を徹底したい」「適切な配車で無駄なコストを減らしたい」など、車両管理に関する課題は企業によってさまざまです。

事故防止が目的であれば、ドライバーの運転をスコア化できる運転診断機能や危険運転時にアラートで知らせる通知機能が搭載された製品を、業務効率化が目的であれば、現在地が把握できるリアルタイム位置情報ほか、自動運転日報作成、走行履歴などの機能が搭載された製品を選ぶなど、課題解決につながる機能が搭載されていることを確認しましょう。

コストは予算に見合っているか

社用車にGPSを導入する際には、車載器の費用、初期費用、月額費用がそれぞれかかります。車載器のタイプや契約内容、オプションの追加で金額が変わりますので、必ず見積もりを取り寄せ、導入時、月間、年間、それぞれどれくらいのコストがかかるか、把握した上で導入を検討しましょう。

また、トライアルが設けられている製品も多くありますので、一定期間使用し、納得したうえで本格導入を検討しても良いかもしれません。

社用車GPS導入時にかかるコスト
◆車載器の費用
車載器にはシガーソケット型、ドライブレコーダー型、デジタルタコグラフ一体型、カーナビ型など、さまざまなタイプが提供されており、プランも購入・レンタル・サブスクなどが用意されています。
◆初期費用
ドラレコタイプは取付に費用がかかる場合もあります。そのほか、事務手数料などがかかる場合も。
◆月額費用
おおむね一台につき１アカウントとして費用が発生します。分析レポートなど、オプションを追加した場合は基本の金額に追加で費用がかかります。

操作は誰でも簡単に行えるか

操作がわかりにくいと正しく利用してもらえず、適切な運用ができません。そのため、利用者であるドライバーと管理者が両者とも、正確に操作ができることも重要なポイントです。
新たなツールやシステムを導入する際は、従業員から操作を覚えるのが大変だと抵抗や不安の声が上がる場合もありますが、簡単な操作のみ、または直感的に使用できる製品であれば、運用もスムーズになります。

導入する際は、利用方法に関して簡単な説明会の開催や、操作マニュアルの用意、問い合わせ窓口の設置などをしておくと、誰もが安心して利用を開始できるでしょう。

社用車へのGPS設置の取り組み事例

ドライバーから「会社に守られていると感じる」という声も。リダクションテクノさまの事例（産業廃棄物の収集運搬業）

サーキュラーエコノミーの実現に向け、産業廃棄物の収集運搬業をメインに活用できる不要品の買取や、再資源としての活用を行っている株式会社リダクションテクノさま。何かが起きたときのためでなく、事前に危険などを察知して抑止や管理ができるツールを探してSmartDrive Fleetをご導入いただきました。

導入に際し、「スマートドライブは、あくまでドライバー皆さんを守るためであることを理解してほしい」と伝えたことで、ドライバーには前向きに捉えてもらうことができたと言います。
導入から1年後、ドライバーからは「スマートドライブのおかげで安全運転への意識が強くなり、事故の抑制につながっている」「スマートドライブのおかげで会社に守られているという実感がある」という意見を頂いたとか。ドライバーの安全を守るためのツールとして、大きな効果が得られているようです。

事例記事はこちら「SmartDrive Fleetは『極力電話は使わない』運用を実現し、安全運転推進と業務効率化を推進する。」

正確な位置情報がわかるのでスタッフの意識が変わった。株式会社オンコードさまの事例（直営型ガラス施工サービス事業など）

一般のお客様を対象に、鏡の取り付けや二重窓の設置、防犯・防音・結露対策・断熱、機能性ガラスの交換など、ガラス出張修理サービスを事業とする株式会社オンコードさまは、移動の管理強化と効率化を目的にSmartDrive Fleetをご導入されています。

SmartDrive Fleetの導入前は、どこかに立ち寄る、または遠回りをするスタッフもいたそうですが、走行ルートが記録されるため、自然と無駄を省く方向へとシフトチェンジしているようです。お客様からご依頼があった場合や現場で問題が発生した場合、現場の近くにいるスタッフをすぐに確認できるため、位置情報がわかるのは非常に助かっているとおっしゃってくださっています。

事例記事はこちら「IT活用でガラス業界に変革をもたらすオンコードさまが車両管理システムで叶えた『安全運転意識の向上』と『スムーズな連携』」

GPSを活用した車両管理システムのススメ

GPSで取得できるデータを活用した車両管理システムや動態管理システムはいくつか存在しています。弊社が提供しているSmardDrive Fleetもその一つで、リアルタイム動態管理を含め、ドライバーの勤怠管理や運転日報の自動作成、運転診断によるドライバーごとのスコアリングなどの機能を備えています。小さいデバイスを車両のシガーソケットに装着するだけですぐにご利用いただける、手軽なところもポイントです。
営業スタッフや配送ドライバーの運転・行動を可視化・把握したいという事業者はもちろん、社用車をより効率的に管理し、事故を削減して修理代や保険料を少しでも抑えたいと考えている方は、ぜひこちらから資料をご請求ください。