脱属人化と目視確認の限界を仕組みで解決。書類登録工数を1/10に削減したSmartDrive Box活用法

マニュアル制作からITソリューションまで、日本のものづくり現場を支える株式会社テクノツリー様。同社では、約180名が利用するマイカーや営業車の運転者管理において、Excelと手作業による属人化やコンプライアンスリスクといった課題を抱えていました。

その解決策として「SmartDrive Box」を導入した背景と、得られた効果、そして今後の展望について、管理部門人事総務グループの藤田智哉様にお話を伺いました。

インタビュイー：
管理部門 人事総務グループ 藤田智哉 様

導入サービス：
SmartDrive Box

現場の作業を楽にし、日本のものづくりを盛り上げる

Q: まずは、貴社の事業内容について教えてください。

藤田様: 弊社は設立30年目を迎える企業で、「技術と人をつなぐインターフェースの役割を追求する」を企業理念に掲げ、現場の作業を楽にして日本のものづくりを盛り上げることを目指しています。元々は自動車マニュアルや作業工程手順書などのマニュアル作成から事業をスタートし、約10年前からはPC等のITを活用して現場の技術継承や効率化するIT事業も展開しています。

従業員数は約200名ほど。システムエンジニアやテクニカルライターのほか、現場経験を持つ人材も多く在籍しています。車両の利用状況としては、岐阜の拠点や兵庫県の本社を中心にマイカー通勤者が約60名、それ以外の全国の拠点などで営業車を利用する従業員が120名ほどおります。

属人化、手作業、目視確認…限界を迎えていたExcelでの車両管理

Q: SmartDrive Boxを導入する前は、どのように車両や運転者の管理を行っていたのでしょうか。

藤田様: 以前は、運転免許証や任意保険、車検証のデータをすべてExcelで管理していました。従業員からパスワード付きのメールで書類の画像を提出してもらい、担当者1名がそれを目視で確認しながらExcelに入力し、確認できた情報を社内情報共有ツールのグループウェアの掲示板に掲載して共有するという流れでした。

この方法は完全な手作業ということもあり、属人化の傾向が非常に強いやり方でした。目視確認が漏れれば重大な法令違反に繋がるリスクもあり、古い書類や期限切れの書類が提出されるといったヒヤリハットが発生したこともありました。電子車検証の管理では、車両のフロントガラスに貼られた車検ステッカー（検査標章）の写真を撮影して送ってもらうなど、手間がかかって困っている状況でした。

管理を担当していた同僚が、膨大な手作業や目視確認、スケジュール管理に大きな負担を感じている様子を見て、なんとか解決したいと強く思っていました。

決め手は「使いやすさ」と「手厚いサポート」。従業員の登録工数は1/10に

Q: さまざまなシステムがある中で、SmartDrive Boxを選んでいただいた理由は何でしたか。

藤田様: 以前、他社の通勤登録用Webシステムを利用した際にOCRの読み取り精度が低く、読み取りがうまくいかない場合は手入力が必要となり、かえって従業員の負担が増えてしまうこともあり、不満を感じた経験がありました。

そんな中、展示会でスマートドライブさんのシステムの説明を聞き、その分かりやすさに感動したのがきっかけです。コスト、管理者や従業員の手間削減効果、そして導入へのハードルの低さというバランスが当社の規模感に非常に合致していました。

また、導入検討時には対応していなかったバイクの登録機能が、導入時には利用できるようになっており、改善のスピードにも驚きました。加えて、電子車検証が1枚の画像で済む点も非常に有難かったですね。まず、「自分が見に行かなくても通知が来る」状態になったことが大きいですね。

Q: 実際に導入されてみて、従業員の皆様の反応はいかがですか。

藤田様: 従業員側の登録画面のUIがシンプルで、1スクロールですべて完結するため、入力時に迷う要素が少ない点を高く評価しています。

導入前は、書類をスキャンしてパスワードを設定し、メールで送るという作業に10〜20分ほどかかっていました。しかし導入後は、スマートフォンでURLを読み込み、写真を撮影して送信するだけで済むようになり、1〜2分で完了します。作業工数が約1/10に大幅削減され、社内からも「非常にスムーズになった」と好評です。

潜在的なリスクを可視化し、コンプライアンス意識が向上

Q: 管理者側の目線で、導入後にどのような効果を感じていらっしゃいますか。

藤田様: 他社システムと比較しても、SmartDrive BoxはOCRで読み取った後にスマートドライブ社内で内容の目視チェックを行い返送してくれるという手厚いサポート体制があり、これが非常に大きなメリットです。

また、権限の設定で個人情報を担当者以外が見られないようにできるというのも、当社の課題感をクリア出来た部分でした。

さらに、システム導入によって見えていなかったリスクが可視化されました。例えば、従業員の引越しに伴う車検証の自己記入（書き換え）の不備を画像で発見し、適切な対応につなげることができました。期限管理も容易になり、管理者および従業員のコンプライアンス意識が大きく向上したと感じています。

めざすは本社での車両の一括管理。さらなる業務効率化を目指して。

Q: 最後に、今後のSmartDrive Boxの活用に向けた展望をお聞かせください。

藤田様: 現在はマイカーと一部の営業車の運転者管理を中心に利用していますが、今後はリース車両の保険管理や期限設定などもSmartDrive Boxでカバーし、本社での一括管理へと活用範囲を広げていきたいと考えています。将来的には、レンタカーの管理などもシステムに一括して取り入れ、業務をさらに楽にしていきたいですね。

また、登録枚数が増える中で従業員自身が登録内容を確認する必要性も感じており、マイページ機能についても要望をお伝えしています。今後も現場の声を取り入れながら、より使いやすいサービスへと進化していくことを期待しています。属人性を排除し、誰が見てもわかる管理体制の構築に向けて、引き続きスマートドライブさんのスピーディーな改善とサポートに頼っていきたいです。

お忙しい中、貴重なお話をお聞かせいただき、本当にありがとうございました！