移動効率を改善し「即日完了率」を高める、車両管理システムの活用方法

株式会社竹中ガス住設センターさまは、大阪ガスメンテナンス指定会社の1社で、大阪市内と奈良県にて地域密着型の企業としてガス機器の販売・施工・修理を一貫して行なっています。ドライブレコーダーを導入していた同社がSmartDrive Fleetを導入した理由、導入後の効果などについて、常務取締役の山崎様にお話を伺いました。

車両管理システムの導入前に抱えていた課題

「SmartDrive Fleet」を導入しようと思ったきっかけを教えていただけますか。

弊社が扱っているガス給湯器は、お客様の暮らしに直結するものです。急にお湯が出なくなってしまったりコンロが使えなくなってしまっては皆さん困りますよね。ですのでとにかく迅速に現場へお伺いし、その日のうちに修理を完了させるということが、私たちの責務です。弊社では依頼を受けた当日に修理を完了されることができた割合、「即日完了率」を1つの指標としており、その数値をいかに上げていくかを考えたときに、移動効率を上げることが近道であると考えました。それが今回の導入の一番の目的です。

実は以前から通信型のドライブレコーダーは使用していました。ただ、ドライブレコーダーの主目的は危険な運転を記録することで、リアルタイムの位置情報に関しては数分間に1回の更新頻度でしたので、タイムリーに現在地を把握できるとは言えず、実際にはかなりのズレが生じていました。ですので、これまではその日の行き先リストを確認しながら「この時間だったら〇〇さんがこの現場の近くに居るかな」と予測して連絡をとる、といったことを一日に何度もおこなっていました。

業務自体の効率もそうですが、何よりお客様のもとに出来る限り早くお伺いし、「即日完了率」を改善するためには、各担当者の現在地を今まで以上にタイムリーに確認することが必要だと考えたのです。

1日に何件程度、お客様を訪問されているのでしょうか。

アポイントを取ってからお伺いする定期点検等と、突発で発生する修理等を含めて一人あたり平均5～8件程になります。特に17時～19時の間は突発でご連絡を頂くことが多いのですが、重要なのは突発で発生する依頼に対していかにして効率よくお答えするか、ということです。奈良の事業所は全域を弊社で担当しているのですが、適切な担当をアサインできなかった結果、非常に長い距離を走行しないといけないこともあり、現場としても「効率の良い配車」に対しての期待がありました。

クラウド車両管理システムを導入して感じたこと

導入検討をするにあたり、他社様製品との比較をされたとお伺いしています

SmartDrive Fleetの他に2つほど車両管理サービスを比較検討していました。そのうちの1つは価格面が魅力的ではあったのですが、元々課題に感じていた「リアルタイムの更新性」を考えると、SmartDrive Fleetに軍配があがりました。

加えて、「管理画面の見やすさ・使いやすさ」という点がSmartDrive Fleetは非常にポイントが高く、社内のメンバーからの評判も良かったため、導入の決め手となりました。

特に日報については、地図上で分かりやすく経路が表示されますので、住所情報だけでは見えなかった部分が把握出来るようになりましたね。実際に「同じ方面への移動が重なっていていて、もったいない動きをしている」というケースがいくつかありました。

なぜそのような動きになったのか確認し理由を把握しておくと、追加の業務が発生したときの今後の判断材料になりますので、非常に助かっています。

導入までの流れについてはいかがでしたか

導入を決めてから、必要な登録等をしっかりサポートいただけましたので、想定していたよりも早く運用を開始することが出来ました。
あっという間に開始まで行き着いたので「もう終わったの？」と感じるくらいでしたね。

車両管理システムを新たに入れることに対して、現場の方からは何か反応はありましたか？

導入にあたっては特にネガティブな反応もなく、スムーズに進めることができました。目的はあくまで移動や配車を効率よく行うということですし、誰にとっても無駄な移動は負担になります。「会社が負担を減らしてくれる、そのためのシステムだ」という共通認識が社内にあるので、特に反発もなかったのだと思います。

実際、管理者が出勤していない日であっても、配車担当者が自主的にSmartDrive Fleetの画面を見ながら「近くに誰がいて、誰にお願いするべきか」というように活用しています。現場のメンバーからも「今どきはこんな便利なモノがあるんやな」という声を耳にします。

「即日完了率」を、皆さん普段から意識されているということですね。

そうですね。これは弊社の強みの部分でもあり他社との差別化ポイントでもありますので、全員が意識していることです。SmartDriveの車両管理システムを利用することで、より一層タイムリーに動けています。

クラウド車両管理システム導入後の効果

導入後、実際に業務が改善されたポイント等はございましたか。

これまでは突発的な問合わせが入った際は、「追加が入りましたよ」という連絡を全員に一括でメールで通知していましたが、SmartDrive Fleetを導入してからは完全に廃止しました。今は配車をしている担当者が管理画面を見ながらその場で、最適な担当者にお願いする、という運用に変わっています。この運用によって、メンバ―間の業務のバラつきや非効率感が無くなりました。これまでは「メールに反応できた人に業務が集中していまう」という事象が少なからず起きていたのですが、今はそういったことは無いので、現場の負担も減っているのではないかと思います。

今後目指していきたいこと

今後取り組んでいきたいと考えていることはございますすか？

毎日限られた範囲の中で移動しているとはいえ、訪問先のエリアに濃淡はやはりあるのかなと思っています。それがデータとして定量的に見えるようになれば、例えば「都心部は訪問回数が多いので近くに小さな拠点を置こう」「部品を置いておくことで即日完了につながりそう」などの判断ができます。修理までの時間が短くなることでお客様にも喜んで頂けると思いますし、社内の業務改善にも繋がると思いますので、ぜひ取り組みたいですね。

最後にズバリ、SmartDrive Fleetを導入してよかったですか？

そうですね。今はもう「普通に毎日見るもの」になっているので、ある意味で少しありがたみが薄れてきているかもしれないです（笑）

それこそ「給湯器があってお湯が出る」というのと同じくらい”当たり前”な世界ですね。無かったら困ります。今後とも活用していきたいと思いますので、よろしくお願いします！